「新聞から必要な情報を、手動で抜き出してまとめるのが大変…」
「OCRツールでテキスト化はできても、その後のデータ入力に時間がかかって他の作業が進まない…」
このように、新聞からの情報収集やデータ入力といった手作業に追われ、本来集中すべき業務に時間を割けないと感じていませんか？
もし、受信した新聞PDFの内容をOCRで自動的に読み取り、指定のGoogle スプレッドシートに情報を整理・記録する仕組みがあれば、日々の情報収集や管理にかかる手間と時間を大幅に削減し、より分析や戦略立案といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して情報収集プロセスをもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには新聞PDFをOCRで読み取り、データを抽出する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで受信した新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎日Gmailで受信する新聞やレポートのPDFファイルを開き、必要な情報を手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFをOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を蓄積できるため、日々の情報収集業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの情報を、毎日手作業で転記している情報収集担当者の方
- 手作業での情報入力による時間的なロスや、入力ミスなどの課題を抱えている方
- OCR機能を活用して、日々の定型的な情報収集業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し、転記するといった手作業が自動化されるため、情報収集にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、収集する情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔と、対象メールを特定するためのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進む条件（例：添付ファイルが存在するなど）を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFファイルの指定方法や、抽出したい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由にマッピングが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
新聞のOCRとデータ記録を自動化する方法
新聞のPDFファイルからOCR（光学的文字認識）技術を用いてテキスト情報を抽出し、Google スプレッドシートへ自動で記録・整理する具体的な方法を、テンプレートを用いてご紹介します！
メールでの受信、フォーム経由でのアップロード、スケジュールに基づく処理など、様々な状況に応じた自動化が可能です。
これにより、手作業による情報入力の手間やミスを削減し、効率的な情報管理を実現できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに記録する
GmailやOutlookで特定の条件に合致するメール（例：特定の差出人や件名）で受信した新聞PDFを自動で検知し、OCR処理を行って内容をテキスト化し、Google スプレッドシートに指定した形式で記録できます！
メールチェックとデータ入力の手間から解放され、迅速な情報共有や活用が可能になりますよ！
Gmailで受信した新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎日Gmailで受信する新聞やレポートのPDFファイルを開き、必要な情報を手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFをOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を蓄積できるため、日々の情報収集業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの情報を、毎日手作業で転記している情報収集担当者の方
- 手作業での情報入力による時間的なロスや、入力ミスなどの課題を抱えている方
- OCR機能を活用して、日々の定型的な情報収集業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し、転記するといった手作業が自動化されるため、情報収集にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、収集する情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔と、対象メールを特定するためのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進む条件（例：添付ファイルが存在するなど）を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFファイルの指定方法や、抽出したい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由にマッピングが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Outlookで毎日受信する業界新聞などのPDFファイル、その都度ファイルを開いて内容を確認し、必要な情報を手作業で転記するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信したことをきっかけに、添付されたPDFファイルからOCR機能でテキストを自動抽出し、Google スプレッドシートにデータを追加できます。日々の情報収集やデータ入力作業を効率化し、手作業による手間やミスを削減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受信するPDFの情報を、手作業でGoogle スプレッドシートに転記している方
- 業界動向や競合のニュースなど、日々の情報収集にかかる時間を短縮したいと考えている方
- OCR機能を活用した業務自動化によって、データ入力業務の効率化を目指すDX担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでのメール受信をトリガーに、添付PDFの文字抽出からGoogle スプレッドシートへの追記までが自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減します。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや確認漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を維持することに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「特定の件名のメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無など特定の条件に応じて後続の処理を分岐させます。
- 次に、オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを設定し、対象のPDFファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、フローを起動させたいメールの件名に含まれるキーワードや、対象とするメールフォルダ、フローの実行間隔を任意で設定してください。
