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【簡単設定】Google Workspaceの新規ユーザーをcybozu.com共通管理にも自動で登録する方法
「Google Workspaceに新しいユーザーを追加したら、cybozu.com共通管理にも手動で同じ情報を登録している…」
「二重入力は手間だし、登録漏れや入力ミスが起きないか心配…」
このように、Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用する中で、ユーザー情報の手作業による連携に非効率さやリスクを感じていませんか？
もし、Google Workspaceにユーザーが追加されたタイミングで、その情報が自動的にcybozu.com共通管理にも登録される仕組みがあれば、こうした日々の定型業務から解放され、人事やIT管理部門の担当者が本来注力すべき戦略的な業務に時間を使えるかもしれません。
今回ご紹介する自動化は、プログラミングの知識がなくてもノーコードで簡単に設定できるため、ITに詳しくない方でもすぐに導入可能です。
ぜひこの機会に面倒な手作業をなくし、よりスマートな業務体制を構築しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGoogle Workspaceとcybozu.com共通管理を連携するためのテンプレートが用意されているので、今すぐ試したい方は以下よりバナーをクリックしてスタートしましょう！
■概要Google Workspaceとcybozu.com共通管理を併用していると、新しいメンバーが入社するたびに両方のツールへ手作業でユーザー登録を行う必要があり、手間がかかっているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、cybozu.com共通管理にも自動でユーザーが追加されます。cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携をスムーズに実現し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用している情報システム担当者の方
- アカウント管理を手作業で行っており、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携を検討している方
- 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務の効率化や自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、cybozu.com共通管理への追加が自動で行われるため、二重入力の手間を減らし、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- cybozu.com共通管理のユーザー追加オペレーションにて、Google Workspaceから取得したどの情報を連携するかを任意で設定してください。例えば、氏名やメールアドレス、組織情報などを自由にマッピングできます。
■注意事項- Google Workspace、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用している情報システム担当者の方
- アカウント管理を手作業で行っており、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携を検討している方
- 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務の効率化や自動化を目指している方
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、cybozu.com共通管理への追加が自動で行われるため、二重入力の手間を減らし、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
- はじめに、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- cybozu.com共通管理のユーザー追加オペレーションにて、Google Workspaceから取得したどの情報を連携するかを任意で設定してください。例えば、氏名やメールアドレス、組織情報などを自由にマッピングできます。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
Google Workspaceとcybozu.com共通管理の連携フローを作ってみよう
それでは、さっそく実際にGoogle Workspaceとcybozu.com共通管理を連携したフローを作成してみましょう！今回はYoomを使用して、ノーコードでGoogle Workspaceとcybozu.com共通管理の連携を進めていきますので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Google Workspace ／ cybozu.com共通管理
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は「Google Workspaceでユーザーが登録されたら、cybozu.com共通管理にも追加する」フローを作成していきます！作成の流れは大きく分けて以下です。
- Google Workspaceとcybozu.com共通管理をマイアプリ連携
- 該当のテンプレートをコピー
- Google Workspaceのトリガー設定およびcybozu.com共通管理のアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
■概要Google Workspaceとcybozu.com共通管理を併用していると、新しいメンバーが入社するたびに両方のツールへ手作業でユーザー登録を行う必要があり、手間がかかっているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、cybozu.com共通管理にも自動でユーザーが追加されます。cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携をスムーズに実現し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用している情報システム担当者の方
- アカウント管理を手作業で行っており、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携を検討している方
- 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務の効率化や自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、cybozu.com共通管理への追加が自動で行われるため、二重入力の手間を減らし、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- cybozu.com共通管理のユーザー追加オペレーションにて、Google Workspaceから取得したどの情報を連携するかを任意で設定してください。例えば、氏名やメールアドレス、組織情報などを自由にマッピングできます。
■注意事項- Google Workspace、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
- Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用している情報システム担当者の方
- アカウント管理を手作業で行っており、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携を検討している方
