「大量のメルマガや通知メールで、本当に重要なメールが埋もれてしまう…」
「不要なメールを一件ずつ手作業でゴミ箱に移動させるのが面倒で、つい後回しにしてしまう…」
このように、日々増え続けるメールの整理に手間と時間を取られていませんか？
もし、特定の条件に合致する不要なメールを自動でゴミ箱に移動させ、その操作ログも記録できる仕組み
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、プログラミングの知識も不要なので、ぜひこの機会に導入して日々のメール管理を効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ Yoomには
Gmailのゴミ箱を管理する業務フロー自動化のテンプレート が用意されています。「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的にGmailから不要メールを取得し、ゴミ箱への移動とGoogle スプレッドシートへのログの追加を自動化する
試してみる
Gmailの不要メールを自動でゴミ箱に移動・記録するフローを作ってみよう それではここから代表的な例として、定期的にGmailから特定の条件に合致する不要なメールを取得し、自動でゴミ箱へ移動させ、その操作ログをGoogle スプレッドシートへ記録するフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム
※今回連携するアプリの公式サイト：Gmail Google スプレッドシート
[Yoomとは]
フローの作成方法 今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携 テンプレートをコピー スケジュールトリガーの設定とGmail・Google スプレッドシートのアクション設定 トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的にGmailから不要メールを取得し、ゴミ箱への移動とGoogle スプレッドシートへのログの追加を自動化する
試してみる
ステップ1：GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携 ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
Gmailのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
Google スプレッドシートのマイアプリ連携 以下をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする 続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的にGmailから不要メールを取得し、ゴミ箱への移動とGoogle スプレッドシートへのログの追加を自動化する
試してみる
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定を行う Yoomのフローボットを動かす引き金となるアクションのことを「アプリトリガー」と呼びます。
まずはこのフローボットでトリガーになっている、スケジュールトリガーを設定していきましょう。
このフローは以下のように毎月1日の朝9時に起動する設定にしています。
ステップ4：ゴミ箱に移動したいメールのメッセージIDを取得する 次にゴミ箱に移動したいメールのメッセージIDを取得します。「メッセージIDの一覧を取得」をクリックしてください。
※メッセージIDとは？ ：GmailのメッセージID（Message-ID）は、メールを識別するIDで、メールのソースの最上部に記載されており、メールの配信状況確認や特定のメール検索に利用できます。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
今回はDRAFTに保存されている以下のメールをゴミ箱に移していきます。
ゴミ箱に移動したいメールに紐づいているラベルを「候補」より入力します。
特定の送信者のメールだけゴミ箱に移したいなど、さらに絞り込みが必要な場合は、検索クエリを設定ページの注釈に倣って入力してください。
スパム・ゴミ箱を含むかどうかは、今回特に含めなくてよいので空欄のままにしてあります。
ここまで設定したらテストボタンをクリックしてください。
※取得した値とは？ 取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：同じ処理を繰り返す ※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
※チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひ試してみましょう！
一気に取得した複数のファイルを順番に処理するために、繰り返し設定を行います。
「同じ処理を繰り返す」をクリックしてください。
「繰り返し対象の取得した値」が以下のようになっているか確認しましょう。
確認ができましたら、「完了」ボタンをクリックしてください。
ステップ6：メールをゴミ箱に移動する 実際にメールをゴミ箱に移動していきます。「メッセージをゴミ箱に移動する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。問題なければ「次へ」をクリックしましょう。
メッセージIDには、「同じ処理を繰り返す」で取得した値から「メッセージIDの一覧のループ変数」を入力します。
取得した値を活用することで、固定値ではなく、トリガーが実行されるたびに最新の情報が反映できます。
ここでテストボタンをクリックしてください。
Gmailのゴミ箱を見てみると、メールが移動しています。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ7：ゴミ箱に移動したメールのログをGoogle スプレッドシートに記録する 最後にゴミ箱に移動したメールのログをGoogle スプレッドシートに記録します。「レコードを追加する」をクリックしてください。
【Google スプレッドシート】データベースを操作するオペレーションについて
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回は以下のような記録用シートを、Google スプレッドシートに作成しています。Googleスプレッドシートの表やヘッダーに関する注意点
「データベースの連携」箇所で、上記のGoogle スプレッドシートを候補から選択していきます。シートIDも同様に候補から指定してください。
テーブル範囲はシートに値が入っている範囲の「A1:A」としました。
追加するレコードの値は「メッセージIDのループ変数」を取得した値より入力してください。
設定が終わったらテストボタンをクリックしてください。テストが成功すればOKです。
該当のGoogle スプレッドシートも見に行きましょう。ゴミ箱に移動したメールのメッセージIDが記録されています。
Yoom設定画面の「完了」ボタンをクリックしましょう。
ステップ8：トリガーをONにして動作確認 お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
Yoomでは、Gmailを活用した様々な自動化を実現できます。
ここでは、Gmailに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。AIによる感情分析や自動翻訳、PDF書類の一括送付をGmail連携で実現できます。
SalesforceやHubSpotとの自動メール送信、Sansanへの名刺登録、定期的な期日リマインドまで、メールを起点とした業務を高度に自動化します。
Gmailで添付された名刺画像をOCRで解析しSansanに自動登録する
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Gmailで特定のラベルのメールが届いたら、Zendeskにチケットを作成する
試してみる
Gmailで問い合わせを受信したら、DeepLで自動翻訳しTrelloにカードを追加する
試してみる
Salesforceのリード情報ページからGmailで定型メールを自動で送信
試してみる
HubSpotに新規コンタクトが登録されたらGmailでメールを送信する
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Microsoft Dynamics365 Salesでリードに定型メールをGmailで通知する
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Gmailで問い合わせメールを受信したら、AIで感情分析してGoogle Chatに通知する
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フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する
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毎日、Google スプレッドシートで今日が期日の課題を取得して、Gmailでリマインド通知する
試してみる
毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する
試してみる
まとめ Gmailのゴミ箱管理を自動化することで、
これまで手作業で行っていた不要なメールの削除や整理といった定型業務から解放され、整理された受信トレイを維持できます。 これにより、重要なメールの見落としを防ぎ、本来集中すべきコア業務に多くの時間を割けるようになるため、日々の業務をスムーズにすることが可能です！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」は、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。会員登録フォーム
よくあるご質問
Q：ゴミ箱移動ではなくラベル付けは可能？
A：
はい、可能です。今回「メッセージをゴミ箱へ移動する」だったGmailのアクションを「特定のメッセージにラベルを追加」に変更してお試しください。
Q：間違えて重要なメールを消してしまった場合の対処法は？
A：
ゴミ箱に移して30日以内でしたら確認が可能ですので、その期間内に重要なメールがゴミ箱に入っていないか軽くチェックを挟むとよいかと存じます。お試しください。
Q：月1回ではなく、毎日や毎週実行できますか？
A：
はい、可能です。スケジュールトリガーを曜日指定で毎日や毎週に設定いただくのがおすすめです。