- 分岐機能では、取得した値（例：添付ファイルの有無など）と、それに紐づく条件を自由に設定し、処理の流れをコントロールできます。
- Outlookのファイル取得やダウンロードのアクションでは、先行するトリガーで取得したメールIDやファイルIDを動的に指定してください。
- OCR機能では、読み取りたいファイル、抽出項目、使用するAIモデルや言語を業務内容に合わせて自由に設定できます。
- Google スプレッドシートへのレコード追加アクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を正確に指定し、追加する値も任意で設定してください。
■注意事項
- Outlook、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
スケジュールやカレンダーイベントに基づき新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに記録する
指定したスケジュール（例：毎日午前9時）やGoogleカレンダーの特定の予定に添付された新聞PDFを対象に、自動でOCR処理を行い、抽出結果をGoogle スプレッドシートにまとめることができます。
定期的な情報収集タスクやイベントに紐づく資料整理を効率化し、安定した情報管理体制を構築できます！
定期的にファイルサーバー上の新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
ファイルサーバーに保存された新聞PDFから、毎日決まった情報を転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle Drive上の新聞PDFを自動で検索し、OCR機能で文字情報を抽出後、Google スプレッドシートに自動で追加するため、こうした情報収集業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ファイルサーバー上のPDFから定期的に情報収集を行っている広報やマーケティング担当者の方
- PDFの内容を手作業でコピーし、Google スプレッドシートで管理台帳を作成している方
- OCR技術を活用して、PDF媒体からの情報抽出やデータ入力を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日時に自動でPDFの内容を転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
- システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、対象のPDFファイルを検索します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが見つかった場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーで、フローボットを実行したい曜日や時間などを任意に設定してください。
- Google Driveのフォルダ・ファイルを検索するアクションで、対象としたいフォルダのIDやファイル名を任意に設定してください。
- 分岐機能では、ファイルが見つかった場合や、特定の条件に合致した場合など、後続の処理に進む条件を任意に設定してください。
- OCR機能では、文字数に応じたアクションの指定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、どの列にどの情報を追加するかを任意に設定してください。
■注意事項
- Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleカレンダーの予定に新聞PDFが追加されたら、OCRを行いGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Googleカレンダーに新聞のPDFが予定として追加された際、自動でOCRを実行し、そのテキストデータをGoogle スプレッドシートに転記する業務ワークフローです。
新聞記事の内容を効率的にデジタル管理し、情報活用の基盤を整えます。
■このテンプレートをおすすめする方
- 新聞記事の内容をデジタル化・管理したい方
- GoogleカレンダーとGoogle スプレッドシートを活用して業務効率化を図りたい方
- OCRを用いて紙媒体からデータを自動取得したい業務担当者
- 複数のSaaSアプリを連携させたワークフローを導入したい方
■このテンプレートを使うメリット
- データ入力の手間を削減：新聞PDFが自動でGoogle スプレッドシートに転記されるため、手動入力の手間が省けます。
- 情報の検索性向上：スプレッドシート上にデータが整理されるため、必要な情報を簡単に検索・参照できます。
- 業務効率の向上：ワークフロー全体が自動化されることで、作業時間を短縮し、業務のスムーズな進行を支援します。
フォームで送信された新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに記録する
Yoomの入力フォームやGoogleフォームなどを通じてアップロードされた新聞PDFファイルをトリガーとして、OCR処理を実行し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加します。
ファイル受付からデータ整理までを一気通貫で自動化し、手作業による転記ミスや処理漏れの防止が可能です！
フォームから送信された新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
フォームで受け取った新聞に関するPDFの情報を、一つひとつ手作業で転記していませんか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも起こりがちです。このワークフローを活用すれば、フォームへのファイル送信をきっかけに、OCR機能がPDF内の文字情報を自動で読み取り、指定のGoogle スプレッドシートへ直接追加します。面倒な転記作業を自動化し、データの集計や管理を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った新聞などのPDFから、手作業で情報を転記しているご担当者様
- OCRツールとGoogle スプレッドシートを別々に使い、データ入力に手間を感じている方
- 紙媒体情報のデータ化と一元管理を、自動化によって効率的に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信からOCRでの文字抽出、スプレッドシートへの追加までを自動化し、手作業でのデータ転記に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるコピー＆ペーストが不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでYoomのフォーム機能を選択し、PDFファイルをアップロードできる項目を含むフォームを作成します。このフォームが送信されるとフローが起動します。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで送信されたPDFファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomのフォーム機能では、PDFのアップロード欄に加えて、日付やメモなど任意の回答項目を自由に設定できます。
- OCR機能のアクションでは、読み取りたいPDFファイルの中から、どの部分のテキストを抽出するかを任意に設定することが可能です。
