【ノーコードで実現】新聞の情報をOCRで自動で読み取る方法

スケジュールやカレンダーイベントに基づき新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに記録する

<span class="mark-yellow">指定したスケジュール（例：毎日午前9時）やGoogleカレンダーの特定の予定に添付された新聞PDFを対象に、自動でOCR処理を行い、抽出結果をGoogle スプレッドシートにまとめることができます。</span>
定期的な情報収集タスクやイベントに紐づく資料整理を効率化し、安定した情報管理体制を構築できます！

フォームで送信された新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに記録する

Yoomの入力フォームやGoogleフォームなどを通じて<span class="mark-yellow">アップロードされた新聞PDFファイルをトリガーとして、OCR処理を実行し、抽出したテキストデータをGoogle スプレッドシートに自動で追加します。</span>
ファイル受付からデータ整理までを一気通貫で自動化し、手作業による転記ミスや処理漏れの防止が可能です！

メールで受信した新聞PDFをOCRし、データベースに記録するフローを作ってみよう

それではここから代表的な例として、Gmailで特定の条件のメールを受信した際に、添付された新聞PDFをOCRで読み取り、その内容をGoogle スプレッドシートに自動で追加するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• GmailとGoogle スプレッドシートのマイアプリ連携
• テンプレートをコピー
• Gmailのトリガー設定とOCR、Google スプレッドシートのアクション設定
• トリガーをONにし、フローの起動確認

ステップ1：マイアプリ登録

ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まず、Yoomにログインしたあと左メニューにあるマイアプリを押し、右の新規接続というボタンを押します。

Gmailの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGmailと入力し、Gmailのアイコンをクリックします。

2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

Google スプレッドシートの連携

1.検索する
‍‍検索ボックスにGoogle スプレッドシートと入力し、Google スプレッドシートのアイコンをクリックします。

2.ログインする
「Sing in with Google」をクリックしてログインしましょう。

3.アカウントの選択
‍連携したいアカウントを選択します。
※表示されたアカウント以外を連携したい場合は「別のアカウントを使用」をクリックし、連携したいアカウントでログインしてください。

画面が遷移しますので「次へ」をクリックします。

4.追加アクセスの選択
‍Yoomが信頼できることの確認が求められるので「続行」を選択します。

Yooｍの画面に戻り、下記の表示が出たら連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここからいよいよフローを作っていきます！
簡単に設定できるようテンプレートがありますので、まずはこちらをコピーしましょう。
Yoomにログインし、以下バナーの「試してみる」をクリックしてください。

1.上記バナーの「詳細を見る」をクリック
2.画面が切り替わったら「このテンプレートを試してみる」をクリック
3.Yoomの登録がまだの場合は、登録を行う
※既に登録が完了している場合はログイン画面が表示されるので、ログイン情報を入力してください。
4.下記のようにお使いのYoom管理画面にテンプレートがコピーされるので、OKを押して設定を進めていきます。

ステップ3：Gmailのトリガーアクション設定

1.トリガーの選択
‍記念すべき最初の設定です！
まずは以下の赤枠をクリックしてください。

2.連携アカウントとアクションを選択
タイトルとアカウント情報はステップ1で設定した内容が入力されています。
トリガーアクションは、テンプレート通りに「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」のままで大丈夫です。
「次へ」をクリックして進んでください。

3.アプリトリガーのAPI接続設定
ここでは、トリガーとなるGmailのメール設定をします。
この後のテスト操作で、メールが送信されている必要があるため、このタイミングでトリガーとなるメールを送信してください。
今回は、下記のような新聞記事を添付したメールを送信しました。メールを送信する際には、トリガーとなるキーワードを記載してメールを送信してください。

Gmailの準備が整ったら、Yoom画面に戻り下記項目を入力しましょう。

• トリガーの起動間隔：プランによって異なるため、注意してください。特にこだわりがなければ起動時間が一番短いものを選択してください。
  ※料金プランについての詳細はこちらのヘルプページをご覧ください。
• キーワード：メールを送信した際に設定したキーワードを入力してください。
  

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
Gmailのメール内容が反映していればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ4：分岐設定