- 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務の効率化や自動化を目指している方
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、cybozu.com共通管理への追加が自動で行われるため、二重入力の手間を減らし、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
- はじめに、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- cybozu.com共通管理のユーザー追加オペレーションにて、Google Workspaceから取得したどの情報を連携するかを任意で設定してください。例えば、氏名やメールアドレス、組織情報などを自由にマッピングできます。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ1：Google Workspaceとcybozu.com共通管理をマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Google Workspaceと連携
以下のナビ動画を参考に設定してください。
cybozu.com共通管理と連携
以下の画面が表示されるので、必須項目を設定してください。
※Google Workspace・cybozu.com共通管理は、ミニプラン以上をご利用の方向けのアプリです。フリープランやパーソナルプランで使うと、フローボットのオペレーションやデータコネクトがエラーになってしまうのでご注意ください。
※パーソナルプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますよ。詳細は料金プランのページで紹介しているので、ぜひ活用してみてください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
■概要Google Workspaceとcybozu.com共通管理を併用していると、新しいメンバーが入社するたびに両方のツールへ手作業でユーザー登録を行う必要があり、手間がかかっているのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、cybozu.com共通管理にも自動でユーザーが追加されます。cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携をスムーズに実現し、アカウント管理業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用している情報システム担当者の方
- アカウント管理を手作業で行っており、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携を検討している方
- 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務の効率化や自動化を目指している方
■このテンプレートを使うメリット- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、cybozu.com共通管理への追加が自動で行われるため、二重入力の手間を減らし、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- cybozu.com共通管理のユーザー追加オペレーションにて、Google Workspaceから取得したどの情報を連携するかを任意で設定してください。例えば、氏名やメールアドレス、組織情報などを自由にマッピングできます。
■注意事項- Google Workspace、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
下記の画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。- Google Workspaceとcybozu.com共通管理の両方を利用している情報システム担当者の方
- アカウント管理を手作業で行っており、cybozu.com共通管理とGoogle Workspaceの連携を検討している方
- 従業員の入退社に伴うアカウント管理業務の効率化や自動化を目指している方
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に、cybozu.com共通管理への追加が自動で行われるため、二重入力の手間を減らし、作業時間を短縮できます。
- 手作業によるアカウント情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確なユーザー管理を実現します。
- はじめに、Google Workspaceとcybozu.com共通管理をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでcybozu.com共通管理の「ユーザーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとにユーザーを追加します。
■このワークフローのカスタムポイント
- cybozu.com共通管理のユーザー追加オペレーションにて、Google Workspaceから取得したどの情報を連携するかを任意で設定してください。例えば、氏名やメールアドレス、組織情報などを自由にマッピングできます。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspace、cybozu.com共通管理はミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
ステップ3：Google Workspaceのトリガー設定
まずは「ユーザーが登録されたら」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
次に進み、注意事項を確認したらWebhookURLを登録をクリックしましょう。
成功したら次に進みます。
こちらも注意事項を確認しましょう。
ここでテストユーザーを追加します。
フローに戻り、テストします。
成功したら完了をクリックしてください。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
ステップ4：ユーザーを検索する設定
ここではトリガーで取得したメールアドレスを使って、ユーザーの情報を検索します。「ユーザーを検索」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
検索項目とキーワードを設定します。
キーワード欄の末尾にある「←取得した値を設定してください」は削除してください。
取得した値を利用することで、トリガーが起動するたびに最新の値を自動で引用できます。
こちらもテストし、成功したら完了をクリックしましょう。
ステップ5：ユーザーを追加する設定
ここでは、取得した情報をもとにユーザーを追加します。「ユーザーを追加」をクリックしてください。
連携するアカウント情報を確認し、アクションはテンプレート通りのまま「次へ」をクリックして進んでください。
ログイン名は先ほどと同様に、取得した値から選択します。
使用状態はプルダウンから選択してください。
パスワードと表示名も設定します。
各項目欄の末尾にある「←取得した値を設定してください」は削除してください。
こちらもテストし、成功したら完了をクリックしましょう。
▼作成されたユーザー
Google Workspaceとcybozu.com共通管理を使ったその他の自動化例
普段使用している様々なアプリと組み合わせることで、幅広い業務を効率化させられますよ。Google Workspaceを使った自動化例
人事労務ソフトや電子署名サービスでの契約完了をトリガーに、Google Workspaceのユーザー作成を自動で行うことが可能です。また、ユーザー登録に合わせたチャットツールへの通知、共有フォルダの作成、CRMやデータベースへの情報追加もノーコードで実現できます。
