毎週GoogleドキュメントからAIで要点を抽出し、Gmailで通知する

■概要

毎週作成される議事録や報告書など、定期的なGoogleドキュメントの確認や要約、共有に手間を感じていませんか。このワークフローを活用することで、指定したスケジュールでGoogleドキュメントの情報をAIが自動で要約し、Gmailで関係者に通知する仕組みを構築できます。手作業による確認漏れや共有の遅れといった課題を解消し、重要な情報を効率的に共有することが可能です。

■このテンプレートをおすすめする方

• 毎週の定例会議議事録など、定期的なGoogleドキュメントの要約と共有を手作業で行っている方
• ドキュメントの定期的な処理を自動化したいと考えている方
• AIを活用して大量のドキュメントから効率的に情報を抽出し、チームの生産性を高めたい方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールで自動的に要約と通知が完了するため、ドキュメントの確認や共有に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業による共有漏れや確認忘れを防ぎ、重要な情報が関係者へ確実に伝わる体制を構築することに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、Googleドキュメント、Gmail、Google DriveをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガー機能を選択し、毎週月曜の朝9時など、フローを起動したい日時を設定します
3. 次に、オペレーションで、Google Driveの「特定フォルダ内のファイル・フォルダを検索」アクションを設定します
4. 次に、オペレーションで、Googleドキュメントの「ドキュメントのコンテンツを取得する」アクションを設定し、前段で取得したドキュメントの情報を指定します
5. 次に、オペレーションで、AI機能の「要約する」アクションを設定し、取得したドキュメントのコンテンツを要約します
6. 最後に、オペレーションで、Gmailの「メールを送る」アクションを設定し、要約した内容を指定の宛先に送付します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガー機能では、毎週月曜の朝9時など、フローを起動したい日時を任意に設定してください
• Google Driveで検索対象とするフォルダは、任意のフォルダIDを指定することが可能です
• AI機能による要約では、要約の文字数や形式など、条件を任意にカスタマイズできます
• Gmailの送信設定では、通知先のメールアドレスや件名、本文などを自由に設定し、前段のAI機能で生成した要約内容などを本文に含めることも可能です

■注意事項

• Google Drive、Googleドキュメント、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。