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契約の進捗状況を確認するために、毎回GMOサインにログインして特定の封筒情報を探す作業、手間だと感じていませんか？
関係者からステータス確認の依頼が来るたびに他の業務を中断して対応することに追われ、本来注力すべき業務に集中できない、といった課題を抱えている方も多いかもしれません。
もし、チャットツールなどから必要な情報を入力するだけで、GMOサインの封筒情報を自動で取得し、契約状況を素早く確認できる仕組みがあれば、これらの煩わしさから解放され、より戦略的な業務に時間を有効活用できるようになります！
今回ご紹介する自動化の設定は、プログラミングの知識がなくても簡単に設定可能です。
ぜひこの機会に導入して、契約管理業務をもっと効率化しましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはGMOサインの封筒情報を自動で取得する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Slackからの依頼でGMOサインの封筒情報を取得するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Slackで特定の投稿があった際に、GMOサインから該当の封筒情報を自動で取得し、Slackに返信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしもまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：GMOサイン ／Slack
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ステップ1：SlackとGMOサインをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
Slackのマイアプリ連携
基本ナビの手順に沿って登録してください。
GMOサインのマイアプリ連携
アプリ一覧の検索窓からGMOサインを検索し、クリックします。
最後に「追加」を押してください。
マイアプリにGMOサインが表示されていれば、連携完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
コピーすると以下のようにテンプレートがお使いのYoom管理画面にコピーされるので、OKを押して設定を進めていきましょう。
ステップ3：Slackのトリガーを設定する
ここからはフローボットの設定を進めていきます。
まず、「指定のテキストを含むメッセージがチャンネルに投稿されたら」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し、「次へ」をクリックしましょう。
「トリガーの起動間隔」は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択可能です。
「チャンネルID」は、対象とするチャンネルを候補から選択しましょう。
候補は、連携しているアカウントに紐づいて表示されます。
「テキスト」は、トリガーの条件となるテキストを入力します。
ここで指定したテキストがメッセージ内に含まれる場合に限り、フローボットが起動します。
今回は【#GMOサイン封筒ステータス確認】をトリガーとして設定しました。
次に、テストを行うので実際に指定したチャンネルにメッセージを投稿しましょう。
メッセージは以下3点を含めて作成してください。
完了したらYoomに戻り「テスト」を押しましょう。
テストが成功すると、下記のような取得した値が表示されます。
取得した値はこのあとの設定でも使用します。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に変動した値となります。
メッセージの内容が反映していればOKです。「完了」を押して次に進みましょう！
ステップ4：AI機能でテキストからデータを抽出する
「テキスト抽出」をクリックしてください。
変換タイプは 「GPT-4o mini｜3,500文字以内のデータからテキストを抽出（2タスク）」 が、デフォルトで設定されています。
抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動するので、「変更」から任意の変換タイプを選択してください。
詳しくは、テキストからデータ抽出の設定方法についてもご参照ください。
「対象のテキスト」は、取得した値からAIに抽出させるテキストを設定しましょう。
取得した値を活用することで、トリガーが実行されるたびに最新の値が反映されます。
「抽出したい項目」は、テキストの中からどの項目を抽出するかを入力します。
封筒情報や返信に使いたい任意の項目を設定してください。
今回のテストでは【封筒名】と【作成日】を抽出します。
「指示内容」は、AIに対して抽出する際の条件や指示を自由に記入できます。
日付を抽出する場合は以下のテンプレートを活用してください。
設定が完了したら「テスト」を実行します。
設定した項目が抽出されていれば、テスト成功です。
「完了」を押して次へ進みます。
ステップ5：GMOサインのアクセストークンを取得する
「アクセストークンの生成」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わるので、内容を確認し「次へ」をクリックしましょう。
ここでは、アクセストークンの生成を行います。
以下のページを確認し「シークレットキー」と「顧客ID」を取得し、設定しましょう。
※アクセストークンの有効期限は30分です。
設定が完了したら「テスト」を行ってください。
アクセストークンが取得されていればテスト成功です。
確認し「完了」をクリックしてください。
ステップ6：GMOサインの封筒情報を取得する
「封筒情報を取得」をクリックしてください。
再度、GMOサインと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「シークレットキー」と「顧客ID」は、ステップ5と同様の設定をしてください。
「アクセストークン」は、取得した値からアクセストークンの生成オペレーションで生成した値を設定できます。
封筒情報を検索する設定を行います。
「日付の種類」：作成日
「検索の開始日」：取得した値から作成日を設定
「検索の終了日」：同様に取得した値から作成日を設定
「封筒ステータス」：プルダウンから選択
全ての設定が完了したら「テスト」を実行しましょう。
テストに成功すると封筒情報が取得されます。
内容を確認し、「完了」を押してください。
ステップ7：AI機能でテキストを生成する
「テキストを生成」を、クリックしてください。
デフォルトで「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 が、設定されています。