手作業による登録ミスや削除漏れを防ぎ、セキュアで効率的な情シス部門のオペレーションを構築しましょう。
■概要Google Workspaceに新しいユーザーを登録した後、HubSpotにも手作業でコンタクト情報を転記していませんか？こうした二重入力は手間がかかるだけでなく、入力ミスや更新漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用することで、Google Workspaceへのユーザー登録をトリガーに、HubSpotへコンタクトを自動で作成し、情報管理の効率化と正確性の向上を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方- Google WorkspaceとHubSpotを利用し、手動での情報登録に手間を感じている管理者の方
- 従業員やユーザー情報の登録業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化して、よりコアな業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット- Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、二重入力の手間を省き、時間を短縮できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保てます。
■ワークフローの流れ- はじめに、Google WorkspaceとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「テキスト抽出」アクションを設定し、HubSpotへの登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotのアクションを設定し、前段で取得した情報を利用してコンタクトを自動で作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索の対象とする項目やキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能の「テキスト抽出」オペレーションでは、Google Workspaceから取得した情報の中から、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- HubSpotのコンタクト作成オペレーションでは、どの情報をどのフィールドに登録するかを任意で設定できます。前段で取得した情報を自由にマッピングしてください。
■注意事項- Google Workspace、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要新しい従業員の入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム担当者にとって重要な業務ですが、複数のツールへの手作業での登録は手間がかかるのではないでしょうか。特にSmartHRへの登録後、Google Workspaceへも手動でユーザー情報を入力していると、作業負荷の増加や入力ミスにつながる可能性があります。このワークフローを活用すれば、SmartHRに従業員が登録されると、その情報をもとにGoogle Workspaceのユーザーが自動で追加されるため、こうした入社手続きの課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方- SmartHRとGoogle Workspaceを利用し、従業員のアカウント管理を行っている人事・情シス担当者の方
- 手作業によるアカウント発行業務で、情報の転記ミスや対応漏れなどの課題を感じている方
- 入社時のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット- SmartHRに従業員情報を登録するだけで、Google Workspaceへのユーザー追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、従業員の氏名や所属部署などの入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- SmartHRのトリガー設定では、連携対象となるご自身のテナントIDを設定してください。
- Google Workspaceでユーザーを追加する際、氏名やメールアドレス、組織部門などの各項目に、前段のSmartHRから取得したどの情報を連携するかを任意で設定できます。
■注意事項- SmartHR(OAuth)、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- SmartHR(OAuth)、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要従業員の入社に伴い、kintoneに従業員情報を登録し、さらにGoogle Workspaceでアカウントを発行する、といった二重の作業に手間を感じていませんか。手作業による情報入力は、時間的なコストだけでなく、入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、kintoneに従業員情報が登録されるだけでGoogle Workspaceのアカウント発行が自動で完了するため、こうした定型業務を効率化できます。■このテンプレートをおすすめする方- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
■このテンプレートを使うメリット- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
■ワークフローの流れ- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
■注意事項- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要新しい従業員の入社に伴うアカウント発行業務は、人事や情報システム担当者にとって重要なタスクですが、freee人事労務とGoogle Workspaceそれぞれに情報を手入力するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、freee人事労務に従業員が登録されると、その情報を基にGoogle Workspaceへ新規ユーザーが自動で追加されるため、入社手続きに関する業務を効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方- freee人事労務とGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事担当者の方
- 従業員のアカウント発行業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい情報システム部門の方
- ノンコア業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット- freee人事労務に従業員情報が登録されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、アカウント発行の手作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、アカウントの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。
