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ecforceで新しい定期受注が入るたびに、関係部署へ手動でメールを作成して連絡していませんか？
受注情報のコピー＆ペーストや宛先の確認など、単純ながらも手間がかかる作業には、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーのリスクがつきものです。
このような定型業務に追われ、本来時間を割くべき顧客対応や販売戦略の分析など、コア業務に集中できないと感じている方も多いのではないでしょうか。
もし、ecforceで定期受注が有効になったことを検知し、必要な情報を記載したメールを関係者へ自動で通知する仕組みがあれば、こうした煩わしい作業から解放され、より付加価値の高い業務へ注力する時間を創出できます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひこの機会に自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomにはecforceで発生した定期受注の情報を取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
■概要
ecforceで新しい定期受注が発生した際、社内の関係部署への連絡に手間がかかっていませんか。
手作業でのメール通知は、対応の遅延や共有漏れにつながる可能性があり、重要な機会を逃す原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ecforceで定期受注が有効になったタイミングをトリガーとして、社内へ自動でメール通知を送信できるため、手作業による連絡業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ecforceの定期受注に関する社内へのメール連絡を自動化したいECサイト運営担当者の方
・受注情報を手作業で確認し、関係部署へ連絡しているバックオフィス業務担当の方
・定期受注の発生を迅速に把握し、顧客対応や在庫管理の効率を上げたいと考えている方
■注意事項
・ecforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ecforceの定期受注情報をGmailで自動通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、「ecforceで定期受注が有効になった際に、その内容をGmailで社内担当者へ自動で通知する」フローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：ecforce ／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
■概要
ecforceで新しい定期受注が発生した際、社内の関係部署への連絡に手間がかかっていませんか。
手作業でのメール通知は、対応の遅延や共有漏れにつながる可能性があり、重要な機会を逃す原因にもなりかねません。
このワークフローを活用すれば、ecforceで定期受注が有効になったタイミングをトリガーとして、社内へ自動でメール通知を送信できるため、手作業による連絡業務を効率化し、迅速な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・ecforceの定期受注に関する社内へのメール連絡を自動化したいECサイト運営担当者の方
・受注情報を手作業で確認し、関係部署へ連絡しているバックオフィス業務担当の方
・定期受注の発生を迅速に把握し、顧客対応や在庫管理の効率を上げたいと考えている方
■注意事項
・ecforce、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：ecforceとGmailのマイアプリ連携
Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます！
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それでは、ここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ連携方法を解説していきます！
1.ecforceのマイアプリ連携
アプリ一覧で、ecforceを検索し選択すると、下記の画面が表示されます。
アカウント名は、担当者など任意の名称を入力してください。
※ecforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリです。
フリープラン・ミニプランの場合は、設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができますので、ぜひお試しください！
アクセストークンとドメインを入力して、「追加」をクリックします。
これで、ecforceとYoomの連携完了です！
2.Gmailのマイアプリ連携
以下の手順を参考にして、GmailとYoomを連携してください。
ステップ2：テンプレートをコピー
下記バナーの「試してみる」をクリックしてください。
コピーすると下記画像のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされます。
「OK」をクリックして設定を進めていきましょう！
ステップ3： ecforceのトリガー設定
「定期受注が有効になったら」をクリックします。
クリックすると以下の画面に移ります。
アカウント情報と書かれた項目にはステップ1でマイアプリ連携した際のアカウント情報が記載されています。
トリガーは、「定期受注が有効になったら」のままで次に進みましょう！
まずecforceのアクションをYoomと連携するために、ecforceにWebhookを設定します。
赤枠内のWebhook URLをコピーして、ecforceに移動してください。