生成するテキストによって消費タスク数が変動するので、変更したい場合は「変更」から選択可能です。
「プロンプト」では、AIへの指示内容を自由に入力できます。
取得した値を活用し任意で設定してください。
また、入力欄にはデフォルトで単一の封筒情報を取得する場合の入力例が入っています。
そのまま利用しても問題なく、必要に応じて任意の指示に変更することもできます。
設定が完了したら「テスト」を、実行しましょう。
テストに成功すると、テキストが出力されます。
内容を確認し「完了」を押してください。
ステップ8：Slackに通知する
「スレッドにメッセージを送る」をクリックしてください。
クリックすると以下の画面に切り替わります。
再度、Slackと連携するアカウントに間違いがないかを確認し「次へ」をクリックしましょう。
「投稿先のチャンネルID」は、ステップ3と同じIDを候補から設定してください。
「タイムスタンプ」は、取得した値から設定できます。
「メッセージ」は、前ステップで生成したテキストを設定しましょう。
入力が完了したら「テスト」を押してください。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
また、実際にメッセージが通知されるので、Slackを確認してみましょう。
確認できたら、Yoomに戻り「完了」を押してください。
ステップ9：トリガーをONにして起動準備完了
これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
作成したフローボットが正常に動作するか確認しておきましょう！お疲れさまでした。
以上がSlackで特定の投稿があった際に、GMOサインから該当の封筒情報を自動で取得し、Slackに返信するフローの連携手順になります！
GMOサイン APIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
指定日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動取得して、Google スプレッドシートに記録したり、楽楽販売やSalesforceの情報をもとに契約書を作成し、GMOサインで送付したりできます。また、kintoneやGoogleフォームの情報から契約書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送付することも可能です。さらに、GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納したり、Microsoft Teamsに通知したり、SalesforceやGoogle スプレッドシートの情報を更新したりといった、契約後のデータ管理や通知の自動化も行えます。
■概要
GMOサインで契約が完了したらGoogle スプレッドシートの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・スピーディーな契約完了を目指している方
・契約書に関連する一連の業務を担当している方
2.Google スプレッドシートでデータの蓄積を行う方
・シートで情報の一元管理を行い、業務に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは迅速の契約完了を行うために活用できるツールです。
しかしGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの情報を毎回手作業で更新するのは、本来自動化できる業務に時間を割くことになります。
作業にかかる手間を自動化によって省きたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを活用するとGMOサインで契約が完了したら、Google スプレッドシートの登録情報を自動で更新し、作業の手間を省きます。
作業にかかっていた時間を省くことで、コア業務にチーム全体が集中することができ、生産性向上へと繋げることができます。
またヒューマンエラーの発生を防ぐことにもつながるため、情報の精度を保つことができます。
■注意事項
・GMOサイン、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに自動通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.電子署名サービスとしてGMOサインを導入している企業
・契約完了後の業務を迅速に処理したいバックオフィス担当者
・契約に関わる業務を効率化したいと考えている方
2.Microsoft Teamsで仕事に関わるコミュニケーションをとっている方
・契約完了の通知をMicrosoft Teamsで受け取りたい方
・GMOサインにアクセスして契約完了の有無を確認するのが手間に感じている方
■このテンプレートを使うメリット
バックオフィスの中には、契約業務を主に担当している方もいると思います。
契約に関わる情報はできるだけ迅速に把握し、抜け漏れなく正確に処理したいですよね。
そこでこのテンプレートを活用すると、GMOサインで契約が完了した際に、自動でMicrosoft Teamsに通知されるようになります。
これまではGMOサインにログインして契約完了を確認していた方も、Microsoft Teams上でスピーディに進捗が確認できるため、情報の把握がしやすくなります。
これにより、契約後の処理をスムーズに進められるようになるでしょう。
また、契約に関してメンバーとやり取りしたい場合も、そのままMicrosoft Teams上でコミュニケーションを取ることができるため、メンバーとの連携がより一層スムーズになります。
■注意事項
・GMOサインとMicrosoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
GMOサインで契約が完了したらSalesforceの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインで帳票類の管理を行う方
・契約書などの効率的な帳票作成に活用している方
・取引に関連する帳票を一元管理している方
2.Salesforceでデータの管理を行う方
・顧客情報や取引情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
GMOサインは帳票作成を効率化することで、業務進行を円滑に行うためのツールです。
しかし、GMOサインの契約の完了のたびSalesforceの情報を手作業で更新するのは、情報の正確性を担保することが難しくなります。
チームに共有する情報の正確性を高く保ちたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローを使用すると、GMOサインの契約が完了したらSalesforceの情報を自動で更新します。