■ワークフローの流れ- はじめに、freee人事労務とGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前段で取得した従業員情報を紐付けてユーザーを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント- freee人事労務から従業員情報を取得する際に、事業所IDや従業員ID、対象年、対象月などを指定し、特定の条件に合致する情報のみを対象とすることが可能です。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際に、freee人事労務から取得した従業員の氏名やメールアドレスなどの値を、任意のフィールドに自由に割り当てて設定できます。
■注意事項- freee人事労務、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- freee人事労務、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
- 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する社員情報の更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
特にGoogle Workspaceとkintoneなど、複数のツールで同じ情報を管理している場合、手作業での更新はミスや漏れの温床にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報を更新するだけで、kintone上の情報も自動で同期させることができます。
これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を二重に管理している方
- 手作業による情報の転記ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 情報システム部門や人事部門の定型業務を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceでの更新が自動でkintoneに反映されるため、情報の整合性が保たれ、データ管理の精度が向上します。
- 手作業による二重入力の手間を省き、更新作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務へリソースを配分できます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」アクションにて、更新対象となるアプリを指定してください。
- 更新するレコードを特定するための条件（例：メールアドレスが一致するなど）を設定します。
- レコード内の各項目に、前のステップでGoogle Workspaceから取得した氏名や部署といった値をそれぞれマッピングしてください。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとHubSpotを利用し、手動での情報登録に手間を感じている管理者の方
- 従業員やユーザー情報の登録業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- SaaS間のデータ連携を自動化して、よりコアな業務に集中したいと考えているすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceにユーザーを登録するだけで、HubSpotにコンタクトが自動作成されるため、二重入力の手間を省き、時間を短縮できます。
- システム間で情報が自動連携されることで、手作業による入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がり、データの正確性を保てます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとHubSpotをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、登録されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 次に、オペレーションのAI機能で「テキスト抽出」アクションを設定し、HubSpotへの登録に必要な情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでHubSpotのアクションを設定し、前段で取得した情報を利用してコンタクトを自動で作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索の対象とする項目やキーワードなどを任意で設定してください。
- AI機能の「テキスト抽出」オペレーションでは、Google Workspaceから取得した情報の中から、抽出したいテキスト項目を任意で設定できます。
- HubSpotのコンタクト作成オペレーションでは、どの情報をどのフィールドに登録するかを任意で設定できます。前段で取得した情報を自由にマッピングしてください。
■注意事項
- Google Workspace、HubSpotのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRとGoogle Workspaceを利用し、従業員のアカウント管理を行っている人事・情シス担当者の方
- 手作業によるアカウント発行業務で、情報の転記ミスや対応漏れなどの課題を感じている方
- 入社時のオンボーディングプロセスを自動化し、コア業務に集中できる体制を構築したい方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRに従業員情報を登録するだけで、Google Workspaceへのユーザー追加が自動で完了するため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータ転記が不要になることで、従業員の氏名や所属部署などの入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、SmartHRとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「従業員が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、トリガーで取得した従業員情報を各項目にマッピングします。
■このワークフローのカスタムポイント
- SmartHRのトリガー設定では、連携対象となるご自身のテナントIDを設定してください。
- Google Workspaceでユーザーを追加する際、氏名やメールアドレス、組織部門などの各項目に、前段のSmartHRから取得したどの情報を連携するかを任意で設定できます。
■注意事項
- SmartHR(OAuth)、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- SmartHR(OAuth)、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたらSlackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを業務に活用している方
・従業員ごとにアカウントを作成し、管理している方
・クラウド上にデータを保管し、情報へのアクセス性を高めたい方
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして活用している方
・チーム内の連絡手段に使用している方
■このテンプレートを使うメリット
Google Workspaceはクラウドで情報へアクセスできるため、業務効率化に活用できるツールです。
しかし、Google Workspaceでアカウントが追加されたことを毎回チームに手作業で周知させるのは、チーム内での連携をスムーズに行うことを困難にします。
このフローを活用すると、Google Workspaceで新規ユーザーが登録されたら、自動でSlackに詳細を通知することができます。
手作業での通知を省くことで、いち早く登録の完了をチーム内に共有することができます。
また通知の詳細内容を引用した情報で作成することで、共有する情報の正確性を保つことができます。
