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「Webサイトのフォームから問い合わせがあったのに、気付くのが遅れてしまい競合に先を越されてしまった…」
「HubSpotへのリード情報の入力作業に追われ、肝心の商談準備やフォローアップに十分な時間が割けない…」
このように、リード獲得後の情報管理や社内への共有スピードに課題を感じ、機会損失を懸念していませんか？
もし、フォームからリード情報が送信されたタイミングで、自動的にHubSpotへ情報を登録し、担当者へ通知できる仕組みがあれば、入力の手間やタイムラグをなくすことが可能です。
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
Yoomにはフォームから送信された顧客情報をHubSpotへ自動的に登録する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、フォームが送信された際にリード情報をHubSpotに登録し、その追跡情報を自動で通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォーム（https://yoom.fun/members/sign_up）からアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
※Google スプレッドシートの連携については、下記をご参照ください。
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
以下をご参照ください。
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
Yoomの設定に入りましょう！
まずは、トリガーとなるフォームの設定を行います。
以下の赤枠をクリックしてください。
フォームに記載したい内容を設定します。
タイトルや回答を必須にするかどうかの設定を行うことができます。
フォームの設定が終わったら、完了メッセージの設定を行います。
その他、アクセス制限や共有フォーム利用時のフローボットの起動者を任意で設定したら、「次へ」ボタンをクリックします。
下記のボタンで、実際のフォームの回答ページや完了ページを見ることができます。
「取得した値」の欄に、今回登録するクライアント情報を入力していきます。
取得した値に入力したデータは、以降の設定でテストを行う際に各アプリに追加されます。
記入が済んだら、画面下部の「完了」ボタンを押して、次の設定に移りましょう！
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
Google スプレッドシートにレコードの追加を行っていきます。
以下の赤枠をクリックしてください。
連携するアカウント情報に間違いがないかを確認したら、アクションはテンプレートのままで問題ありません。
Google スプレッドシートにクライアントを追加するための新しいシートを作成しておきます。
今回は以下のようなシートを使用します。
Yoomの設定に戻り、データベースの連携に移ります。
空欄をクリックして、候補の中からレコードを追加したいスプレッドシートを選択します。
続いて、スプレッドシート内のタブ名も選択しましょう！
テーブル範囲を任意で設定したら、次の設定へ進みましょう！
追加するレコードの値を設定していきます。
フォームで取得した値を利用して、設定をしましょう！
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
設定が済んだら、テストを実行します。
テストの成功を確認できたら、「完了」ボタンを押して、次の設定へ進みます。
取得した値を利用して、HubSpotにコンタクトを作成する設定を行います。
次の赤枠をクリックしましょう！
アカウント情報に問題がなければ、アクションはテンプレートのままで「次へ」ボタンを押します。
登録するコンタクト情報を、1つずつ取得した値から設定していきます。
全ての設定が済んだらテストを実行してみましょう。
テスト成功でHubSpotに新規コンタクトが登録されています！
確認してみましょう！
HubSpotに新しくコンタクトが作成されています。
新規コンタクトが確認できたら、Yoomの設定に戻り、最後に完了ボタンを押しておきましょう！
最後の設定に移ります。
赤枠をクリックします。
送信先と件名を手動で設定します。
BCCやCCも任意で設定が可能です！
※メールアプリはGmailやOutlookなども選択が可能です。
これまでに取得した値を利用して、メール本文を作成します。
本文の作成が終了したら「次へ」ボタンをクリックします。
作成したメールの送信内容が表示されています。
メール内容に問題がないか確認が終わったら、最後に「テスト」ボタンをクリックしましょう。
テスト成功です！
メールを確認してみましょう。
HubSpotでのコンタクト追加を知らせるメールが送信されています！
最後に「トリガーをON」をクリックしたら、自動化の設定は完了です。
正しくフローボットが起動するかどうかを確認しましょう。
新規コンタクト・取引作成、フォーム送信をトリガーに、チャットツールで通知したり、データベースにデータを自動格納します。
また、様々なツールからコンタクトや会社、リード情報を自動で同期。
請求書の作成・送付やビデオ会議の登録も顧客管理ツールから実行可能です。
手動作業を減らし、業務効率とデータ精度が向上するでしょう。
HubSpotへのリード登録と通知を自動化することで、これまで手作業で行っていたデータ入力や社内連絡の手間を削減し、対応の遅れによる機会損失を防ぐことができます。
これにより、営業担当者はリードへのファーストアクションを迅速に行えるようになり、コア業務である顧客とのコミュニケーションや提案活動に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：既存のHubSpotコンタクトと情報が重複した場合はどうなりますか？
A：
重複した情報によってフローボットがエラーとなるため、重複登録を避けることができます。
もし同じメールアドレスをフォームで受信した際にフローボットが起動しても、エラーとなりコンタクト作成ができませんが、名前が重複している場合は登録が可能です。
Q：Yoom以外のフォームツール（Googleフォームなど）も起点にできますか？
A：
はい、できます！
トリガーの設定を行う際に、Googleフォームなどのフォームツールをトリガーとして設定いただけます。
今回のフローではYoomのフォームツールを起点にしていますが、利用シーンに応じて柔軟にトリガーを切り替えることができます。
Q：連携処理が失敗した場合、どうなりますか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知内容にはエラーになったオペレーションも記載されているので、エラーの発生個所がすぐにわかります。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
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