Gmailで添付ファイルを受信したら、OCRとDifyによる解析を行い通知する

‍■概要

Gmailに届く請求書や発注書などの添付ファイルを一つひとつ手動で確認し、内容を転記する作業は手間がかかるのではないでしょうか。
このワークフローは、Gmailで特定のメールを受信した際に、添付されたPDFなどのファイルをOCRで読み取り、そのテキスト情報をDifyで自動的に解析・要約します。DifyとGmailを連携させることで、これまで手作業で行っていた一連の確認作業を自動化し、業務の効率化を実現します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailに届く請求書や注文書の処理に多くの時間を費やしている経理や営業事務の方
• Difyを活用してメールの内容解析を自動化し、情報収集を効率化したいと考えている方
• DifyとGmailの連携による業務自動化で、チーム全体の生産性向上を目指すマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した添付ファイルを自動でOCR処理しDifyで解析するため、手作業での確認や転記作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手作業によるデータの読み間違いや入力漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとDifyをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、添付ファイルの有無などに応じて後続の処理を分けます
4. 次に、オペレーションでOCR機能を設定し、受信したメールの添付ファイルからテキスト情報を抽出します
5. 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」アクションを設定し、OCR機能で抽出した情報を基に内容を解析・要約させます
6. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、解析結果を関係者にメールで通知します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、処理対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください
• 分岐機能では、前段のオペレーションで取得した情報を基に、後続の処理を分岐させる条件を自由にカスタマイズできます
• OCR機能では、読み取り対象のファイルから抽出したい項目を任意で設定することが可能です
• Difyに送信するプロンプトは自由にカスタマイズでき、OCR機能で抽出した情報などを変数として組み込めます
• 通知用のGmail設定では、宛先や件名、本文を任意で設定し、Difyの解析結果などの情報を変数として活用できます

■注意事項

• Gmail、DifyのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925

• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。