■注意事項
・Google Workspace、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- kintoneとGoogle Workspaceで従業員情報を管理している人事や情報システム部門の方
- 手作業でのアカウント発行に時間がかかり、入社手続きの効率化を検討している方
- 従業員情報管理における二重入力や、それに伴う入力ミスを防止したい方
- kintoneへの情報登録を起点にアカウント発行が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます
- 手作業による情報転記がなくなるため、アカウント情報の入力間違いや設定漏れといったヒューマンエラーを防ぐことに繋がります
- はじめに、kintoneとGoogle WorkspaceをYoomと連携します
- 次に、トリガーでkintoneを選択し、「レコードが登録されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでkintoneの「該当のレコード情報を取得」アクションを設定し、トリガーで検知したレコードの全情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、kintoneから取得した情報を連携してアカウントを発行します
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneのトリガー設定では、従業員情報を管理しているアプリなど、レコードの登録を検知したい対象のデータベースを任意で設定してください
- Google Workspaceでアカウントを発行する際に、kintoneから取得した情報のうち、姓名やメールアドレス、組織部門など、どの項目を連携させるか任意で設定できます
- kintone、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- kintone、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。 詳しくは、料金プランのページをご参照ください。
■概要
Google Workspaceでユーザーが登録されたら、Notionにも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google Workspaceを使って業務を進めている方
・Googleのツールを活用し、業務を進めているチームメンバー
・進捗管理やタスク管理でGoogleのツールを活用しているプロジェクトマネージャー
2.Notionデータベースを業務で扱う方
・Notionデータベースで従業員情報を管理しているデータ管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
従業員情報を管理する上で、Google WorkspaceとNotionを活用している場合、従業員の追加漏れで同期が取れないケースがあります。
このため、どちらかのツールに従業員が追加されたら自動的に同期を取れるようにしたいと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google Workspaceで従業員が追加されたら、自動的にNotionにも追加することができるため、手動による追加作業が不要となり、効率的に管理業務を進めることができます。
また、コミュニケーションツールと連携することで従業員の追加情報を特定のメンバーに通知することもできるため、スピーディーな情報連携が可能になります。
■注意事項
・Google Workspace、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
・Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
- freee人事労務とGoogle Workspaceを利用し、入社手続きを手作業で行っている人事担当者の方
- 従業員のアカウント発行業務を自動化し、作業の抜け漏れを防ぎたい情報システム部門の方
- ノンコア業務を効率化し、より戦略的な業務に集中したいと考えている管理者の方
■このテンプレートを使うメリット
- freee人事労務に従業員情報が登録されると、自動でGoogle Workspaceにユーザーが追加されるため、アカウント発行の手作業にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記ミスや、アカウントの作成漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、正確な従業員管理を実現します。
■ワークフローの流れ
- はじめに、freee人事労務とGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでfreee人事労務を選択し、「従業員が登録されたら（Webhook）」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでfreee人事労務の「従業員情報の取得」アクションを設定し、登録された従業員の詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「新規ユーザーを追加」アクションを設定し、前段で取得した従業員情報を紐付けてユーザーを作成します。
■このワークフローのカスタムポイント
- freee人事労務から従業員情報を取得する際に、事業所IDや従業員ID、対象年、対象月などを指定し、特定の条件に合致する情報のみを対象とすることが可能です。
- Google Workspaceで新規ユーザーを追加する際に、freee人事労務から取得した従業員の氏名やメールアドレスなどの値を、任意のフィールドに自由に割り当てて設定できます。
■注意事項
- freee人事労務、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
- freee人事労務、Google Workspaceはミニプラン以上でご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・パーソナルプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプラン・チームプラン・サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
新しい従業員の入社に伴い、Google Workspaceでアカウントを発行し、その後Microsoft SharePointで手動で個人用フォルダを作成する作業は、手間がかかる業務ではないでしょうか。
このワークフローは、Google Workspaceに従業員が新しく登録されたことを検知して、Microsoft SharePointに従業員ごとの専用フォルダを自動で作成します。
これにより、入社対応における手作業を減らし、より重要な業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointで入社手続きを行っている人事・総務担当の方
- 手作業でのフォルダ作成に手間を感じており、ヒューマンエラーをなくしたい情報システム担当の方
- 従業員の入社関連業務を効率化し、組織全体の生産性向上を目指しているマネジメント層の方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへの従業員登録をトリガーにフォルダが自動作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、従業員名の入力間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft SharePointをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定することで、新しい従業員が登録された際にフローが自動で起動するようになります。
