Microsoft Teamsのチャンネルで新規メッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャンネルに投稿される重要な情報やアイデアを、後から確認するために手作業でMicrosoft Excelに転記していませんか。この作業は時間がかかるうえ、転記漏れや入力ミスが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャンネルに新しいメッセージが投稿されると、その内容をAIが処理し、自動でMicrosoft Excelの指定したファイルに行として追加するため、情報資産の蓄積と管理を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsの特定のチャンネルでやり取りされる情報を、手作業でMicrosoft Excelに転記している方
• Teams上での議論やアイデアをナレッジとして蓄積し、チームの資産として活用したいと考えている方
• 手作業による情報転記の工数や、コピー＆ペーストによる入力ミスなどのヒューマンエラーを削減したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsにメッセージが投稿されると、自動でMicrosoft Excelに情報が記録されるため、手作業での転記業務にかかる時間を削減できます。
• 指定した条件で自動的に処理が実行されることで、重要な情報の転記漏れや入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、お使いのMicrosoft Teams、Microsoft ExcelのアカウントをそれぞれYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチームとチャンネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、トリガーで取得したメッセージ内容をExcelに記録するために整形、要約します。
4. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションで、AIによって処理されたテキストを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能のテキスト生成では、どのような内容を生成するかをプロンプトで自由にカスタムできます。例えば、メッセージ内容の要約や、特定のフォーマットへの整形などが可能です。
• Microsoft Excelにレコードを追加する際、どの列にどの情報を記録するかを自由に設定できます。Teamsから取得した投稿者やメッセージ内容、AIが生成したテキストなどを、指定のセルに割り当てられます。

■注意事項

• Microsoft Excel、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 【Excel】データベースを操作するオペレーションの設定に関してはこちらを参照ください。