・
.jpg)
「HRMOSに登録されている外国籍従業員の在留資格やビザ情報を、手作業でリストアップしている…」
「定期的な情報更新や管理のために、都度HRMOSを確認して情報を転記する作業に追われ、他の重要な業務が進まない…」
このように、特定の従業員情報の管理における手作業に限界を感じている方は少なくないはずです。
もし、HRMOSから外国籍従業員の情報を自動で抽出し、管理用のGoogle スプレッドシートなどに素早く連携できる仕組みがあれば、こうした日々の煩雑な作業から解放されます。
人事戦略の立案や従業員エンゲージメント向上といった、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはHRMOSから外国籍従業員の情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから、定期的にHRMOSから外国籍従業員の情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHRMOSの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「社員詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する社員詳細ページのURLを入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
取得した社員IDを基に、外国籍情報を取得する設定を行います。
「社員の外国籍情報を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、取得した値を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、該当社員の外国籍情報を取得できます。
内容を確認し「完了」を押してください。
取得した外国籍情報をGoogle スプレッドシートに自動記録する設定を行います。
設定を始める前に、記録用シートをGoogle スプレッドシートで作成しておきましょう。
作成が完了したら、設定を進めていきます。
「レコードを追加する」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するGoogle スプレッドシートのアカウントに間違いがないかを確認しましょう。
次に、データベースの連携を行います。
「スプレッドシートID」と「スプレッドシートのタブ名」は、入力欄をクリックして表示される候補から作成した記録用シートを選択してください。
「テーブル範囲」は、作成したシートに合わせ直接入力してください。
設定が完了したら「次へ」をクリックします。
「追加するレコードの値」は、取得した値を引用しそれぞれ設定しましょう。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
全ての設定が完了したら、「テスト」をクリックしてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にレコードが追加されるので、Google スプレッドシートを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上が、定期的にHRMOSから外国籍従業員の情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローの連携手順になります！
採用から入社後の情報更新まで、人事に関わるあらゆるデータ処理を自動化します。
書類のデータ化や契約締結の依頼、さらにクラウドツール間の情報同期をシームレスに完結。
手作業による転記やファイル保存をノーコードで一掃し、入力ミスや漏れを減らします。
HRMOSから外国籍従業員の情報を自動で連携することで、これまで手作業で行っていた定期的な情報抽出やリスト更新の手間を削減し、転記ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、ビザの更新期限管理なども確実に行えるようになり、人事担当者はより戦略的なタレントマネジメントや制度設計といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に
Q：Google スプレッドシートに情報を追記するのではなく更新できますか？
A：
はい、できます。
その際は「レコードを更新する」アクションに変更してください。
Q：特定の条件で従業員を絞り込んで抽出できますか？
A：
はい、可能です！
「社員の外国籍情報を取得」アクションの直下に、「分岐」オペレーションを追加することで、特定の従業員だけを抽出し自動化できるようになります。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：抽出した情報をもとにSlackなどに通知できますか？
A：
はい、できます。
そのため、外国籍従業員の情報を取得した後、Slackなどのツールへ通知するまでの一連の流れを自動化することが可能です。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
なお、連携できるアプリの詳細は連携可能なアプリからご確認ください。
