フォームの情報をもとに、複数の書類を一括作成しPDFをGmailで送信する

■概要

お見積り依頼や資料請求フォームから得た情報をもとに、都度書類を作成してメールで送付する作業は、手間がかかる上にミスも起こりがちではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Yoomのフォーム機能で受け付けた情報をトリガーとして、GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシートから複数の書類を自動で作成し、PDF化してGmailで送信する一連の流れを自動化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• フォームで受け付けた情報をもとに、手作業で書類作成やメール送信を行っている方
• 書類作成時の転記ミスや添付漏れといったヒューマンエラーを未然に防ぎたい方
• GoogleドキュメントやGoogle スプレッドシート、Gmailを使った定型業務を効率化したい方

■このテンプレートを使うメリット

• フォームが送信されると書類作成からメール送信までが自動処理されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや複数書類の作成漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Gmail、Googleドキュメント、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでYoomのフォームトリガー機能を選択し、フォームが送信されたらフローが起動するよう設定します。
3. オペレーションでGoogleドキュメントの「書類を発行する」アクションを設定し、フォームで受け付けた情報をもとに書類を作成します。
4. 続いて、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「書類を発行する」アクションを設定し、同様に書類を作成します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、発行した書類をPDFとして添付して自動でメールを送信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Googleドキュメントの書類を発行するアクションで、事前に作成した雛形となる書類を連携し、フォームの入力項目を反映させるための置換文字列を任意で設定してください。
• Google スプレッドシートの書類を発行するアクションでも同様に、雛形となる書類を連携し、フォーム情報を反映させるための置換文字列をカスタマイズします。必要に応じて、このアクションを複数追加し、様々な書類を一括で発行することも可能です。
• Gmailでメールを送るアクションでは、送信先のメールアドレスやCc、Bcc、件名、本文などを任意の内容にカスタマイズしてください。フォームで受け付けた情報を件名や本文に差し込むこともできます。

■注意事項

• Googleドキュメント、Google スプレッドシート、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 事前に書類の雛形を作成しておいてください。作成方法の詳細については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8237765
• ‍ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924