1.トリガーの選択
‍赤枠をクリックしてください。

※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。

2.分岐条件を指定
ここでは、Gmailでメールが添付されている場合とそうでない場合に、分岐するよう設定します。
特にこだわりがなければ、デフォルトで入力されている内容から変更不要です。
分岐条件の追加も可能ですので、お好みに合わせてカスタマイズしてください。
設定が完了したら、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

「分岐する」の設定方法

ステップ5：AIによる文字の読み取り設定

1.トリガーの選択
‍赤枠をクリックしてください。

[注意事項]

• OCRや音声を文字起こしするAIオペレーションは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。フリープランやミニプランでセットするとエラーになってしまうので、ご注意ください。 
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルが可能です。トライアル期間中は、通常だと制限があるアプリやAIオペレーションもすべて使えるので、気になる機能をぜひお試しください。
  

2.アクションを選択
「タイトル」と「アクション」を任意で編集してください。
「アクション」は、デフォルトで「【V2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

3.詳細を設定
ここでは、指定した画像ファイルからAIを用いて文字情報を読み取る設定をします。

• ファイルの添付方法：Gmailのメールに添付したファイルを対象としたいので、デフォルトで入力されているままで大丈夫です。
• 抽出したい項目：画像から抽出したい項目を設定しましょう。お好みに合わせて、カンマ（,）区切りで入力しましょう。
• 使用するAI：特にこだわりがなければそのままで大丈夫です。
• 言語：読み取る画像の言語を選択してください。今回は日本語の新聞記事なので「日本語」を選択しました。

「画像・PDFから文字を読み取る」の設定方法

入力が完了したら、「テスト」を実行してみましょう。
テストが成功すると、下記のようなアウトプットが表示されます。
メールに添付した画像から、指定した文字が抽出されていればOKです!
最後に、「保存する」を押して次のステップへ進みましょう。

ステップ6：Google スプレッドシートのレコード追加設定

1.トリガーの選択
‍赤枠をクリックしてください。

2.アクションを選択
ここでは、先ほどAIで抽出した文字をGoogle スプレッドシートのレコードに追加する設定を行います。
「タイトル」と「実行アクション」を任意で編集してください。
「実行アクション」は、デフォルトで「レコードを追加する」が選択されていますので、変更せずそのままで大丈夫です。
設定が完了したら、「次へ」をクリックしてください。

3.データベースの連携
まだ、レコードの追加先であるGoogle スプレッドシートのファイルを準備していない場合は、このタイミングで作成してください。
今回は、下記のような項目を入力したファイルを作成しました!

Google スプレッドシートのファイル準備が出来たら、Yoom画面に戻ります。
下記を参考に、各項目を入力してください。

• スプレッドシートID：入力欄をクリックし、先ほど作成したGoogle スプレッドシートのファイルを選択してください。
  

• スプレッドシートのタブ名：先ほど入力したスプレッドシートIDと同様に、入力欄をクリックし対象のシート名を候補より選択してください。

入力が完了したら、「次へ」を押して進みましょう。‍

4.データベース操作の詳細設定
ここでは、Google スプレッドシートファイルのどの項目に、AIで抽出したデータを入力するか設定していきます。
各入力欄をクリックすると、下記のようなアウトプットが表示されますので、各項目に入力したいものを選択してください。

下記のように、それぞれの項目を入力しました。

入力が完了したら、「テスト」を実行してください。
テストが成功すると、指定したGoogle スプレッドシートのファイルにデータが反映しているはずなので確認してみましょう!
下記画像のように、指定したデータが反映していることが確認できればOKです。
最後に、Yoom画面に戻り「保存する」を押して次へお進みください。

ステップ7：トリガーをONにして動作確認

お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
これですべての設定が完了したので、動作確認をしてみましょう!

OCRに関連するその他の自動化事例

Yoomを使えば、通帳画像のOCR処理以外にも、様々な業務プロセスを自動化できます。
ここでは、関連性の高いテンプレートの中からいくつかピックアップしてご紹介しますので、日々の業務を効率化するヒントが見つかるかもしれません。

まとめ

新聞PDFのOCR処理とGoogle スプレッドシートへのデータ記録を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた情報抽出や転記作業の手間を大幅に削減し、入力ミスなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。</span>
これにより、情報収集や整理にかかる時間を短縮し、より迅速かつ正確なデータ活用や分析業務にリソースを集中させることが可能になります！

今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし新聞のOCR処理やデータ管理の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！