【簡単設定】WebページのスクリーンショットをOCRで自動処理する方法

ストレージサービスに追加されたWebページのスクリーンショットをOCRで読み取り、スプレッドシートに追加する

Google DriveやBoxといったオンラインストレージに、Webページのスクリーンショット画像が追加されたことをトリガーとしてOCR処理を行い、結果をGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
ファイルアップロード後のデータ入力作業から解放されるため、チームで共有しているストレージ内のスクリーンショット情報を効率的にデータ化し、一元管理したい場合に便利ですね！

フォームで受信したWebページのスクリーンショットをOCRで読み取り、スプレッドシートに追加する

GoogleフォームやYoomの独自フォーム機能などを通じて、Webページのスクリーンショット画像を受け付け、その画像をOCRで読み取り、抽出したテキスト情報をGoogle スプレッドシートに自動で記録します。
フォームからの情報収集とデータ整理・蓄積をスムーズに連携させることができ、業務のスピードアップが実現できるかもしれません…！

WebページのスクリーンショットをOCRで抽出するフローを作ってみよう

それでは、ここから実際に自動化を導入する設定方法について紹介します！
今回は「Gmailで受信したWebページのスクリーンショットをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する」というフローを例として解説していくので、参考にしながら設定を進めてみてくださいね。

もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう！

[Yoomとは]

作成の流れは大きく分けて以下の通りです。

• GmailとGoogle スプレッドシートをマイアプリ連携
• テンプレートをコピーする
• Gmailのトリガー設定およびGoogle スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押しましょう！

Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
‍下記の画面となりますので「Sign in with Google」をクリックします。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてくださいね。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択しましょう。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.サインインをする
‍先ほどGmailのマイアプリ登録が済んでいるので、下記のようなサインイン画面になります。サインインできるまで、そのままお待ちください。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
‍タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定のラベルのメールを受信したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進みましょう！

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール受信設定を行います。
特定のラベルがついたメール受信がトリガーとなるため、Gmailのラベル作成がまだの場合はこのタイミングで作成しましょう!
テスト操作のため、下記赤枠のようなラベルを作成しました。

また、この後のテスト操作でタグが付いたメールを送信する必要があります。
今回は、下記のような会社概要のスクリーンショットを添付し、タグを付けたメールを送信しました。

Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、それぞれの項目を入力してください。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• ラベル：入力欄をクリックすると下記のように候補が表示されます。先ほど作成したラベルを選択しましょう！
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう!
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
先ほどテスト送信した、メールの内容が反映していればOKです。
最後に、「保存する」を選択し次のステップに進みましょう。

ステップ4：OCRでの読み取り設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されています。
※（）内に表記されている消費タスク量にご注意ください。

設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細を設定
ここでは、指定したPDFや画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：デフォルトで、先ほど添付したファイルが対象になっています。特にこだわりがなければこのままで大丈夫です！
  

• 抽出したい項目：添付ファイルからどの項目を抽出したいか入力します。今回は、スクリーンショットから「会社名,事業内容,所在地」を抽出したいため下記のように入力しました。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
  

その他、使用したいAIや言語の指定が可能です。抽出したい内容にあわせて、カスタマイズしてください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう！
テストが成功すると、下記のようにスクリーンショットから抽出した文字情報が反映されているはずです。
データの反映が確認できたら、「保存する」を選択して次のステップへ進みましょう。

ステップ5：Google スプレッドシートのレコード追加設定

1.トリガーの選択
‍以下の赤枠をクリックしてください。

2.データベースの連携
ここでは、先ほど抽出したスクリーンショットのデータをGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
まだ、レコードを追加したいGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!

Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。

• スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
  

• スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックし対象のシート名を候補より選択してください。

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
3.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、OCRで取得した項目を入力したいか設定していきます。
各入力欄をクリックすると下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に合わせて選択してください。

下記のように、それぞれの項目を入力しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、Google スプレッドシートの指定したファイルにデータが追加されているはずなので確認してみましょう！
下記赤枠のように、OCRの結果が反映していればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次のステップにお進みください。

ステップ6：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

WebページのスクリーンショットOCRに関連するその他の自動化例

Yoomには、WebページのスクリーンショットをOCRする技術やGoogle スプレッドシートを活用した、様々な業務自動化テンプレートが用意されています。ここでは、その一部をご紹介します。

OCRを使った便利な自動化例

まとめ

今回は、Webページのスクリーンショット画像をOCRで読み取り、そのテキストデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加する方法について解説しました！

Webサイトからの情報収集やデータ入力は、手作業で行うと時間もかかり、ミスも起こりがちですよね。<span class="mark-yellow">そのような時こそOCR技術を活用すれば、これらの作業が自動化できるため、効率的になるはずです！</span>
スクリーンショット内の情報をテキストデータとして扱えるようになるため、コピー＆ペーストの手間が省けるだけでなく、データの検索や集計、分析も容易になるかもしれませんよね。

なお、Yoomならプログラミングの知識が不要で、今回ご紹介したようなWebページの情報をOCRで処理する自動化フローを簡単に構築できます。
‍メールやストレージ、フォームなど、様々なツールと連携できるため、日々の業務に合わせた柔軟なカスタマイズも可能です！

まずは無料のテンプレートから、WebページのOCRによる業務自動化を体験してみませんか？きっと、その便利さを実感できるはずです。