■概要
従業員の退職に伴う手続きは、迅速かつ正確な情報伝達が求められる重要な業務ですが、手作業での連絡は手間がかかり、抜け漏れのリスクも伴います。特に、IT資産の返却やアカウントの削除依頼など、各部署への個別連絡は煩雑になりがちです。このワークフローを活用すれば、SmartHRで退職日を更新するだけで、関連部署のSlackチャンネルへ自動で通知が可能です。これにより、連絡業務を効率化し、スムーズな退職手続きを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SmartHRを基点とした退職手続きの連絡業務に、手間を感じている人事労務担当の方
- 従業員の退職に伴うアカウント削除や資産回収などを担当する情報システム部の方
- 退職者に関する部署内の情報共有を、迅速かつ確実に行いたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- SmartHRで退職日を更新するだけでSlackへ自動通知されるため、これまで手作業で行っていた連絡業務の時間を短縮できます。
- 手作業による部署への連絡漏れや、退職者情報の伝達ミスといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な情報共有に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SmartHRとSlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSmartHRを選択し、「条件に合致するレコードに更新されたら」を設定して、退職日が更新されたことを検知するようにします。
- 次に、オペレーションで分岐機能を設定し、SmartHRから取得した部署情報をもとに、通知先を切り替える処理を行います。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」を設定し、各部署に応じたチャンネルへ退職者の情報を通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackへ通知する際、部署ごとに通知先のチャンネルを任意で設定できます。例えば、情報システム部向けのチャンネルや経理部向けのチャンネルなどを指定することが可能です。
- Slackに送信するメッセージ本文は自由にカスタマイズが可能です。SmartHRから取得した「従業員名」や「退職日」などの情報を変数として埋め込み、より具体的な通知内容を作成できます。
■注意事項
- SmartHR、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「進行先を切り替える」はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
- Yoomのデータベースに、データコネクト機能を利用してSmartHRの情報を同期しておいてください。データコネクト機能については、下記をご参照ください。https://intercom.help/yoom/ja/articles/8309502
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