コラボフローで入社申請が承認されたらGoogle Workspaceのグループに従業員を追加する

■概要

新しい従業員の入社手続きでは、コラボフローで申請を承認した後、手作業でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加していませんか。この作業は単純ですが、対応漏れや遅延が発生しがちで、意外と手間がかかるものです。このワークフローを活用すれば、コラボフローで入社申請が承認されると、自動でGoogle Workspaceのグループに従業員を追加できるため、手作業によるアカウント管理の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローとGoogle Workspaceを併用して入社手続きを行っている人事や総務担当者の方
• 従業員のアカウント管理を手作業で行っており、対応漏れや入力ミスに課題を感じている方
• 入社時のオンボーディングプロセスを迅速化し、全体の業務効率を改善したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認後、自動でGoogle Workspaceにメンバーが追加されるため、これまで手作業に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
• 手作業によるグループへの追加漏れや、誤った情報での登録といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、正確なアカウント管理を実現します。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローとGoogle WorkspaceをYoomと連携します。
2. トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」アクションで入社申請の承認イベントを検知するように設定します。
3. オペレーションでコラボフローの「申請内容の詳細を取得」アクションを設定し、承認された申請書から従業員の氏名やメールアドレスなどの情報を取得します。
4. 最後に、オペレーションでGoogle Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションを設定し、取得した情報をもとに従業員を特定のグループに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Google Workspaceの「グループにメンバーを追加」アクションで、追加先のグループIDを、実際の運用に合わせて任意で設定してください。
• 従業員情報として、コラボフローから取得したどの情報をGoogle Workspaceの各項目に割り当てるか、柔軟にカスタマイズすることが可能です。

■注意事項

•  コラボフローとGoogle WorkspaceのそれぞれとYoomを連携してください。