コラボフローで承認されたら基幹システムに情報を登録する

■概要

コラボフローでの申請承認後、基幹システムへの情報登録を手作業で行っていませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、コピー＆ペーストのミスや入力漏れなど、ヒューマンエラーが発生しやすい業務の一つです。このワークフローは、コラボフローで文書が承認されると、RPA機能が自動でブラウザを操作し、基幹システムへ情報を登録するため、手作業による非効率やミスをなくし、迅速で正確な業務遂行を支援します。

■このテンプレートをおすすめする方

• コラボフローで承認された情報を、基幹システムに手作業で転記している担当者の方
• 申請承認後のデータ登録に時間がかかり、コア業務に集中する時間を確保したい方
• RPAを活用して、Webブラウザ上で行う定型業務の自動化を検討している方

■このテンプレートを使うメリット

• コラボフローでの承認をトリガーに、基幹システムへの情報登録が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
• システムが自動で処理を行うことで、手作業によるデータの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、コラボフローをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでコラボフローを選択し、「経路のWebhookを受信したら」を設定します。
3. 最後に、オペレーションでRPA機能の「ブラウザを操作する」を設定し、トリガーで受け取った承認情報をもとに、基幹システムの指定項目へデータを自動で入力するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• RPA機能の「ブラウザを操作する」では、実際に操作したい基幹システムのURLや、どのページのどの項目に、コラボフローから受け取ったどのデータを入力するかなどを任意で設定してください。

‍■注意事項

• コラボフローとそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• ブラウザを操作するオペレーションはサクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプラン・チームプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• サクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやブラウザを操作するオペレーションを使用することができます。