- 続いて、オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに、より詳細なユーザー情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft SharePointの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した従業員情報（氏名など）をフォルダ名として指定し、個人用のフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガー設定では、連携するアカウント情報を任意で設定してください。
- Google Workspaceの「ユーザーを検索」オペレーションでは、検索対象となる項目やキーワードを任意で設定することが可能です。
- Microsoft SharePointでフォルダを作成する際に、作成先のサイトID、ドライブID、親フォルダ名などを任意で指定できます。
- 作成するフォルダ名は、Google Workspaceから取得した「氏名」や「社員番号」などの情報を組み合わせて、命名規則に沿った形で自由に設定できます。
■注意事項
- Google WorkspaceとMicrosoft SharePointのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
新しいメンバーが入社するたびに、利用している各ツールへの情報共有を手作業で行っていませんか。
特にGoogle WorkspaceとMicrosoft Teamsを併用している環境では、ユーザー登録後に手動で通知する手間や、共有漏れのリスクが課題になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceに新しいユーザーが登録されたタイミングで、自動的にMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知でき、迅速かつ正確な情報共有を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google WorkspaceとMicrosoft Teamsを使い、新メンバーの受け入れ対応を行っている方
- メンバー追加のたびに発生する手作業での通知業務をなくし、効率化したいと考えている方
- 情報共有の漏れや遅延を防ぎ、スムーズなオンボーディングを実現したいマネージャーの方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceへのユーザー登録を起点に自動で通知が実行されるため、これまで手動通知にかけていた作業時間を他の業務に充てることができます。
- 手作業による通知漏れや連絡先の誤りといったヒューマンエラーを防ぎ、関係者へ確実な情報共有を行うことで業務の標準化に繋がります。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザーが登録されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、通知したい内容を登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Google Workspaceのトリガーは、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションにも変更可能です。
これにより、既存ユーザーの部署異動などがあった際にも通知できます。 - Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションを設定する際に、通知先となるチームIDとチャネルIDを候補の中から任意で選択します。
■注意事項
- Google Workspace、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- 【Google Workspace】はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
クラウドサインで雇用契約が完了したらGoogle Workspaceに登録するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.クラウドサインを利用して契約業務を行っている方
・雇用契約から従業員の登録を一貫して行い業務時間を短縮したい方
・従業員の登録作業におけるミスを削減したい方
■このテンプレートを使うメリット
クラウドサインとGoogle Workspaceを連携することで雇用契約から従業員の登録を効率化することができます。
このフローを利用することで、クラウドサインで雇用契約が完了すると契約書の内容を元にGoogle Workspaceに従業員情報を自動で登録することが可能です。
雇用契約から従業員の登録作業を一貫して行うことができるため、作業時間を短縮し入力ミスや入力漏れを防止できます。
■注意事項
・クラウドサイン、Google WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。
・分岐はミニプラン以上のプラン、Google WorkspaceとAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているワークフローのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプラン、チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
■概要
人事異動や組織変更のたびに発生する社員情報の更新作業に、手間や時間を取られていませんか？
特にGoogle Workspaceとkintoneなど、複数のツールで同じ情報を管理している場合、手作業での更新はミスや漏れの温床にもなります。
このワークフローを活用すれば、Google Workspaceのユーザー情報を更新するだけで、kintone上の情報も自動で同期させることができます。
これらの課題をスムーズに解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Google Workspaceとkintoneで従業員情報を二重に管理している方
- 手作業による情報の転記ミスや、更新漏れなどのヒューマンエラーを防ぎたい方
- 情報システム部門や人事部門の定型業務を効率化し、コア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Google Workspaceでの更新が自動でkintoneに反映されるため、情報の整合性が保たれ、データ管理の精度が向上します。
- 手作業による二重入力の手間を省き、更新作業にかかっていた時間を短縮し、より重要な業務へリソースを配分できます。
■ワークフローの流れ
- はじめに、Google WorkspaceとkintoneをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogle Workspaceを選択し、「ユーザー情報が更新されたら」というアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Workspaceの「ユーザーを検索」アクションを設定し、更新されたユーザーの詳細情報を取得します。
- 最後に、オペレーションでkintoneの「レコードを更新する」アクションを設定し、取得した情報をもとに対応するレコードを更新します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- kintoneの「レコードを更新する」アクションにて、更新対象となるアプリを指定してください。
- 更新するレコードを特定するための条件（例：メールアドレスが一致するなど）を設定します。