情報の自動更新によって、手入力の手間を省きヒューマンエラーを未然に防ぐため、情報の精度を保ちます。
またこれまで手作業にかかっていた時間を他の業務に充ていることもでき、生産性向上にもつながります。
■注意事項
・GMOサイン、SalesforceのそれぞれとYoomを連携してください。
・Salesforceはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
GMOサインで書類の締結が完了したら、ファイルをOneDriveに格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.GMOサインを使用して契約業務を担当している方
・GMOサインを導入している企業
・契約業務を担当している総務、事務の方
2.OneDriveでファイル管理を担当している方
・OneDriveを使用してファイルの一元管理をしている方
・GMOサインとOneDriveを連携して効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
OneDriveでファイル管理を行う場合、手動や目視で格納先のフォルダを見つける必要があります。
管理しているフォルダの数が多いと、比例して手間が増えるため効率が悪いです。
このテンプレートは、GMOサインで書類の締結が完了したファイルをOneDriveに自動的に格納します。
テンプレートをカスタマイズすると、ファイル格納後にコミュニケーションツールへ通知を出すことができ、ファイルの連携を迅速に行うことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・GMOサインでの署名依頼方法はこちらをご参照ください
■概要
kintoneに顧客情報や取引先情報を登録した後、契約書などの書類を作成し、GMOサインで署名依頼を送る一連の作業を手動で行っていませんか？この定型業務は時間がかかるだけでなく、情報の転記ミスといったヒューマンエラーの温床にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、kintoneにレコードが追加されるだけで、Googleドキュメントを用いた書類作成からGMOサインでの署名依頼までを自動で完結させ、業務の効率化に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
フォームに回答されたら契約書類を用いてGMOサインを送付し、その書類をOneDriveにも格納するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書作成や管理を頻繁に行う必要がある方
2.手動での契約書作成やファイル格納作業を減らし、自動化したいと考えている方
3.Yoomフォーム、GMOサイン、OneDriveを日常的に活用している方
■このテンプレートを使うメリット
・契約書が一元管理され、関係者が簡単にアクセスできるようになります。
・ファイルの保存場所や整理が自動化されるため、情報の見落としや混乱を防ぐことができます。
■注意事項
・GMOサイン、OneDriveそれぞれとYoomを連携してください。
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
■概要
楽楽販売の情報をもとにGoogleドキュメントで契約書を作成して、GMOサインで契約書を送付するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.契約書の作成・送付を頻繁に行う担当者
2.業務効率化を図りたい方
3.楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインを使用している方
■このテンプレートを使うメリット
・手動での契約書作成・送付の手間を省き、業務の効率を大幅に向上させることができます。
・デジタルツールを活用することで、契約書の作成・送付が迅速かつ正確に行え、契約プロセス全体の透明性と信頼性も向上します。
■注意事項
・楽楽販売、Googleドキュメント、GMOサインそれぞれとYoomを連携してください。
・楽楽販売でhttp送信を実行し、Yoomのフローボットを起動する方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6704601
・GMOサインとの連携方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168734
・GMOサインでの署名依頼方法：https://intercom.help/yoom/ja/articles/6168847
・楽楽販売はチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただけるアプリとなっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリを使用することができます。
■概要
GMOサインで契約書などを管理しているものの、フォルダの一覧情報を定期的に取得する作業に手間を感じていませんか？手作業での確認は時間がかかるだけでなく、抜け漏れのリスクも伴います。このワークフローを活用すれば、指定した日時にGMOサインのフォルダ一覧を自動で取得し、Google スプレッドシートに記録できるため、手作業による確認業務から解放され、契約管理を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■ 注意事項
まとめ
GMOサインの封筒情報取得を自動化することで、これまで手作業で行っていた契約ステータスの確認作業や、関係者への報告の手間を削減し、確認漏れや対応の遅れを防ぐことができます。
これにより、担当者は契約管理業務に費やしていた時間を解放され、より重要なコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：検索条件は「作成日」以外も可能ですか？
A：
はい、可能です。
作成日の他に「封筒署名完了日」「封筒ステータス更新日」も選択できます。
Q：Slack以外のツールでも同じことは可能ですか？
A：
可能です。
業務に合わせて自由にフローボットを作成・カスタマイズできるため、普段使用しているチャットツールとも連携できます。
詳しくは基本的なフローボットの作成方法をご確認ください。
Q：自動作成が失敗した場合、どうなりますか？
A：
自動化が失敗した場合、Yoomに登録したメールアドレスに通知が届きます。
また、Yoom画面上に「認証に失敗しました」「設定内容に誤りがある」などのエラーメッセージが表示されます。
エラーが起きた際の対応方法については下記のサイトをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