- Google スプレッドシートのアクションでは、データを追加する対象のスプレッドシートやシート、書き込む列などを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシートとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Googleフォームから送信された新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け取った新聞PDFなどの内容を、一つひとつ確認しながらGoogle スプレッドシートに手入力していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスも起こりちで、重要な情報管理において手間のかかる業務です。このワークフローを活用すれば、フォームへの回答送信をきっかけに、添付されたPDFからOCR機能でテキストを自動で抽出し、Google スプレッドシートへ転記できるため、こうした課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで受け取ったPDFの内容を手作業で転記している業務担当者の方
- OCRを活用して、PDFファイルからのデータ入力を自動化したいと考えている方
- 定型的な転記作業をなくし、より付加価値の高い業務に時間を活用したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームで受信したPDFの内容を自動で読み取りスプレッドシートに追加するため、これまで手作業で行っていたデータ転記の時間を短縮できます。
- 人の手によるコピー＆ペーストや入力が不要になるため、転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」を設定し、フォームの回答に添付されたPDFファイルをダウンロードします。
- 続いて、オペレーションでOCR機能の「画像やPDFから文字を読み取る」を設定し、ダウンロードしたPDFファイルからテキストデータを抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」を設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームでは、PDFを添付する項目以外に、日付や担当者名など、管理に必要な質問項目を任意で設定・変更できます。
- OCR機能では、PDFファイル内のどの部分のテキストを抽出対象とするか、任意で指定することが可能です。
- Google スプレッドシートでは、抽出したデータをどのスプレッドシートの、どのシートに追加するかを任意で設定できます。
■注意事項
- Googleフォーム、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- Googleフォームをトリガーとして使用した際の回答内容を取得する方法は下記を参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/6807133
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
メールで受信した新聞PDFをOCRし、データベースに記録するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、添付された新聞PDFをOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
- トリガーをONにし、フローの起動確認
Gmailで受信した新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
毎日Gmailで受信する新聞やレポートのPDFファイルを開き、必要な情報を手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFをOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を蓄積できるため、日々の情報収集業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの情報を、毎日手作業で転記している情報収集担当者の方
- 手作業での情報入力による時間的なロスや、入力ミスなどの課題を抱えている方
- OCR機能を活用して、日々の定型的な情報収集業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し、転記するといった手作業が自動化されるため、情報収集にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、収集する情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔と、対象メールを特定するためのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進む条件（例：添付ファイルが存在するなど）を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFファイルの指定方法や、抽出したい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由にマッピングが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
ステップ1：マイアプリ登録
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。
Gmailの連携
1.検索する
検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
Google スプレッドシートの連携
1.検索する
検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。
2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。
3.アカウントの選択
連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。
画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。
4.追加アクセスの選択
Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。
Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！
ステップ2：テンプレートをコピー
ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。
Gmailで受信した新聞PDFをOCRで読み取り、Google スプレッドシートに追加する
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■概要
毎日Gmailで受信する新聞やレポートのPDFファイルを開き、必要な情報を手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFをOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を蓄積できるため、日々の情報収集業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの情報を、毎日手作業で転記している情報収集担当者の方
- 手作業での情報入力による時間的なロスや、入力ミスなどの課題を抱えている方
