Microsoft Teamsで特定のメッセージが送信されたら、Microsoft Excelに追加する

■概要

Microsoft Teamsの特定チャネルに投稿される報告や依頼などを、都度Microsoft Excelへ手作業で転記していませんか？
こうした定型的な手作業は、対応漏れや入力ミスの原因となるだけでなく、本来の業務時間を圧迫する要因にもなります。
このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsに投稿された特定のメッセージを自動でMicrosoft Excelに追加し、情報転記に関する課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsでの報告内容をMicrosoft Excelで手作業で管理している方
• Microsoft Teamsからの情報転記における、入力漏れやミスの発生を防ぎたい方
• Microsoft TeamsとMicrosoft Excelを用いた定型業務を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへのメッセージ投稿をトリガーに自動でMicrosoft Excelへ転記するため、手作業の時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記が不要になるため、入力ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防止し、業務品質の向上に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとMicrosoft ExcelをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定のキーワードが含まれるメッセージなど、条件に合致した場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
4. 次に、オペレーションでテキスト生成機能を設定し、Microsoft Excelに追加したい内容をプロンプトで指示し、テキストを生成します。
5. 最後に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、生成したテキストを指定のファイルに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Microsoft Teamsのトリガー設定では、通知を検知したいチームIDやチャネルIDを任意で指定してください。
• 分岐機能のオペレーションでは、どのようなメッセージを処理の対象とするか、キーワードなどの条件を任意で設定してください。
• テキスト生成機能では、プロンプトを編集し、文字数や言語を指定することで、Microsoft Excelに出力する文章のフォーマットを任意で設定できます。
• Microsoft Excelにレコードを追加するオペレーションでは、どのファイルのどの列にどの情報を追加するかを任意で設定してください。

■注意事項

• Microsoft Excel、Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft Excelデータベースを操作するオペレーションの設定に関して

https://intercom.help/yoom/ja/articles/9003081