Gmailでお問い合わせがあったら、AIで顧客対応の文章を生成して返信する

■概要

Gmailで日々受け取るお問い合わせへの対応に、多くの時間を費やしていませんか。特に、一件一件内容を確認し、適切な返信文を作成するのは手間がかかる作業です。
このワークフローを活用すれば、Gmailで特定ラベルのメールを受信した際にAIが自動で顧客対応の文章を生成するため、Gmailから返信する一連の流れを自動化でき、こうした課題の解消に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailでの顧客からの問い合わせ対応に多くの時間を割いている担当者
• AIを活用して、メール返信業務の効率化と品質向上を目指している方
• 手作業によるメール返信業務の負担を軽減し、他の業務に集中したい方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで受信した問い合わせ内容に基づきAIが返信文案を自動生成するため、返信作成にかかる時間を短縮できます。
• AIが一貫したトーンで文章を生成するため、担当者による返信内容のばらつきを抑え、顧客対応品質の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定し、対象のラベルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、「テキストを生成する」アクションを設定し、受信したメール内容を元に返信文を生成するよう指示します。
4. 最後に、オペレーションでGmailを選択し、「メールを送る」アクションを設定し、AIが生成したテキストを本文に含めて返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能の「テキストを生成する」アクションでは、プロンプトに固定の指示文を入れたり、トリガーで取得したメールの件名や本文などの値を変数として埋め込むことで、より状況に応じた文章生成が可能です。
• Gmailの「メールを送る」アクションでは、返信先のメールアドレスを任意に設定できるほか、メールの件名や本文に固定の文言を追加したり、前段のオペレーションで取得した値（AIが生成したテキストなど）を変数として埋め込むといったカスタマイズが可能です。

■注意事項

• GmailとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  ご利用プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。