■概要
Gmailの受信トレイに溜まり続ける不要なメールの整理に、時間を取られていませんか。手作業によるメールの削除は手間がかかるだけでなく、重要なメールを誤ってゴミ箱に入れてしまうリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、Gmailのゴミ箱管理が自動化され、指定した条件のメールを定期的にゴミ箱へ移動し、その処理ログをGoogle スプレッドシートに記録することが可能です。受信トレイを常に整理された状態に保ち、メール対応業務の効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日々受信する大量のメールを手作業で整理しており、Gmailのゴミ箱管理を効率化したい方
- メルマガや通知など、特定の不要なメールを定期的に自動で削除したいと考えている方
- どのメールをゴミ箱に移動させたか、ログとして管理し、チームで共有したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 定期的なスケジュールで不要なメールを自動でゴミ箱に移動するため、手作業でのGmailのゴミ箱管理にかかる時間を削減できます
- 手作業による重要なメールの誤削除や、削除漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、確実なメール管理を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します
- 次に、トリガーに「スケジュールトリガー」を設定し、定期的にフローを起動する日時を指定します
- オペレーションでGmailの「メッセージIDの一覧を取得」を選択し、ゴミ箱に移動したいメールの検索条件を設定します
- 続いて、オペレーションに「ループ機能」を設定し、取得したメールIDを一つずつ処理できるようにします
- ループ処理の中で、Gmailの「メッセージをゴミ箱へ移動する」アクションを設定し、対象のメールをゴミ箱に移動させます
- 最後に、同じくループ処理の中でGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、処理内容をログとして記録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、フローを起動するタイミングを「毎日AM8時」や「毎週月曜日」のように任意で設定してください
- Gmailの検索条件として、「特定の送信元」や「特定のラベル」など、ゴミ箱に移動させたいメールの条件を任意で設定可能です
- ループ機能では、前段のGmailで取得したメッセージIDの一覧を、繰り返し処理の対象として設定します
- Google スプレッドシートでログを記録する際に、書き込み先となるスプレッドシートやシート名を任意で指定してください
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
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