【ノーコードで実現】Zoomウェビナーの参加者をHubSpotのリードとして自動登録する方法

Zoomのデータを加工・変換してHubSpotに自動で登録する

<span class="mark-yellow">Zoomウェビナー終了後、AIで会議の概要を自動生成し、その内容と参加者情報を合わせてHubSpotにリードとして登録する</span>こともできます。
単なる参加者情報だけでなく、ウェビナーの内容に基づいたより質の高いリード情報を効率的に蓄積できるでしょう。

特定条件のZoomのデータをHubSpotに自動で登録する

<span class="mark-yellow">Zoomで特定のウェビナーが終了した際に、その参加者情報をHubSpotのリードとして自動的に登録する</span>ことができます。
手作業によるデータ入力の手間を大幅に削減し、迅速かつ正確なリード獲得をサポートします。

Zoomウェビナー終了時に参加者をHubSpotのリードとして自動登録するフローを作ってみよう

それではここから例として、「Zoomウェビナーが終了した際に、その参加者情報をHubSpotにリードとして自動登録する」フローの作成手順を解説していきます！
Yoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを作成しておきましょう。

[Yoomとは]

フローの作成方法

今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。

• ZoomとHubSpotのマイアプリ登録
• テンプレートをコピー
• Zoomのトリガー設定とHubSpotのアクション設定
• トリガーをONにしてフローの動作確認

ステップ1： ZoomとHubSpotのマイアプリ登録

はじめに、使用するアプリとYoomを連携するための「マイアプリ登録」を行います。
事前にマイアプリ登録を済ませておくと、後続のフローの設定がスムーズになりますよ！

マイアプリ登録は、Yoomの画面左側にある「マイアプリ」を選択し、右側に表示される「+新規接続」をクリックして進めていきます。

【Zoomのマイアプリ登録】
検索窓でZoomを検索し、表示された候補からZoom（OAuth）アプリを選択します。

Yoomと連携するZoomアカウントから「Client ID」と「Client Secret」を取得して値を入力し、「追加」をクリックしてYoomとの連携完了です！
※「Client ID」と「Client Secret」の確認方法はこちらをご参照ください。

【HubSpotのマイアプリ登録】
‍先ほど同様に検索窓にHubSpotと入力し、表示された候補から選択します。

下図の画面が表示されるので、「Sign in to your HubSpot account」をクリックしてください。

Yoomと連携したいアカウントを選択し、連携完了です！

ステップ2：テンプレートをコピー

ここから実際に、フローの設定をしていきます。
簡単に設定できるようにテンプレートが用意されているので、活用しましょう！以下のバナーの「試してみる」をクリックし、テンプレートをコピーしてください。

クリックすると、お使いのYoom管理画面にテンプレートが自動的にコピーされます。下図のようなポップアップが表示されるので、「OK」を押して設定を進めましょう！

ステップ3：Zoomのアプリトリガー設定

最初の設定です。
まずは、Zoomミーティング終了をトリガーに、フローボットを起動する設定を行います。

コピーしたテンプレートの、「ミーティングが終了したら」をクリックしてください。

タイトルを必要に応じて編集し、連携するアカウント情報が使用するアカウントで合っているかを確認しましょう。
トリガーアクションは、「ミーティングが終了したら」のままで変更せず、「次へ」をクリックしてください。

次にAPI接続設定を行います。

トリガーの起動間隔を、プルダウンメニューから選択しましょう。
5分、10分、15分、30分、60分の間隔から選択できますが、基本的には最短の起動間隔でご使用いただくことをおすすめします。
※プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。

「メールアドレス」欄には、フローで使用するZoomアカウントのメールアドレスを入力します。
ここで入力したメールアドレスのZoomアカウントで開催したミーティングが終了すると、フローボットが自動的に起動するようになりますよ！

設定が完了したらテストを行います。テスト用に、先ほど「メールアドレス」欄に入力したアカウントで実際にミーティングを開始し、終了してください。
ミーティングを終了したら、Yoomの画面に戻って「テスト」をクリックしましょう。
テストが成功すると「取得した値」に、アウトプットとしてミーティング情報が抽出されます。

※アウトプットとは？
‍アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくはこちらをご参照ください。

※Zoomの無料プランではテストが失敗してしまい、アウトプットが取得できないのでご注意ください。
今回は無料プランを使用しているため、ミーティング情報を取得することができませんでした…（データが取得できている画面をお見せできず、ごめんなさい！）
有料プランをご利用中の場合は反映されますので、ぜひ試してみてくださいね！

正しく情報が取得できていることを確認し、「保存する」をクリックして次に進みましょう！

ステップ4：Zoomのウェビナー登録者一覧の取得設定

続いて、ステップ3で取得したミーティング情報から、ウェビナー登録者の一覧を取得する設定を行います。
「ウェビナー登録者の一覧を取得」をクリックしてください。

ステップ3同様にタイトルは任意で編集し、連携するアカウント情報の内容を確認しましょう。
アクションは「ウェビナー登録者の一覧を取得」のままにして、「次へ」をクリックしてください。

「次へ」をクリックすると、API接続画面に切り替わります。
「ユーザーのメールアドレス」欄には、ステップ3と同様に、Zoomアカウントのメールアドレスを入力してください。

「ウェビナーID」には、ステップ3で取得したミーティングIDを設定します。
入力欄をクリックするとアウトプットを選択できるので、「取得した値」の「ミーティングが終了したら」の中から、「ミーティングID」を選択してください。