ecforceにログインしたら、「設定を変更する」をクリックして、「Webhook 管理」を選択します。
「定期受注Webhookの管理」の「設定する」をクリックしてください。
「新規作成」をクリックします。
下記の情報を入力して、「保存」をクリックしましょう。
【補足】
このトリガーでは、アウトプット項目が「テンプレートID:2001デフォルト（定期受注）」で設定されています。
必要に応じて、下記の記事をご参照のうえ、「取得する値」の追加設定をお願いします。
Webhookの情報を保存したら、次にテスト可能な顧客に対してテスト用の定期受注を作成しましょう！
テスト用の定期受注を作成したら、Yoomの操作画面に戻り、「テスト」をクリックします。
テストが成功すると取得した値の横に、ecforceで作成した定期受注の基本情報が表示されます。
「完了」をクリックして設定完了です！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値として引用できます。
ステップ4：ecforceの定期受注詳細情報を取得する設定
次に、ecforceで作成した定期受注の詳細情報を取得する設定を行います。
「定期受注詳細情報を取得」をクリックしてください。
こちらもステップ1でマイアプリ連携した際の情報が記載されています。
トリガーアクションは、「定期受注詳細情報を取得」のままで次に進みましょう！
編集欄をクリックして、「定期受注が有効になったら」から「定期受注ID」を選択してください。
※デフォルトで入力されている「←アウトプットを設定してください」は削除してくださいね！
【Tips】
取得した値を活用することで、フローボットを起動する度に変動した値となります。
これにより、毎回変動する情報を手動で入力する必要がなくなり、効率的に連携できます！
ここまで設定できたら、「テスト」をクリックします。
テストが成功して、ecforceで作成した定期受注の詳細情報を取得できました！
「完了」をクリックして設定完了です！
ステップ5：Gmailで送る設定
最後に、ecforceで作成した定期受注の情報をGmailで通知する設定を行います。
「メールを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に移ります。
ecforceと同様に、ステップ1でマイアプリ連携したGmailのアカウント情報が自動で表示されます。
赤枠内の説明を参考に、下記を任意で入力します。
Gmailで通知を送りたい関係者のアドレスを入力してください。
【Tips】
動作確認のため、まずは自分のメールアドレスを追加しておくことをおすすめします！
なお、テンプレートで設定した内容はすべての連携で反映されます！
フローボット設定後に変更することができますので、適宜修正してくださいね！
続いて、下記を任意で入力しましょう。
件名と本文はカスタマイズ可能です！
編集欄をクリックして、「定期受注が有効になったら」と「「定期受注詳細情報を取得」からecforceで作成した定期受注の情報を引用できます。
必要な情報を入力して、内容を調整しましょう！
【Tips】
取得した値は、フローボットを起動する度に変動する値として扱われます。
テキストを直接入力した部分は固定値として処理されるため、毎回変動が必要な情報{{定期受注ID}}や{{定期受注番号}}などは、取得した値を活用することが重要です！
これにより、毎回手動で変動する情報を入力する手間が省け、効率的に連携することができます！
件名と本文編集が完了したら、「次へ」をクリックします。
Gmailに送信するメッセージの内容が表示されます。
取得した値が正しく反映されていることを確認し、テストを実行しましょう！
テストが成功したら、「完了」をクリックして設定完了です！
指定したメールアドレスに通知が届きました！
ステップ6：トリガーをONにして起動準備完了
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
実際にフローボットを起動して、正常に動作するか確認してみてくださいね！
ECカートでの操作をトリガーに、チャットツールやメールでの通知、外部ECへの注文情報作成、業務DBへの情報登録を行います。
また、外部システムからの情報をもとに、顧客情報の登録や在庫情報の更新も可能です。さらに、定期的なレポート取得と通知も自動化できます。
EC運営におけるデータ連携の手間とミスを解消し、迅速な対応と効率的な運営を実現します。
まとめ
ecforceとGmailを連携し、定期受注の通知を自動化することで、これまで手作業で行っていた社内への連絡業務の手間を削減し、連絡漏れや遅延といったヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、担当者は受注情報を即座に把握し、迅速に後工程の準備を始められるため、スムーズな業務連携が実現します！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の条件を満たす受注だけ通知できますか？
A：
はい、「分岐」オペレーションを設定することで実現可能です！
例えば、商品IDや定期回数などで分岐することができます！
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
Q：Gmail以外のアプリにも通知できますか？
A：
はい、Gmail以外にも複数のメールアプリやチャットアプリと連携することができます！
連携可能なアプリ一覧は以下のリンクからご確認いただけます。
連携するアプリをGmailから変更したい場合は、下記の手順で変更できますので、ぜひお試しください！
1.フローボットの設定画面で「メールを送る」オペレーションを削除します。
Q：自動通知が失敗した場合どうなりますか？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
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