■概要
日々の業務で、メールで受け取った重要な情報をMicrosoft Excelに入力し、さらにMicrosoft Teamsで関係者に通知する、といった作業に手間を感じていませんか？
手作業による転記や通知は、時間がかかるだけでなく、入力ミスや連絡漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに、Microsoft Excelへのデータ追加とMicrosoft Teamsへの通知が自動化され、これらの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- メールで受信した情報を手作業でMicrosoft Excelに転記し、Microsoft Teamsへ通知している方
- 定型的な情報共有の作業時間を削減し、他の業務に集中したいと考えているビジネスパーソン
- SaaS間の手動連携によるミスを減らし、業務の正確性を向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信からMicrosoft Excelへの記録、Microsoft Teamsへの通知までの一連の作業が自動化されるため、手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うことで、転記ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの発生リスクを軽減し、業務の信頼性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelおよびMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガーを選択し、「メールが届いたら」というアクションを設定します。この設定により、指定したメールアドレスにメールが届いた際にフローが起動します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelを選択し、「レコードを追加する」アクションを設定します。ここで、メールから取得した情報をMicrosoft Excelのどの行にどのように追加するかを指定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定します。Microsoft Excelに追加された情報や、その他必要なメッセージを指定したチャネルに自動で送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガーでは、自動化の起点としたいメールの受信用アドレスを任意で設定してください。これにより、特定のメールアドレスに届いたメールに対してのみフローが作動します。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、メール本文や件名などからどの情報をMicrosoft Excelのどの行に追加するか、その値を任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送信するアクションでは、通知先のチームID、チャネルID、そして送信するメッセージ内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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