- OCR機能を活用して、日々の定型的な情報収集業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し、転記するといった手作業が自動化されるため、情報収集にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、収集する情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔と、対象メールを特定するためのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進む条件（例：添付ファイルが存在するなど）を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFファイルの指定方法や、抽出したい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由にマッピングが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。
ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定
1.トリガーの選択
記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。
2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。
3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール設定をします。
この後のテスト操作で、メールが送信されている必要があるため、このタイミングでトリガーとなるメールを送信してください。
今回は、下記のような新聞記事を添付したメールを送信しました。メールを送信する際には、トリガーとなるキーワードを記載してメールを送信してください。
Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。
- トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
- キーワード：メールを送信した際に設定したキーワードを入力してください。
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Gmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ4：分岐設定
1.トリガーの選択
赤枠をクリックしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
2.分岐条件を指定
ここでは、Gmailでメールが添付されている場合とそうでない場合に、分岐するよう設定します。
特にこだわりがなければ、デフォルトで入力されている内容から変更不要です。
分岐条件の追加も可能ですので、お好みに合わせてカスタマイズしてください。
設定が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
「分岐する」の設定方法
ステップ5：AIによる文字の読み取り設定
1.トリガーの選択
赤枠をクリックしてください。
[注意事項]
- OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【V2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.詳細を設定
ここでは、指定した画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。
- ファイルの添付方法：Gmailのメールに添付したファイルを対象としたいので、デフォルトで入力されているままで大丈夫です。
- 抽出したい項目：画像から抽出したい項目を設定しましょう。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
- 使用するAI：特にこだわりがなければそのままで大丈夫です。
- 言語：読み取る画像の言語を選択してください。今回は日本語の新聞記事なので「日本語」を選択しました。
「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法
入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
メールに添付した画像から、指定した文字が抽出されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。
ステップ6：Google スプレッドシートのレコード追加設定
1.トリガーの選択
赤枠をクリックしてください。
2.アクションを選択
ここでは、先ほどAIで抽出した文字をGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
「タイトル」と「実行アクション」を任意で編集してください。
「実行アクション」は、デフォルトで「レコードを追加する」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。
3.データベースの連携
まだ、レコードの追加先であるGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!
Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。
- スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
- スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックし対象のシート名を候補より選択してください。
入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。
4.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、AIで抽出したデータを入力するか設定していきます。
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に入力したいものを選択してください。
下記のように、それぞれの項目を入力しました。
入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのファイルにデータが反映しているはずなので確認してみましょう!
下記画像のように、指定したデータが反映していることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次へお進みください。
ステップ7：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!
OCRに関連するその他の自動化事例
Yoomを使えば、通帳画像のOCR処理以外にも、様々な業務プロセスを自動化できます。
ここでは、関連性の高いテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介しますので、日々の業務を効率化するヒントが見つかるかもしれません。
DocuSignで契約が完了したら、書類をOCRで読み取りMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
DocuSignで電子契約が完了するたびに、契約書をダウンロードして内容を確認し、関係部署に手動で通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。この一連の作業は、対応漏れや連絡ミスの原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、DocuSignでの契約完了をきっかけに、書類内容をOCRで自動読み取りし、Microsoft Teamsへ通知するまでを自動化できるため、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- DocuSignでの契約完了後、社内への共有や連携作業に手間を感じている方
