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「新入社員が入るたびに、TOKIUMに部署情報を手入力するのが面倒…」
「組織変更の際の部署情報更新に時間がかかり、他の業務が滞ってしまう…」
このように、経費精算システム「TOKIUM」への部署登録作業に、手間や時間を取られていませんか？
もし、Google スプレッドシートなどで管理している部署リストをもとに、TOKIUMへ部署情報を自動で登録できる仕組みがあれば、これらの煩わしい作業から解放されます。
さらに、より戦略的な人事・管理業務に集中する時間を確保できるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはTOKIUMに部署情報を自動で登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、Google スプレッドシートで行が追加された際に、その情報を取得してTOKIUMに部署を自動で登録するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：TOKIUM／Google スプレッドシート
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシートのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
TOKIUMとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでTOKIUMと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
以上でマイアプリ登録は完了です！
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「行が追加されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle スプレッドシートで行を追加しておきましょう。
今回はテスト用に、Google スプレッドシートで管理している部署情報へ、以下の行を追加しました。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle スプレッドシートをチェックし、トリガーとなるアクション（今回は行の追加）を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スプレッドシートID
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
シートID
入力欄をクリックすると、同じく連携が有効になっているスプレッドシートから候補が表示されるので、対象の項目を選択してください。
テーブル範囲（始まり）
スプレッドシートのどの列からデータを扱うかを指定します。
たとえば、AからD列のデータを取得したい時は「A」を指定します。
テーブル範囲（終わり）
スプレッドシートのどの列までのデータを扱うかを指定します。
AからD列のデータを取得したい時は、「D」を指定してください。
一意の値が入った列
レコードを特定するためのユニークな列を選びます。
重複しない値が入る列を指定しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストがうまくいかない場合などは、以下のヘルプページも参考にしてみてください。
テストに成功すると、Google スプレッドシートに追加された行の情報が表示されます。
以下の画像の取得した値は、後続のステップで利用可能です。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値を利用して、TOKIUMに該当する部署が存在するか確認しましょう。
「部署を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
部署名
部署コード
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した部署が存在するかを検索して確認しましょう。
テストに成功すると、TOKIUMで検索された部署に関する情報が表示されます。
今回は該当する部署が存在しなかったため、テスト結果は空で表示されました。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップの部署検索結果をもとに、部署が存在しない場合のみ部署を登録するため、分岐条件を設定しましょう。
「分岐する」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。分岐の設定方法や料金プランについては、以下のヘルプページをご確認ください。
以下の画面では、基本的にデフォルト設定のままで問題ありません。
内容を確認しましょう。
オペレーション
「部署を検索」が選択されています。
取得した値
デフォルトで「部署IDのリスト」が選択されています。
分岐条件
分岐条件では、「部署IDのリスト」「取得した値が空」を条件として設定します。
この設定により、TOKIUMで部署を検索した結果、部署IDが取得できなかった場合のみ、後続の部署登録の処理が実行されるようになります。
設定後、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を利用して、TOKIUMに部署を追加しましょう。
「部署を登録」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
TOKIUMと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
部署名
部署コード
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle スプレッドシートから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でTOKIUMに部署が登録されるか確認しましょう。
テストが成功したらTOKIUMの画面を開き、実際に部署が登録されているかを確認してみましょう。
