■概要
組織変更や事業拡大に伴い、TOKIUMへ新しい部署情報を手作業で登録していませんか？ 特に部署情報をGoogle スプレッドシートで管理している場合、手作業での転記は手間がかかるだけでなく、入力ミスの原因にもなります。 このワークフローを活用すれば、Google スプレッドシートに新しい部署の情報を追加するだけで、TOKIUMへの部署登録を自動化できるため、こうした課題を円滑に解決し、業務を効率化することが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google スプレッドシートで部署情報を管理し、TOKIUMへ手動で登録している方
- TOKIUMへの部署登録を自動化し、入力ミスや作業漏れを防ぎたいと考えている管理部門の方
- 組織変更が頻繁に発生し、部署の登録作業の効率化を求めている情報システム担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google スプレッドシートへの情報追加を起点に部署が自動で登録されるため、TOKIUMでの手作業にかかっていた時間を削減できます。
- 手作業によるデータの転記がなくなることで、部署名や部署コードの入力間違いといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Google スプレッドシートとTOKIUMをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle スプレッドシートを選択し、「行が追加されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでTOKIUMの「部署を検索する」アクションを設定し、登録済みの部署でないかを確認します。
- 次に、オペレーションの分岐機能で、部署が未登録の場合のみ後続の処理に進むよう設定します。
- 最後に、オペレーションでTOKIUMの「部署を登録する」アクションを設定し、スプレッドシートの情報を基に新しい部署を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google スプレッドシートのトリガー設定では、部署情報を管理している任意のスプレッドシートIDとシート名を指定してください。
- TOKIUMに部署を登録するアクションでは、スプレッドシートのどの列の情報を部署名や部署コードとして登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- Google スプレッドシート、TOKIUMのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Google スプレッドシートをアプリトリガーとして使用する際の注意事項は「【アプリトリガー】Google スプレッドシートのトリガーにおける注意事項」を参照してください。
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