- 契約書の内容確認や特定情報の転記を手作業で行っており、効率化したいと考えている方
- Microsoft Teamsを活用し、契約関連の情報を迅速かつ正確にチームで共有したい方
■このテンプレートを使うメリット
- DocuSignでの契約完了から内容の読み取り、Microsoft Teamsへの通知までが自動化されるため、手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による書類の確認漏れや、通知内容の転記ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な情報共有を実現します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでDocuSignを選択し、「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得する」アクションと「特定のエンベロープの書類をダウンロードする」アクションを設定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードした書類からテキストを抽出します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を指定のチャンネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクション設定では、読み取りたい契約書の中から、契約者名や金額、契約期間など、任意の項目を自由に指定してテキストを抽出できます。
- Microsoft Teamsへの通知設定では、通知先のチャンネルを任意で指定できるだけでなく、メッセージ本文に固定のテキストや、前段のオペレーションで取得した情報を変数として組み込むことも可能です。
■注意事項
・DocuSignとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
Dropboxに追加されたファイルをOCRで読み取り、Airtableに自動追加する
試してみる
■概要
Dropboxに保存した請求書や申込書の内容を、Airtableへ手作業で転記していませんか？
そうして作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーの原因にもなり得ます。
このワークフローなら、Dropboxに追加されたファイルをOCR機能で読み取り、抽出したデータをAirtableのデータベースに自動で追加できます。
ファイル管理の課題を解消し、定型業務の効率化を実現しましょう。
■このテンプレートをおすすめする方
- DropboxとAirtable間で、請求書などのデータ転記を手作業で行っている方
- 紙媒体やPDFの書類をOCRでデータ化し、業務を効率化したいと考えている方
- 定型的なデータ入力作業を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイル追加からAirtableへの転記までが自動化され、手作業に費やしていたデータ入力の時間を短縮します。
- 手作業による転記ミスや項目確認の漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることができます。
■フローボットの流れ
- DropboxとAirtableをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し、「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを指定します。
- オペレーションでOCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルを指定します。
- オペレーションでAirtableの「レコードを作成する」アクションを設定し、OCR機能で読み取った情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、ファイル追加時にワークフローを起動させるフォルダを指定してください。
- OCR機能では、ファイルから抽出したい項目（会社名、金額など）を設定できます。
- Airtableのレコード作成では、どのテーブルにレコードを追加するかを指定し、各項目にOCR機能で取得した情報を紐付けてください。
■注意事項
- Dropbox、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。 - OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
プランによって最短の起動間隔が異なります。 - ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。
アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があります。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
Slackで送信されたファイルをOCRで読み取り、Google Apps Scriptでスクリプトを実行する
試してみる
※こちらのテンプレートで紹介しているSlackのダウンロードアクションは現在利用できません。
■概要
Slackに送られてくる請求書などのファイルに対し、その都度内容を確認して手作業で転記し、さらにスクリプトを手動で実行するのは手間がかかり、ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Slackの特定チャンネルへのファイル投稿をきっかけに、AI-OCRがファイル内の文字を自動で読み取り、そのデータを基にGoogle Apps Scriptのスクリプトを実行させることができ、こうした課題を円滑に解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Slackで受け取った請求書などのファイル情報を手作業で転記している方
- OCRで読み取ったデータを基に、Google Apps Scriptを手動で実行している方
- SlackとGoogle Apps Scriptを連携させ、定型業務の自動化を検討している方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへのファイル投稿からスクリプト実行までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務にかかる時間を短縮します。
- 手作業によるデータの読み取りミスや転記漏れ、スクリプトの実行忘れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとGoogle Apps ScriptをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「ファイルがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続けて、オペレーションでSlackの「投稿されたファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで投稿されたファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストデータを抽出します。
- その後、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出したテキストデータを指定のシートに転記します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Apps Scriptの「スクリプトを実行する」アクションを設定し、一連の処理を完了させます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OCR機能のアクションでは、読み取るファイル内のどの項目を抽出するか、使用するAIモデルや言語を任意で設定することが可能です。