今回は下記のとおり登録されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Google スプレッドシートに部署情報が追加されたタイミングで、TOKIUMで部署を検索し、該当する部署が存在しない場合はTOKIUMへ部署情報が自動で登録されます。
実際にGoogle スプレッドシートに部署情報を追加し、TOKIUMに部署が登録されるかを確認してみましょう。
また、SmartHRやGoogle Workspaceでの従業員登録、HubSpotでの会社作成に合わせて、TOKIUMの従業員・取引先情報を自動登録可能です。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたら、Boxに請求書ファイルをアップロードするフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・TOKIUMに登録された請求書をBoxにも自動で取り込みたい方
2.TOKIUMを主に利用する担当者
・TOKIUMの請求書情報をBoxに連携させることで、会計処理をスムーズに行いたい方
3.Boxを主に利用する担当者
・TOKIUMで受け取った請求書をBoxに自動で取り込みたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書処理を自動化する便利なツールでBoxはクラウド上でファイルを保管・共有できるサービスです。
TOKIUMとBoxを連携することにより、請求書データをBoxに一元管理することができ、請求書の検索やアクセスが容易になり必要な時にすぐに取り出すことが可能になります。
■注意事項
・TOKIUM、BoxのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
TOKIUMに請求書が登録されたらMicrosoft Excelに追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを活用して請求書管理を行っている企業
・請求書データをMicrosoft Excelに自動転記したい経理担当者
2.Microsoft Excelを日常的に利用している企業
・Microsoft Excelを利用して請求書データを集計し、分析を行いたい方
・請求書データを毎回手動で入力しているが、ミスが多く効率的に業務を進めたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMとMicrosoft Excelの連携により、請求書のデータが自動でMicrosoft Excelにも反映されます。
これにより、手動でのデータ入力が不要となり、作業時間を節約できます。
また、データの一貫性が保たれるため、入力ミスや漏れが減少し、業務の正確性が向上します。
さらに、自動化フローを使用することでレポート作成も迅速に行えるようになり、全体の業務効率が向上します。
これにより、ビジネスの迅速な意思決定が可能となり、競争力の向上にも寄与するでしょう。
■注意事項
・TOKIUMとMicrosoft ExcelのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
TOKIUMで請求書が登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する経理担当者
・請求書登録の完了をリアルタイムで把握して迅速な対応をしたい方
・登録完了の通知をSlackで受け取って確認漏れを防ぎたい方
・登録された請求書の内容に応じてSlackの通知先を柔軟に設定したい方
2.TOKIUMの請求状況を把握したいチームメンバー
・請求書登録の進捗状況を把握してチーム全体の業務効率化を図りたい方
・重要な取引先の請求書登録完了をSlack上で通知を受け取って迅速に対応したい方
3.マネージャー・経営層
・重要な取引先への請求書登録を把握して売上管理やリスク管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは請求書管理業務を効率化して企業の生産性を向上させるツールですが、請求書が登録されるたびにSlackに手動で通知を行うのは、業務のボトルネックとなり作業担当者の貴重な時間を奪ってしまいます。
このフローを導入することで、TOKIUMでの請求書登録をきっかけに、Slackへの通知が自動的に行われ、請求書の登録を即座に把握して承認や確認などの必要なアクションを迅速に実行することができます。手入力の作業による通知業務から解放されることによって、作業担当者はより重要な業務に集中することで生産性の向上を図ることができます。
■注意事項
・TOKIUM、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらDiscordに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況を迅速に把握したい方
・経費精算の申請がされたら迅速にDiscordで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請をリアルタイムで把握して迅速な承認作業を行いたい方
3.経営者・管理者
・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理を効率化する優れたツールですが、経費登録のたびにDiscordで手動通知を行うのは非効率的でミスも発生しやすい作業です。
このフローを導入すれば、TOKIUMに経費が登録されたらDiscordに自動的に通知が送信されます。これにより、担当者は経費登録を直ぐに把握して申請内容の確認対応を迅速に行うことができます。また手作業による通知作業が不要になるため、業務効率が大幅に向上して人的ミスの軽減を図ることが可能となります。さらに、Discordへの自動通知はチーム内での情報共有を促進して経費精算プロセス全体の透明性を高めることもできます。
■注意事項
・TOKIUM、LINEのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
