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契約の進捗状況を確認するために、毎回GMOサインにログインして特定の封筒情報を探す作業、手間だと感じていませんか？
関係者からステータス確認の依頼が来るたびに他の業務を中断して対応することに追われ、本来注力すべき業務に集中できない、といった課題を抱えている方も多いかもしれません。
もし、チャットツールなどから必要な情報を入力するだけで、GMOサインの封筒情報を自動で取得し、契約状況を素早く確認できる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な業務に時間を有効活用できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、契約管理業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGMOサインの封筒情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackからの依頼でGMOサインの封筒情報を取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackで特定の投稿があった際に、GMOサインから該当の封筒情報を自動で取得し、Slackに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン ／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：SlackとGMOサインをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
マイアプリにGMOサインが表示されていれば、連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Slackのトリガーを設定する
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「チャンネルID」は、対象とするチャンネルを候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テキスト」は、トリガーの条件となるテキストを入力します。
ここで指定したテキストがメッセージ内に含まれる場合に限り、フローボットが起動します。
今回は【#GMOサイン封筒ステータス確認】をトリガーとして設定しました。
次に、テストを行うので実際に指定したチャンネルにメッセージを投稿しましょう。
メッセージは以下3点を含めて作成してください。
完了したらYoomに戻り「テスト」を押しましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メッセージの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：AI機能でテキストからデータを抽出する
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、テキストからデータ抽出の設定方法についてもご参照ください。
「対象のテキスト」は、取得した値からAIに抽出させるテキストを設定しましょう。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
封筒情報や返信に使いたい任意の項目を設定してください。
今回のテストでは【封筒名】と【作成日】を抽出します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
日付を抽出する場合は以下のテンプレートを活用してください。
設定が完了したら「テスト」を実行します。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「完了」を押して次へ進みます。
ステップ5：GMOサインのアクセストークンを取得する
「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わるので、内容を確認し「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
以下のページを確認し「シークレットキー」と「顧客ID」を取得し、設定しましょう。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行ってください。
アクセストークンが取得されていればテスト成功です。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ6：GMOサインの封筒情報を取得する
「封筒情報を取得」をクリックしてください。
再度、GMOサインと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ5と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、取得した値からアクセストークンの生成オペレーションで生成した値を設定できます。
封筒情報を検索する設定を行います。
「日付の種類」：作成日
「検索の開始日」：取得した値から作成日を設定
「検索の終了日」：同様に取得した値から作成日を設定
「封筒ステータス」：プルダウンから選択
全ての設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると封筒情報が取得されます。
内容を確認し、「完了」を押してください。
ステップ7：AI機能でテキストを生成する
「テキストを生成」を、クリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 が、設定されています。
生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は「変更」から選択可能です。