- Google スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションでは、書き込み先のGoogle スプレッドシートID、シートID、および各列に転記する値を任意で設定してください。
- Slackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを追加し、通知先のチャンネルIDやメッセージ内容を任意で設定できます。
■注意事項
- Slack、Google スプレッドシート、Google Apps ScriptとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
カタログや手書き文字をOCRで読み取って、Notionに追加する
試してみる
■概要
紙のカタログや手書きのメモ、打ち合わせで受け取った名刺などをデジタルデータとして管理する際、手入力の作業に手間や時間を取られていないでしょうか。このワークフローを活用すれば、専用フォームに画像やPDFファイルをアップロードするだけで、OCR機能が自動で文字情報を読み取り、Notionのデータベースへ追加します。これまで手作業で行っていたデータ入力業務を自動化し、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 紙媒体のカタログや資料から情報を抽出し、Notionで一元管理をしたい方
- 手書きの議事録やメモなどをOCRでテキスト化し、情報の検索性を高めたい方
- 様々な書類の情報をNotionに集約しており、手入力による作業を自動化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォームにファイルを添付するだけで文字の読み取りからNotionへの追加までが自動で完結するため、データ入力にかかる時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの転記が不要になるので、入力ミスや読み間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、データの正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでフォームトリガー機能を選択し、「フォームトリガー」というアクションを設定して、読み取りたいファイルを受け付けるためのフォームを作成します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を選択し、「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、フォームで受け付けたファイルを指定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCR機能で読み取ったテキストデータを指定のデータベースに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガー機能では、ファイルのアップロード項目以外にも、管理に必要な情報を入力するための質問項目などを自由に設定・追加することが可能です。
- OCR機能のアクションでは、ファイルの添付方法や抽出したい項目、使用するAIの種類、読み取りたい言語などを任意で設定できます。
- Notionでレコードを追加するアクションでは、追加対象のデータベースIDを指定し、どのプロパティにどのOCR結果（アウトプット）を格納するかを自由に設定できます。
■注意事項
- NotionとYoomを連携してください。
- AIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
OneDriveにファイルがアップロードされたら、OCRで読み取りGoogle ドキュメントに追加する
試してみる
■概要
OneDriveにアップロードした請求書や議事録などのファイル内容を、都度開いて確認し手作業でGoogle ドキュメントに転記していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや転記漏れの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、OneDriveへのファイルアップロードをトリガーにOCRが自動で内容を読み取りGoogleドキュメントに追記するため、こうした定型業務を効率化して入力ミスを防ぐことができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- OneDriveに保存したPDFや画像の内容を手作業で転記している方
- 書類からのデータ入力における、入力ミスや確認漏れなどの課題を解消したい方
- 紙やPDFで受領した書類の情報をデータとして一元管理したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- ファイルアップロードから文字の読み取り、転記までを自動化し、手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることができます。
- 手作業でのデータ転記が不要になるため、入力間違いや記載漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- OneDriveとGoogle ドキュメントをYoomと連携します。
- トリガーでOneDriveを選択し「特定フォルダ内にファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションの分岐機能で、特定のファイル形式のみを処理対象とするなど実行条件を設定します。
- オペレーションでOneDriveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルをダウンロードします。
- OCR機能で「任意の画像やPDFを読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- Google ドキュメントの「文末にテキストを追加」アクションを設定し、抽出したテキストを任意のドキュメントに追記します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveのトリガー設定では、自動化の対象とするフォルダを任意で指定してください。
- 分岐機能では、ファイル形式がPDFである場合のみ後続の処理に進むなど実行条件をカスタムすることができます。
- OCR機能では、読み取るファイルの中から抽出したいテキストの項目を自由に設定可能です。
- Googleドキュメントへの追加アクションでは、テキストを追記するファイルを任意で指定してください。
■注意事項
- OneDrive、GoogleドキュメントとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
新聞PDFのOCR処理とGoogle スプレッドシートへのデータ記録を自動化することで、これまで手作業で行っていた情報抽出や転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、情報収集や整理にかかる時間を短縮し、より迅速かつ正確なデータ活用や分析業務にリソースを集中させることが可能になります！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし新聞のOCR処理やデータ管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
