■概要

Microsoft Teamsでの情報共有は迅速ですが、その内容を関連システムであるコラボフローへ手作業で転記するのは手間がかかるのではないでしょうか。特に、新しいユーザー情報などを扱う場合、手入力によるミスや登録漏れは業務に影響を与えかねません。このワークフローを活用すれば、Microsoft Teamsのチャネルへの投稿をトリガーに、AIが投稿内容から必要な情報を抽出し、コラボフローへユーザー情報を自動で追加するため、こうした手作業の課題を解消し、業務の正確性と速度の向上に貢献します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Microsoft Teamsで受け取った情報を基に、コラボフローへ手動でユーザー登録を行っている方
• 手作業によるデータ入力のミスを減らし、業務の正確性を高めたいと考えている担当者の方
• 定型的なユーザー情報登録業務を自動化し、より重要な業務に時間を割きたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Microsoft Teamsへの投稿後、AIによる情報抽出とコラボフローへの自動登録により、手作業での転記時間を削減できます。
• システムが自動で処理を行うため、手作業による入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、Microsoft TeamsとコラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMicrosoft Teamsを選択し、「チャネルにメッセージが送信されたら」というアクションを設定し、対象のチャネルを指定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」アクションを設定し、Microsoft Teamsの投稿内容から必要な情報を抽出するよう指定します。
4. 最後に、オペレーションでコラボフローの「ユーザー情報の登録」アクションを設定し、AI機能で抽出した情報を基にユーザー情報を登録します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能でテキストからデータを抽出するアクションでは、Microsoft Teamsの投稿内容のうち、どの情報を抽出すべきか、抽出したい項目を具体的に指定してください。
• コラボフローにユーザー情報を登録するアクションでは、登録するユーザーID、氏名、パスワードなどの項目を、実際の運用に合わせてカスタマイズしてください。

■注意事項

• Microsoft Teams、コラボフローのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。