■概要
毎日Gmailで受信する新聞やレポートのPDFファイルを開き、必要な情報を手作業で転記する業務に手間を感じていないでしょうか。この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスといったヒューマンエラーが発生する可能性もあります。このワークフローを活用すれば、特定のメール受信をきっかけに添付されたPDFをOCR機能で自動で読み取り、Google スプレッドシートに情報を蓄積できるため、日々の情報収集業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信するPDFの情報を、毎日手作業で転記している情報収集担当者の方
- 手作業での情報入力による時間的なロスや、入力ミスなどの課題を抱えている方
- OCR機能を活用して、日々の定型的な情報収集業務を自動化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- PDFを開いて内容を確認し、転記するといった手作業が自動化されるため、情報収集にかかる時間を短縮し、より重要な業務に集中できます。
- 手作業による転記ミスや項目漏れなどのヒューマンエラーを防ぎ、収集する情報の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、メールにPDFファイルが添付されている場合のみ、後続の処理に進むよう設定します。
- 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、添付されたPDFファイルから必要な情報をテキストデータとして抽出します。
- 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストデータを指定のシートに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、フローを起動する間隔と、対象メールを特定するためのキーワード（件名や差出人など）を任意で設定してください。
- 分岐機能では、後続の処理に進む条件（例：添付ファイルが存在するなど）を自由に設定できます。
- OCR機能では、読み取りたいPDFファイルの指定方法や、抽出したい項目、使用するAIモデル、言語などを任意で設定できます。
- Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションでは、書き込み対象のスプレッドシートIDやタブ名、テーブル範囲を任意で指定できます。また、どの列にどの情報を追加するかも自由にマッピングが可能です。
■注意事項
- Gmail、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
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