■概要
日次や週次での進捗報告など、定期的にMicrosoft Excelのデータを確認し、Microsoft Teamsで共有する作業に手間を感じていませんか。この定型的な業務は、対応漏れや入力ミスが発生しやすい一方で、手作業から解放されにくい業務の一つです。このワークフローを活用すれば、指定したスケジュールでMicrosoft Excelから自動でレコードを取得し、Microsoft Teamsへ通知できるため、こうした報告業務の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 定期的にMicrosoft Excelのデータを参照し、報告業務を行っている方
- Microsoft Teamsをチームの主要なコミュニケーションツールとして利用している方
- 手作業による報告業務を自動化し、コア業務に集中できる環境を整えたい方
■このテンプレートを使うメリット
- スケジュールに合わせて自動で実行されるため、手作業でのExcel確認やTeamsへの投稿に費やしていた時間を短縮できます。
- 手動でのデータ転記や報告作業がなくなることで、確認漏れや報告忘れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- Microsoft Excelの「複数のレコードを取得する」アクションを設定し、対象のファイルやシートから情報を取得します。
- 次に、AI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、取得したレコードを元に通知用の文章を作成します。
- 最後に、Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、生成したメッセージを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- トリガーとなるスケジュールは、毎日、毎週特定の曜日、毎月特定の日付など、業務内容に合わせて自由に設定可能です。
- AIによるテキスト生成では、取得した情報をどのように要約・整形するか、プロンプト（指示文）を任意の内容にカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを自由に設定でき、本文にExcelから取得した情報を変数として埋め込むことも可能です。
■注意事項
- Microsoft Excel、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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