SmartHRの家族情報が新規登録されたら、Google スプレッドシートに自動記録し担当者へメールで通知する

‍■概要

従業員の入社や家族構成の変更に伴う家族情報の管理は、重要な業務でありながら、手作業での対応には手間がかかるものです。
特に、SmartHRへ情報を登録した後に、別の管理台帳へ転記する作業は、負担に感じている方も少なくないでしょう。
このワークフローを活用することで、SmartHRの家族情報を自動で検索・取得し、Google スプレッドシートの家族台帳への記録と担当者への通知までを自動化できるため、こうした課題を円滑に解消します。

■このテンプレートをおすすめする方

• SmartHRの家族情報を手作業で転記しており、自動化によって業務を効率化したい人事労務担当者の方
• 従業員の家族情報に関する更新を、関係者へ自動で共有する仕組みを構築したいと考えている方
• SmartHRとGoogle スプレッドシートを連携させ、家族情報の一元管理を実現したいチームリーダーの方

■このテンプレートを使うメリット

• SmartHRで家族情報が登録されると、自動でGoogle スプレッドシートへ記録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
• 手作業によるデータの転記がなくなることで、入力間違いや更新漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減することに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、SmartHRとGoogle スプレッドシートをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「家族情報が新たに登録されたら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでGoogle スプレッドシートを選択し、「レコードを追加する」アクションで、家族情報を管理するシートにデータを自動で追記するように設定します。
4. 最後に、オペレーションでメール機能を選択し、「メールを送る」アクションで、担当者へ家族情報が登録された旨を通知するように設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• SmartHRとの連携設定では、ご利用の環境に応じたサブドメイン情報を入力してください。
• Google スプレッドシートのオペレーションでは、記録対象のスプレッドシートやシート、データの書き込み範囲などを任意で指定してください。
• メール通知のオペレーションでは、通知先のメールアドレスや件名、本文を自由に設定できます。本文にはSmartHRから取得した従業員名などの情報を差し込むことも可能です。

■注意事項

• SmartHR、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。