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「日々送られてくる大量のPDF資料、一つひとつ確認するのに時間がかかりすぎる…」
「重要な情報を見落とさずに、チームへ迅速に共有したいけど、手作業では限界がある…」
このように、PDFファイルの処理や情報共有に多くの時間と労力を費やしていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">ストレージに保存されたPDFファイルの内容を自動で読み取り、要約してチャットツールに通知してくれる仕組み</span>があれば、情報収集にかかる時間を短縮し、内容の見落としを防ぐことが可能です。
その結果、資料の分析や戦略立案といった、より重要な業務に多くの時間を割けるようになるでしょう。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
ぜひこの機会に自動化を導入して日々の業務をもっと楽にしましょう！
Yoomでは、<span class="mark-yellow">PDFファイルの内容をDifyで要約する自動化テンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
代表的な例として、Google DriveにPDFファイルが保存された際に、Difyが自動で内容を要約し、結果をMicrosoft Teamsで共有するフローの作り方を解説します！
ここでは、Yoomを使用してノーコードで設定を行います。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Drive／Dify／Microsoft Teams
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
※これから作成するフローボットは、オペレーション数が5つを超えるため、フリープランでは利用できません。
ご利用には、ミニプラン以上の有料プランへの加入が必要です。
※有料プランには、2週間の無料トライアルがあります。
トライアル期間中なら、通常は制限されているアプリや機能との連携もお試しいただけます。
ぜひこの機会に、様々な機能を体験してみてください。
フローを作成する前に、要約したいPDFファイルを準備しておきましょう。
すでに用意してある場合は、このステップはスキップしてOKです！
今回は、テスト用に以下のPDFファイルを使用します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
こちらのナビで紹介しているGoogle スプレッドシートを参考に、Google Driveのマイアプリ連携をしてください。
検索窓に「Dify」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
次に、DifyにログインしてAPIシークレットキーを取得します。
Difyのホーム画面を開き、今回の連携で使用するチャットボットを選択してください。
左側のメニューから「APIアクセス」を選び、画面右上の「APIキー」をクリックします。
「+ 新しいシークレットキーを作成」をクリックして、APIシークレットキーを発行します。
以下の画面が開いたら、発行されたキーをコピーしましょう。
Yoomに戻り、任意のアカウント名を入力してください。
アクセストークンの入力欄に、先ほどコピーしたAPIシークレットキーを貼り付け、「追加」をクリックしましょう。
以上で、Difyとの連携は完了です。
詳しい連携方法は、Difyマイアプリ登録方法と連携するとできることをご覧ください。
Microsoft Teamsのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には、個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。
法人向けプランを契約していない場合、Yoomの認証がうまくいかない可能性がありますのでご注意ください。
以上でマイアプリ登録は完了です！
ここからは、Google DriveにPDFファイルが保存された際に、Difyでその内容を要約し、結果をMicrosoft Teamsで共有するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
テンプレートを開いたら、最初に表示される「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」をクリック。
まず、アクションと連携するアカウントを設定しましょう。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、アプリトリガーのAPI接続設定です。
まず、トリガーの起動間隔を設定しましょう。
トリガーの起動間隔は、5分／10分／15分／30分／60分の中から選べます。
ただし、料金プランによって設定できる最短の間隔が異なるので、注意してください。
基本的には、そのプランで設定できる最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次にフォルダIDを設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、今回のフローで監視対象とするフォルダを選択してください。
ここで、事前に作成したPDFファイルを指定したフォルダにアップロードしましょう。
設定が完了したら、テストを実行してください！
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことです。
このデータは、後続のオペレーション設定時に利用でき、フロー実行のたびに更新される動的な値となります。
また、必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続のステップで使用します。
必要に応じて詳細設定を行い、完了しましょう。
このステップでは、要約対象とするファイルの条件を指定します。
設定した条件に一致した場合のみ、次の「ファイルをダウンロードする」アクションへ進みましょう。
それでは、フロー内の「コマンドオペレーション」をクリックし、分岐条件の設定をしてください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランの場合はエラーが発生しますので、ご注意ください。
分岐条件を指定では、判断基準とする値を設定してください。
今回は、新しく作成されたファイルがPDFファイルかどうかを判定するため、ステップ1で取得した「ファイル名」を分岐の判断対象に指定します。
次に、分岐条件を設定しましょう。
今回の例では、PDFファイルが作成された場合のみ次のステップへ進むため、以下のように設定します。
この設定により、ファイルの拡張子が「.pdf」の場合のみ、後続の処理が実行されます。
分岐条件は、目的に合わせて自由に設定してください。
設定内容を確認したら、完了して次に進みます！
このステップでは、OCRで内容を読み取るために、Google Driveに保存されたPDFファイルをダウンロードする設定を行います。
フロー内の「ファイルをダウンロードする」をクリックしてください。
