「HRMOSに登録されている外国籍従業員の在留資格やビザ情報を、手作業でリストアップしている…」
「定期的な情報更新や管理のために、都度HRMOSを確認して情報を転記する作業に追われ、他の重要な業務が進まない…」
このように、特定の従業員情報の管理における手作業に限界を感じている方は少なくないはずです。
もし、HRMOSから外国籍従業員の情報を自動で抽出し、管理用のGoogle スプレッドシートなどに素早く連携できる仕組みがあれば、こうした日々の煩雑な作業から解放されます。
人事戦略の立案や従業員エンゲージメント向上といった、より付加価値の高い業務に集中する時間を確保可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはHRMOSから外国籍従業員の情報を抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
HRMOSから外国籍情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている外国籍社員の情報を、別で管理しているリストへ手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員ページからワンクリックで外国籍に関する情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、面倒な転記作業から解放され、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSに登録された外国籍社員の情報を、手作業でリスト化している人事担当者の方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートを併用しており、情報転記の工数を削減したい方
- 手作業による入力ミスをなくし、正確な社員情報のデータベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの社員ページから必要な情報を自動で取得し、転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の外国籍情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、起動対象とするページのURLサンプルを任意で設定し、オペレーションでは情報を取得したい社員のIDを指定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のスプレッドシートIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
HRMOSの外国籍従業員情報をGoogle スプレッドシートに連携するフローを作ってみよう
それではここから、定期的にHRMOSから外国籍従業員の情報を取得し、Google スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：HRMOS／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- HRMOSとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Chrome拡張トリガーの設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
HRMOSから外国籍情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている外国籍社員の情報を、別で管理しているリストへ手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員ページからワンクリックで外国籍に関する情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、面倒な転記作業から解放され、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSに登録された外国籍社員の情報を、手作業でリスト化している人事担当者の方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートを併用しており、情報転記の工数を削減したい方
- 手作業による入力ミスをなくし、正確な社員情報のデータベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの社員ページから必要な情報を自動で取得し、転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の外国籍情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、起動対象とするページのURLサンプルを任意で設定し、オペレーションでは情報を取得したい社員のIDを指定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のスプレッドシートIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
ステップ1：HRMOSとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携する
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
HRMOSのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からHRMOSを検索し、クリックします。
以下の画面が表示されます。
「アカウント名」と「アクセストークン」を入力し、最後に追加をクリックしましょう。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
HRMOSから外国籍情報を取得して、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
HRMOSに登録されている外国籍社員の情報を、別で管理しているリストへ手作業で転記する業務は手間がかかる上に、入力ミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、HRMOSの社員ページからワンクリックで外国籍に関する情報を自動で取得し、Google スプレッドシートへ追加することが可能です。これにより、面倒な転記作業から解放され、より正確な情報管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- HRMOSに登録された外国籍社員の情報を、手作業でリスト化している人事担当者の方
- HRMOSとGoogle スプレッドシートを併用しており、情報転記の工数を削減したい方
- 手作業による入力ミスをなくし、正確な社員情報のデータベースを構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- HRMOSの社員ページから必要な情報を自動で取得し、転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業でのデータ転記による、入力間違いや漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がり、データの正確性を維持します。
■フローボットの流れ
- はじめに、HRMOSとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでHRMOSを選択し、「社員詳細ページから起動」アクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでHRMOSの「社員の外国籍情報を取得」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、取得した情報を指定のシートに行として追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- HRMOSのトリガー設定では、起動対象とするページのURLサンプルを任意で設定し、オペレーションでは情報を取得したい社員のIDを指定してください。
- Google スプレッドシートでレコードを追加するアクションを設定する際に、追加先のスプレッドシートIDやタブ名を任意で設定してください。
■注意事項
- HRMOS、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- HRMOSのマイアプリ連携方法は「HRMOSのマイアプリ登録方法」をご参照ください。
- Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、HRMOS上から直接トリガーを起動させることができます。
- Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法は「Chrome拡張機能を使ったトリガーの設定方法」をご参照ください。
テンプレートをコピーすると、Yoom管理画面に追加されます。
OKを押して設定を進めましょう。
ステップ3：Chrome拡張トリガーの設定
Chrome拡張機能を活用してトリガーを設定していきます。
Chrome拡張を利用すれば、YoomにアクセスせずにHRMOSの画面からフローボットを起動することが可能です。
まずは、以下の赤枠箇所をクリックしてください。
画面が移行するので、「Chromeに追加」をクリックしましょう。
次に、「拡張機能を追加」をクリックしたら設定完了です。
それではフローボットの設定を進めていきましょう。
テンプレートの「社員詳細ページから起動」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「起動ページのURLサンプル」に、テストを実施する社員詳細ページのURLを入力しましょう。
設定後、「テスト」をクリックしてください。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：外国籍情報を取得する設定
取得した社員IDを基に、外国籍情報を取得する設定を行います。
「社員の外国籍情報を取得」を、クリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Yoomと連携するHRMOSのアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「社員ID」は、取得した値を引用し設定しましょう。
取得した値を引用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
設定が完了したら「テスト」を押してください。