- レコード内の各項目に、前のステップでGoogle Workspaceから取得した氏名や部署といった値をそれぞれマッピングしてください。
■注意事項
- Google WorkspaceとkintoneのそれぞれとYoomを連携してください。
- Google Workspaceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。
フリープラン・ミニプランの場合は設定しているワークフローのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。 - チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
cybozu.com共通管理を使った自動化例
Google スプレッドシートやSmartHRで登録・更新されたユーザー・従業員情報を、cybozu.com共通管理へ自動で反映できます。
アカウント管理や社員情報の同期にかかる手動の転記作業を削減し、情報更新のタイムラグや入力ミスを防ぎましょう。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・全社でシートを共有し、各部門の情報を管理する統括部門の方
・チーム全体のタスク管理を行うリーダー職の方
2.cybozu.com共通管理で複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを複数使用している企業
・アプリのログイン権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは社内のあらゆる情報を一元管理するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートの情報が編集されたらcybozu.com共通管理に手入力で反映させるのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるミスの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効です。
Google スプレッドシートでの情報編集をトリガーにcybozu.com共通管理の情報も編集するため、手入力による入力ミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動で一連の流れを完結してくれるため、手入力による作業時間を短縮し、他の業務に時間をかけることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・自社の従業員の情報を蓄積している方
2.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにcybozu.com共通管理にも従業員の登録を行うことで、業務に関連するアプリへのアクセスを円滑にします。
しかし、SmartHRで登録された情報をcybozu.com共通管理に毎回手入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
また入力漏れやミスを防ぐことにもつながるため、情報の精度を高く保ち、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Google スプレッドシートでユーザー情報が更新されたらcybozu.com共通管理も更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で活用している方
・全社でシートを共有し、各部門の情報を管理する統括部門の方
・チーム全体のタスク管理を行うリーダー職の方
2.cybozu.com共通管理で複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを複数使用している企業
・アプリのログイン権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートは社内のあらゆる情報を一元管理するツールとして適しています。
しかしGoogle スプレッドシートの情報が編集されたらcybozu.com共通管理に手入力で反映させるのは、ミスの発生リスクを高める可能性があります。
手入力によるミスの発生をなるべく防ぎたいと考える方にこのフローは有効です。
Google スプレッドシートでの情報編集をトリガーにcybozu.com共通管理の情報も編集するため、手入力による入力ミスを防ぎ情報の精度を保ちます。
また自動で一連の流れを完結してくれるため、手入力による作業時間を短縮し、他の業務に時間をかけることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
SmartHRで従業員が登録されたらcybozu.com共通管理の従業員管理表にも追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.SmartHRで労務管理をしている方
・入退社に関連する手続きを行う方
・自社の従業員の情報を蓄積している方
2.cybozu.com共通管理を使って複数のアプリ管理を行っている方
・cybozuのクラウドサービスを使用している企業
・所属部門に合わせて権限を割り当てている統括部門の方
■このテンプレートを使うメリット
SmartHRは日々の労務管理を効率化するために有効なツールです。
さらにcybozu.com共通管理にも従業員の登録を行うことで、業務に関連するアプリへのアクセスを円滑にします。
しかし、SmartHRで登録された情報をcybozu.com共通管理に毎回手入力するのは、情報共有の遅延を引き起こす可能性があります。
このテンプレートを活用するとSmartHRで従業員の登録後、自動でcybozu.com共通管理にも従業員を追加するため、手入力するよりも早く登録を完了することができます。
また入力漏れやミスを防ぐことにもつながるため、情報の精度を高く保ち、業務進行を円滑にします。
■注意事項
・SmartHR、cybozu.com共通管理のそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Google Workspaceとcybozu.com共通管理の連携を自動化することで、これまで手作業で行っていたユーザー情報の二重登録作業から解放され、ヒューマンエラーによる登録漏れや情報不整合を防ぐことが期待できます。
これにより、アカウント管理業務が効率化され、担当者はより迅速かつ正確に業務を進められるようになり、空いた時間を活用して本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整うでしょう。
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらの登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：既存の同一ユーザー（ログイン名重複）があった場合の挙動はどうなりますか？
A：
下記のようにエラーメッセージが表示されます。
エラーになると、Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
また、通知先はメールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知には、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
Q：SmartHRなど、他ツールのアカウントも同時に作成できますか？
A：
はい、できます。
下記のように、フローにアクションを追加して必要項目を設定してください。
Q：アカウント作成完了時にSlackやChatworkへ完了通知できますか？
A：
はい、できます。
フローの最後にチャットツールのアクションを追加し、必要項目を設定してください。
※下記はSlackの場合
プログラミング知識なしで手軽に構築できます。
