GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
GMOサインで契約が完了したらMicrosoft Teamsに通知する
Yoomのテンプレートを使えば、ノーコードで簡単に
GMOサイン
と
Microsoft Teams
を自動連携できます。
■概要
GMOサインで電子契約が完了した際、関係者への情報共有を手作業で行っていませんか。こうした手動での連絡は、通知漏れやタイムラグが発生する原因となり、後続業務の遅れに繋がることもあります。このワークフローを活用すれば、GMOサインで署名が完了したタイミングを検知し、自動でMicrosoft Teamsの指定チャネルへ通知を送信できます。契約締結後の情報共有を迅速かつ確実に行い、スムーズな業務連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GMOサインでの契約管理業務をより効率化したいと考えている法務・総務担当者の方
- 契約締結後の社内共有を手作業で行っており、通知漏れや遅延に課題を感じている方
- Microsoft Teamsを主要なコミュニケーションツールとして活用しているチームの方
■このテンプレートを使うメリット
- GMOサインでの署名完了後、自動でMicrosoft Teamsへ通知が飛ぶため、これまで手動での連絡に費やしていた時間を削減できます
- 人為的な通知漏れや共有の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、契約完了の情報を関係者へ確実に共有することが可能になります
■フローボットの流れ
- はじめに、GMOサインとMicrosoft TeamsをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGMOサインを選択し、「署名が完了したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでGMOサインの「アクセストークンの生成」と「文書詳細情報の取得」アクションを順に設定し、完了した文書の情報を取得します
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、取得した情報を盛り込んだメッセージを指定のチャネルに送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■このワークフローのカスタムポイント
- GMOサインをYoomに連携する際は、お使いの環境に応じたシークレットキーや顧客IDなどの情報を設定する必要があります
- Microsoft Teamsでメッセージを送るアクションでは、通知したいチームIDやチャネルIDを任意で設定できます。また、通知メッセージの内容は、GMOサインから取得した文書情報などを組み込んで自由に作成することが可能です
■注意事項
- GMOサイン、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- GMOサインでの署名依頼方法は「GMOサインで署名依頼を行う」をご参照ください。
- GMOサインの「署名が完了したら」トリガーは、API経由で署名位置の設定を実施した文書の場合のみ起動します。GMOサインの管理画面上で署名完了した文書では起動しませんのでご注意ください。
- 詳細は「GMOサインのアプリトリガーを利用する際の注意点」をご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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