■概要
フォームからの問い合わせや申し込みがあった際、その内容を都度Microsoft Excelに入力し、関係者にMicrosoft Teamsで通知する作業は、手間がかかり、対応漏れや遅れの原因になることもあります。
このワークフローを活用すれば、フォームが送信されると自動でMicrosoft Excelに回答内容が追加され、同時にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知されるため、これらの課題をスムーズに解消し、迅速な情報共有を実現できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームの回答内容を手作業でMicrosoft Excelに転記し、Microsoft Teamsで共有している方
- データ入力や通知作業の時間を削減し、他の業務に集中したいと考えている方
- フォームからの情報を迅速にチーム内で共有し、対応の質とスピードを向上させたい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後に自動でMicrosoft Excelへデータが追加され、Microsoft Teamsへ通知されるため、これまで手作業で行っていた一連の作業時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、Microsoft Teamsへの通知漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Microsoft Excel、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーで「フォームトリガー」を選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでMicrosoft Excelの「レコードを追加する」アクションを設定し、フォームから送信された回答内容を、指定したMicrosoft Excelファイル内のテーブルに新しい行として追加します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、指定したチームのチャネルへ、フォームの回答があった旨のメッセージや回答内容を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーでは、自動化の起点としたいYoomのフォームを任意で設定してください。
- Microsoft Excelでレコードを追加するアクションでは、どのMicrosoft Excelファイルのどのシート（またはテーブル）に、フォームのどの回答項目をどの列に対応させて追加するかを任意で設定してください。
- Microsoft Teamsでチャネルにメッセージを送信するアクションでは、通知を送信する先のチームID、チャネルID、そして送信するメッセージの内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft ExcelとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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