はじめに、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進んでください！
次に、ダウンロードするファイルのIDを設定します。
入力欄には、ステップ3で取得したファイルIDが自動で入力されているはずです。
もし空欄の場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の中からファイルIDを選択してください。
設定が完了したら、テストを実行します！
※ダウンロードできるファイルの容量は最大300MBです。
ただし、アプリの仕様によっては300MB未満になることがあるので、ご注意ください。
その他トリガーや各オペレーションで扱えるファイル容量の詳細については、「ファイルの容量制限について」もチェックしてみてください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
ファイルが取得できたことを確認したら、必要に応じて詳細設定を行い、次のステップへ進みましょう！
このステップでは、ステップ5でダウンロードしたファイルをOCRで読み取り、テキスト情報を抽出する設定を行います。
フロー内の「画像・PDFから文字を読み取る」をクリックしてください。
※OCRは、チームプラン・サクセスプラン限定の機能です。
フリープランやミニプランの場合はエラーが発生するため、ご注意ください。
まずは、アクションの設定です。
画面上部に表示されているアクションの右側にある「変更」をクリックします。
すると、以下のような選択肢が表示されます。
アップロードしたファイルに合わせて、適切なアクションを選択してください。
今回の例では、デフォルトのまま「【v2】任意のPDF・画像ファイル（4,000文字以内）から文字情報を読み取る（5タスク）」を使用します。
次に、以下の4項目を設定しましょう。
YoomのOCR機能では、アクションに記載されている規定文字数を超えるデータや、文字が小さすぎる場合は、正しく読み取れないことがあります。
文字数や文字の大きさには、少し余裕を持たせてご利用ください。
すべての設定が完了したら、テストを実行しましょう！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
想定と異なる結果が出た場合は、使用するAIを別モデルに変更すると改善されることがあります。
いくつかのモデルを試して、最適なものを見つけてください。
問題なければ、必要に応じて詳細設定を行い、保存しましょう。
このステップでは、Difyのチャットボットに送るメッセージ内容を設定します。
フロー内の「チャットメッセージを送信」をクリックしてください。
はじめに、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次に、メッセージ内容を設定します。
単純な要約や翻訳なら、queryに直接テキストを入力するだけでOKです！
ユーザー名や本文など複数のデータを個別に扱いたい場合や、同じデータをDifyの中で使い回す場合は、変数を使うと便利です。
すべての設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
Difyのチャットボットを開き、メッセージが送られているか確認してみましょう！
確認できたら、必要に応じて詳細設定を行い、次のステップへ進みます。
最後に、Difyで要約した内容をMicrosoft Teamsの指定チャネルに送信する設定を行います。
フロー内の「チャネルにメッセージを送る」をクリックしてください。
はじめに、アクションと連携するアカウントを設定します。
設定内容を確認したら、次へ進みます！
次は、API接続設定です。
チームIDとチャネルIDは、それぞれ入力欄をクリックすると候補が表示されます。
その中から対象のチームIDとチャネルIDを選択してください。
メッセージ欄には、ファイル名や要約結果などチームで共有したい情報を設定します。
元ファイルの保存先を共有したい場合は、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」の中からURLを選択してください。
メンションやファイルの添付方法は、入力欄の下にある補足説明を参考にしてください。
すべての設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
Microsoft Teamsを開き、指定したチャネルにメッセージが送信されているか確認してみましょう。
メッセージが表示されていれば、成功です！
最後に任意で詳細設定を行い、「完了」をクリックしましょう。
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にGoogle DriveにPDFファイルをアップロードして、自動でMicrosoft Teamsに共有されるかを確認してみましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、DifyのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、GmailやOutlook、Microsoft Teamsで送信されたファイルを自動で解析し、Difyで要約して通知を送信することができます。
これにより、チームメンバーへの迅速な情報共有が実現し、作業の遅延を防げるでしょう。
PDFファイルの要約作業を自動化することで、<span class="mark-yellow">資料の読み込みや情報共有にかかる時間を削減し、重要な情報をスピーディーにチーム内へ展開できます。</span>
これにより、担当者は煩雑な情報収集から解放され、要約結果をもとにした分析や戦略立案といった、より付加価値の高い業務に集中できるようになるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：図や表、手書き文字の多いPDFも読み取れますか？
A：YoomのOCR機能は、PDFや画像から高い精度で文字を抽出できます。
ただし、手書き文字や解像度の低い画像では精度が落ちる場合があります。
精度を安定させるためには、スキャンの解像度を上げたり、文字がはっきり見える状態のファイルを使用するのが推奨です。
詳しくは、「OCRで文字を抽出」で実施できること/できないことをご確認ください。
Q：フローの途中で失敗した場合、エラーに気づく方法はありますか？
A：Yoomの画面上に、「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、メールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で、エラー通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
Q：この自動化にかかるDify側の費用はどれくらいですか？
A：今回ご紹介したフローボットは、無料の「Sandbox」プランでもご利用いただけます。
詳細な料金プランについては、Difyの公式サイトをご確認ください。
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