定期的にファイルサーバー上の新聞PDFをOCRし、Google スプレッドシートに追加する

■概要

ファイルサーバーに保存された新聞PDFから、毎日決まった情報を転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか？
手作業での情報収集は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスも発生しがちです。
このワークフローを活用すれば、スケジュールに合わせてGoogle Drive上の新聞PDFを自動で検索し、OCR機能で文字情報を抽出後、Google スプレッドシートに自動で追加するため、こうした情報収集業務を効率化できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• ファイルサーバー上のPDFから定期的に情報収集を行っている広報やマーケティング担当者の方
• PDFの内容を手作業でコピーし、Google スプレッドシートで管理台帳を作成している方
• OCR技術を活用して、PDF媒体からの情報抽出やデータ入力を自動化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定した日時に自動でPDFの内容を転記するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、他のコア業務に集中できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業による情報の転記ミスや入力漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google DriveとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「フォルダ・ファイルを検索」アクションを設定し、対象のPDFファイルを検索します。
4. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、ファイルが見つかった場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
5. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
6. 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから文字情報を抽出します。
7. 最後に、オペレーションでGoogle スプレッドシートの「レコードを追加する」アクションを設定し、抽出した情報をGoogle スプレッドシートに追記します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• スケジュールトリガーで、フローボットを実行したい曜日や時間などを任意に設定してください。
• Google Driveのフォルダ・ファイルを検索するアクションで、対象としたいフォルダのIDやファイル名を任意に設定してください。
• 分岐機能では、ファイルが見つかった場合や、特定の条件に合致した場合など、後続の処理に進む条件を任意に設定してください。
• OCR機能では、文字数に応じたアクションの指定や、抽出したい項目、使用するAIモデル、読み取る書類の言語などを任意で設定してください。
• Google スプレッドシートにレコードを追加するアクションで、どの列にどの情報を追加するかを任意に設定してください。

■注意事項

• Google Drive、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。