Google DriveにPDFファイルが作成されたら、Difyで要約を行い結果をMicrosoft Teamsで共有する

■概要

日々の業務で扱う大量のPDF資料、その内容把握や要約に時間を要していませんか。ファイルを開いて内容を確認し、要点をまとめる作業は手間がかかる上に、他の重要な業務を圧迫することもあります。
このワークフローを活用すれば、Google DriveにPDFファイルが保存されるだけで、Difyが自動で内容を要約し、結果をMicrosoft Teamsに通知します。情報収集や資料の整理を効率化し、手作業による確認の手間を省きます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Google DriveでPDFファイルを管理しており、Difyを使って情報整理を自動化したいと考えている方
• リサーチ業務などで多くのPDF資料を確認し、内容の要約作業に負担を感じている方
• AIを活用して、日々の定型的な情報収集や資料作成業務を効率化したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Google Driveへのファイル保存をきっかけに、DifyによるPDFの要約から保存までが自動処理されるため、手作業での確認や転記に費やしていた時間を短縮できます。
• 手作業による情報の転記がなくなることで、要約内容のコピーミスや記載漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎ、情報の正確性を保ちます。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Google Drive、Dify、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGoogle Driveを選択し、「特定のフォルダ内に新しくファイル・フォルダが作成されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションの分岐機能で、作成されたファイルがPDFの場合のみ後続の処理に進むようにします。
4. 次に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定します。
5. 音声ファイルの場合は、音声文字起こし機能でテキストデータに変換します。
6. 次に、オペレーションでDifyの「チャットメッセージを送信」を設定し、ファイルの内容を要約させます。
7. 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」を設定し、Difyが生成した要約結果を通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Driveのトリガー設定では、監視対象としたいフォルダをIDで任意に指定してください。
• Google Driveのダウンロードアクションでは、ファイルIDを固定値で指定するだけでなく、トリガーで取得した情報を変数として設定することも可能です。
• 音声文字起こし機能では、前段のオペレーションで取得した音声ファイルを変数として設定できます。
• Difyに送信するプロンプトは自由にカスタマイズでき、前段で取得した情報を変数として組み込むことで、より具体的な指示を出すことが可能です。
• Microsoft Teamsで送信する内容は任意のチャンネルを設定でき、Difyのアウトプットを設定することも可能です

■注意事項

• Google Drive、Dify、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
• ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
• トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Difyのマイアプリ連携方法は下記をご参照ください。
  https://intercom.help/yoom/ja/articles/9618925
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• オペレーション数が5つを越えるフローボットを作成する際は、ミニプラン以上のプランで設定可能です。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。