TOKIUMで経費が登録されたらGoogle Chatに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを利用する社員
・経費精算の申請状況をリアルタイムで把握したい方
・経費精算の申請が承認されたら迅速にGoogle Chatで通知を受け取りたい方
2.TOKIUMで経費精算を承認する上司や経理担当者
・新しい経費精算申請を速やかに把握して迅速な承認作業を行いたい方
・承認・却下の通知をGoogle Chatで受け取り確認漏れを防ぎたい方
3.経営者・管理者
・社員の経費使用状況を把握して経費管理に役立てたい方
・特定の条件（高額な経費など）を満たす経費精算申請があった場合にGoogle Chatで通知を受け取りたい方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費管理の効率化と透明性を高めるツールですが、経費登録のたびにGoogle Chatで手動通知を行うのは情報共有の遅れや対応の遅延を引き起こし、チーム全体の生産性を低下させる可能性があります。
このフローを導入することで、TOKIUMでの経費登録をトリガーにGoogle Chatへの通知が自動化されて、経費関連の情報が直ぐにチーム全体へ共有を行い迅速な承認や確認などが可能となり業務効率の改善になります。
■注意事項
・TOKIUM、Google ChatのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Chatとの連携はGoogle Workspaceの場合のみ可能です。詳細は下記を参照ください。
■概要
新しい従業員の入社手続きにおいて、複数のSaaSに従業員情報を手作業で登録する業務は、時間と手間がかかるものです。特に、SmartHRに従業員情報を登録した後に、TOKIUMにも同じ情報を入力する作業は、入力ミスや登録漏れの原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録された際に、自動でTOKIUMにも従業員情報が登録されるため、こうした課題を解消し、入社手続きを円滑に進めることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
HubSpotに新しい会社情報を登録した後、TOKIUMにも手作業で取引先情報を入力する作業に手間を感じていませんか。この二重入力は時間がかかるだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローは、HubSpotで会社が作成されるとTOKIUMに取引先を自動で登録するため、TOKIUMのAPI連携のように手作業をなくし、正確かつ迅速な情報登録を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google WorkspaceとTOKIUMへそれぞれ手作業で情報を登録する業務は、手間がかかるだけでなく入力ミスの原因にもなりがちです。このワークフローを活用することで、Google Workspaceに従業員が登録されたことをきっかけに、TOKIUMへも自動で情報が登録されるため、こうした定型業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Airtableで従業員情報が登録されたらTOKIUMに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.TOKIUMを業務に使用している方
・複数の従業員の経費精算業務を行う方
・請求書関連業務の効率化を行いたい方
2.Airtableのデータベースでデータの管理を行う方
・従業員情報を蓄積し一元管理を行なっている方
■このテンプレートを使うメリット
TOKIUMは経費関連業務を申請者、業務担当者ともに効率的に行うことができるクラウドツールです。
Airtableで管理する従業員情報をTOKIUMにも登録することで、申請の際情報入力を一部省略することができます。
しかし、Airtableの登録データを手入力してTOKIUMに登録を行うのは、ミスの発生リスクを高めるかもしれません。
登録作業で発生するヒューマンエラーを回避したいと考える方にこのフローは有効的です。
このフローでは、TOKIUMへの登録をAirtableの情報を引用し自動で行うことで、入力作業の手間や時間を省くことができます。
自動化によって重要なタスクへの時間を確保でき、生産性向上へと繋げることができます。
また引用した情報を使用することで、登録情報の正確性を保つことにも繋がります。
■注意事項
・TOKIUM、AirtableのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
TOKIUMへの部署登録を自動化することで、部署情報の追加のたびに行っていた手入力作業の手間を削減し、ヒューマンエラーを減らすことができます。
これにより、人事・管理部門の担当者は定型的な登録作業から解放され、採用活動や制度設計といった、より付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：部署だけでなく従業員の登録や異動も自動化可能？
A：
はい、可能です。
TOKIUMには「従業員を登録」「従業員を更新」「プロジェクトの役職に従業員を割り当てる」などのアクションが用意されているため、部署の自動登録だけでなく、従業員の新規登録や異動に伴う情報更新、役職・所属情報の変更なども自動化できます。
部署情報の更新フローとあわせて設定することで、部署情報や従業員情報の管理をまとめて自動化することが可能です。
Q：Googleスプレッドシート以外のツールも使えますか？
A：
はい、可能です。
フローボットで連携するアプリやアクションを変更することで、Google スプレッドシート以外のツールも利用できます。
たとえば、kintoneやSmartHR、Salesforceなど、現在お使いのツールに合わせて自動化フローを構築できます。
Q：連携エラー時の挙動は？
A：
フローボットがエラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
