■概要
GMOサインで電子契約が完了した後、締結済みの書類を都度ダウンロードし、OneDriveの指定フォルダに手動で格納する作業は、件数が増えるほど手間がかかり、保存忘れのリスクも伴います。 このワークフローを活用すれば、GMOサインで書類の署名が完了したことをトリガーにして、対象の契約書ファイルを自動でOneDriveにアップロードできるため、契約書管理に関する一連の業務を効率化し、より安全な管理体制を構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインとOneDriveで契約書管理を行っており、手作業に手間を感じている方
- 契約書の保存漏れや格納ミスを防ぎ、管理体制を強化したいと考えている管理職の方
- 電子契約に関連する定型業務を自動化し、コア業務への集中を目指すすべての方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの締結完了後、自動でOneDriveにファイルが格納されるため、手動でのダウンロードやアップロード作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手作業によるファイルの保存忘れや、誤ったフォルダへの格納といったヒューマンエラーを防ぎ、契約書管理の正確性を高めることに繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとOneDriveをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」、「文書の取得」、「文書をダウンロード」のアクションを順に設定します
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「ファイルをアップロード」アクションを設定し、ダウンロードした契約書ファイルを指定のフォルダに格納します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインと連携する設定では、シークレットキーや顧客ID、アクセストークンなどを任意の値で設定してください
- OneDriveにファイルをアップロードする設定では、格納先のドライブIDやフォルダのアイテムID、保存する際のファイル名などを任意で指定できます
■注意事項
- GMOサイン、OneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
- トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は「ファイルの容量制限について」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