設定完了後は「テスト」をクリックしましょう。テストが成功すると、ステップ3で取得したミーティング情報から、ウェビナー登録者の情報が「取得した値」に抽出されます。

※今回は無料プランのZoomアカウントを使用しているため、情報の取得ができていません…。有料プランをご利用いただいている場合は情報が取得できるので、確認してみてくださいね！

正しく情報が取得できていることを確認したら「保存する」を押してください。

ステップ5：繰り返し処理の設定

続いて、複数のウェビナー登録者の情報を繰り返し取得する設定を行います。
「コマンドオペレーション」をクリックしてください。

※「同じ処理を繰り返す」オペレーションを使う場合は、チームプランまたはサクセスプランが必要です。フリープラン・ミニプランだと、そのオペレーションやデータコネクトを設定してもエラーになってしまうのでご注意ください。
チームプランやサクセスプランなどの有料プランには、2週間の無料トライアルがついています。トライアル期間中は、通常は制限されるアプリや機能（オペレーション）も問題なく使えるので、この機会にぜひお試しくださいね。

ここでは、複数のウェビナー登録者情報を、繰り返しHubSpotに登録するための設定をしていきます！

「繰り返し対象で取得したアウトプット」に設定した値に応じて、Zoomから複数人のウェビナー登録者情報を得た際に、すべてのデータをHubSpotへ順番に追加できるようになります。

※繰り返し処理の詳しい設定方法については、こちらをご参照ください。

Zoomから取得されるウェビナー登録者情報のうち、HubSpotにコンタクト登録する際に必要な情報を、「繰り返し対象のアウトプット」に設定しましょう。
下図のように、HubSpotにコンタクト登録する際に使用する項目を、全て「アウトプット」欄に設定してください。
※「＋アウトプットを追加」をクリックすると設定欄を追加できますよ！

全ての項目を設定したら「保存する」をクリックして、次のステップに進みましょう！

ステップ6：HubSpotのコンタクトを作成する設定

次に、ステップ5で取得したウェビナー登録者情報の一覧を、HubSpotにコンタクト登録する設定を行います。
「コンタクトの作成」をクリックしてください。

これまでと同様に、タイトルは任意で編集し、連携するアカウントが合っているかを確認しましょう。
アクションは変更せず「コンタクトの作成」のままにして次に進みます。

API接続設定画面で、HubSpotにコンタクト登録するための詳細を設定していきましょう。
ここでは、ステップ5の繰り返し処理で設定した「繰り返し対象のアウトプット」を用いて設定します。
こうすることで、Zoomから得た複数人のウェビナー登録者情報のすべてを、自動的に繰り返し順番に登録できるようになりますよ！

各項目の入力欄をクリックし、「コマンドオペレーション」内のアウトプットから、適切な値を設定していきます。
たとえば下図のように、「会社名」には「会社名・学校名の一覧のループ変数」を設定します。

同様の手順で、HubSpotのコンタクト登録に必要な情報を全て設定してみてくださいね！

全ての項目を設定したら「テスト」をクリックします。
テストが成功すると、実際にHubSpotにコンタクトが登録されているはずなので、確認してみてくださいね！確認後は「保存する」を押しましょう。

ステップ7：トリガーをONにしてフローの動作確認

以上で全ての設定が完了しました。
設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。「トリガーをON」をクリックして、設定したフローボットが正常に動作するかチェックしてみましょう！

以上が、「Zoomウェビナーが終了した際に、その参加者情報をHubSpotにリードとして自動登録する」フローの設定手順でした！

ZoomやHubSpotを使ったその他の自動化例

ZoomとHubSpotを連携した業務フローを自動化するテンプレート以外にも、Yoomには様々なテンプレートが豊富に用意されています。
ここではその一部をご紹介！気になるテンプレートがあれば「試してみる」をクリックして、ぜひ気軽に試してみてください。

Zoomを使ったその他の便利な自動化例

HubSpotとの連携以外にも、様々なツールと連携することで多様な業務フローを自動化することができます。
たとえば、ミーティング後に自動で文字起こしを行い、そのデータをデータベースに保存したり、チャットツールにレコーディングURLを自動通知することも可能。
また、データベースの情報を基に、Zoomのウェビナーに登録者を追加したり、会議URLの自動作成もできちゃいます！

HubSpotを使ったその他の便利な自動化例

こちらも様々なツールと連携することができ、自動化できる業務フローは多岐に渡ります。
テンプレートは自由にカスタマイズできるので、実際の活用シーンに近いテンプレートを探して、最適なフローを作成してみてください！

まとめ

いかがでしたか？ZoomとHubSpotの連携を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまでウェビナーごとに行っていた参加者リストの手作業によるHubSpotへの登録作業や、それに伴う入力ミスのリスクを大幅に削減できます。</span>
これにより、マーケティング担当者は煩雑なデータ入力作業から解放され、ウェビナー後の迅速なフォローアップや、より戦略的な施策の検討といった付加価値の高いコア業務に集中できる環境が整うはず！

Yoomを使えば、便利な自動化がノーコードで実現できるのも魅力ですよね。
「プログラミング知識ないけど、本当に設定できる？」「ちょっと気になる...」と思った方は、ぜひまずは無料アカウントを作成してみてください。登録は30秒ほどで完了！
その後すぐに様々な業務プロセスの自動化設定を体験できます。

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フローは自由にカスタマイズできるので、アイデア次第で活用方法は無限大！自社の業務に合った最適なフローを構築してみてください。

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まずは1つ自動化を試してみて、業務効率がどれだけ改善されるのか、ぜひこの機会に体験してみてくださいね！