【ラクラク設定】Salesforceのデータを自動で通知する方法

Salesforceのデータをメールで自動送信・転送する

Salesforceのような業務管理アプリを起点にして、Gmailなどのメールツールでメッセージを送信・転送するフローです。
営業活動でよくある「資料送付」「お問い合わせ対応」のようなシーンで役立ちます！

Salesforceのデータを自動で通知するフローを作ってみよう

それでは、さっそく実際にSalesforceのデータを自動で通知するフローを作成してみましょう！
今回はYoomを使用して、ノーコードで設定を進めていきます！
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

今回はSalesforceでリード情報が登録されたらGoogle Chatに通知するフローボットを作成していきます！
作成の流れは大きく分けて以下です。

• SalesforceとGoogle Chatをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Salesforceのトリガー設定およびGoogle Chatのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1:SalesforceとGoogle Chatのマイアプリ連携

まず、Yoomのアカウントにログインします。
まだYoomを利用したことがない方は、初めてのYoomをぜひご覧ください。

1.マイアプリをクリックした後、新規接続をクリックします。

2.入力欄からアプリ名で検索できます。

Salesforceのマイアプリ登録

では、Salesforceをマイアプリ登録していきましょう！
入力欄にSalesforceと入力するとSalesforceのアイコンが表示されるので、Salesforceというアイコンをクリックします。

Salesforceは、チームプラン・サクセスプランでのみ利用できるアプリです。
フリープランやミニプランだと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうことがあるので、注意してくださいね。
なお、有料プラン（チームプラン・サクセスプラン）には2週間の無料トライアルがあるので、まずはトライアルでどんな感じか試してみてください！

1.Salesforceのログイン画面が表示されます。連携したいアカウントでログインしてください。
Salesforceの詳しいマイアプリ登録の方法については、以下のリンク先を参照してください。
Salesforceのマイアプリ登録方法
また、マイアプリ連携時にエラーが表示された場合は、以下のリンク先を確認してみてください。
Salesforceで"Session expired or invalid"というエラーが表示された場合
「追加」をクリックすると、Salesforceのマイアプリ登録は完了です。

Google Chatのマイアプリ登録

Google Chatも同じように検索して、アイコンをクリックします。

Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。
詳細はこちらを参照してください。
Google Chatも同じように検索します。
Google Chat（OAuth）の方をクリックしましょう。

1.以下の画面が出てきます。
「Sign in with Google」をクリックしてください。

2.Client IDとClient Secretを入力してください。
Google Chatの詳しいマイアプリ登録方法は、こちらを参照してください。
入力が終わったら「登録する」をクリックしてください。

マイアプリ登録が成功すると、以下の画面が表示されます。
マイアプリの画面にSalesforceとGoogle Chatのアイコンが表示されているか確認してください。

ステップ2：テンプレートをコピー

以下のリンクから「試してみる」をクリックしてください。

以下の表示が出たら、テンプレートのコピーが成功です。
コピーしたテンプレートはマイプロジェクトに格納されます

ステップ3:Salesforceでリードオブジェクトに新規レコードが登録されたら起動するトリガーの設定

まず、一番上の「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」のアイコンをクリックします。

Salesforceと連携するアカウント情報を設定します。
トリガーは「リードオブジェクトに新規レコードが登録されたら」を選択します。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

• トリガーの起動間隔：5分、10分、15分、30分、60分の中から選べるようになっています。
  利用中のプランによって最短で設定できる時間が変わってくるので、こちらの記事で事前に確認しておくと安心です。
  

• マイドメインURL：赤枠の注釈を確認しながら入力していきましょう。
  こちらの記事も参考にしてみてくださいね。
  

設定が終わったらテストをクリックしましょう。
テストが成功すると以下のように、テスト成功という画面が表示されます。

テストが成功すると、Salesforceから取得した情報がアウトプットとして表示されます。
以下の画像は例です。
アウトプットの詳細が気になる方は、以下のリンク先からチェックしてみてくださいね。
アウトプットについて
テストが成功したら、「保存する」をクリックするのを忘れないようにしましょう！

ステップ4:Google Chatで通知する設定

最後に、「メッセージを送信」のアイコンをクリックします。

Google Chatと連携するアカウント情報を設定します。
アクションは「メッセージを送信」を選択しましょう。
設定が終わったら「次へ」をクリックします。

各項目を設定していきます。

• スペースのリソース名：入力欄をクリックすると、以下のように候補が表示されます。
  表示された中から、該当するものを選びましょう。
  

• メッセージ内容：編集欄をクリックすると、アウトプットが表示されます。
  アウトプットを引用しつつ、メッセージを編集・作成してみてくださいね！
  

設定が終わったら、きちんと動作するかをテストしましょう。
問題なければ、保存して完了です！

ステップ5:テストと確認

おつかれさまでした！以上で設定はすべて完了です。
設定が終わると、以下のような画面が表示されます。
「トリガーをON」をクリックすると、フローボットが起動します。

以上が、Salesforceでリード情報が登録されたらGoogle Chatに通知する方法でした！

Salesforceを使ったその他の自動化例

Salesforceを使った便利な自動化例

他にも、名刺データをOCRで読み取り、自動でSalesforceに登録できます。
SalesforceのレポートをSlackに通知することも可能です！

終わりに

Salesforceのデータ通知の手間を省き、正確にチームに届ける。
本記事の自動化を導入すれば、そんな理想を簡単に叶えられるでしょう。
<span class="mark-yellow">SalesforceのデータをGoogle ChatやMicrosoft Teamsに通知することで、社内の連携がスムーズになるはずです。</span>
また、Salesforceのリードや取引先責任者情報を基に、GmailやOutlookで定型メールを送信できるため、メールを作成する手間が省けます。
このように自動化を導入することで、確認漏れや対応遅れも防止できます。

Yoomを活用した自動化に興味を持った方は、こちらから無料アカウントを作成してみてください。
30秒ほどで簡単に登録できるので、業務の間に設定可能です！

「あの情報をチーム内に共有しなきゃ」がなくなるので、他の業務に専念できますね。