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「会議室の予約を取りたいけど、Garoonで空いている時間を探すのが面倒…」
「チームメンバーから『今日の午後、会議室空いてる?』と聞かれるたびに、自分の作業を中断してGaroonを確認している…」
このように、Garoonでの会議室の空き状況の確認作業に、手間やわずらわしさを感じていませんか?
もし、普段お使いのチャットツールから特定のメッセージを送るだけで、Garoonに登録されている施設の空き予定を自動で検索し、結果を返信してくれる仕組みがあれば、こうした日々の細かな確認作業から解放され、より重要な業務に集中できる時間を生み出すことができます!
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう!
YoomにはGaroonの会議室や施設の空き状況を自動で検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい!」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう!
それではここから代表的な例として、Google Chatで特定のメッセージが届いた際に、Garoonで施設の空き予定を検索して自動返答するフローを解説していきます!
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト:Garoon/Google Chat
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください!
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
1.Garoonのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでGaroonと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント、ログイン名、パスワードを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
2.Google Chatのマイアプリ連携
以下の手順をご参照ください。
以上でマイアプリ登録は完了です!
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーの「試してみる」をクリックします。
※なお、オペレーション数が5つを越えるフローボットは、ミニプラン以上のプランで作成いただけます。フリープランの場合はフローボットが起動しないため、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
「スペースにメッセージが送信されたら」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle Chatでスペースにメッセージを送信しておきましょう。
今回は特定のキーワード「#空き予定確認:第1会議室」を含めたメッセージをテスト用に送信しています。
Yoomの操作画面に戻り、トリガーの設定を行います。
指定した間隔でGoogle Chatをチェックし、トリガーとなるアクション(今回はスペースにメッセージが送信されたこと)を検知すると、フローボットが自動で起動します。
トリガーの起動タイミングは、5分、10分、15分、30分、60分のいずれかで設定できます。
ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が異なるため、その点は要チェックです。
なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
スペースのリソース名
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象のスペースを選択しましょう。
入力が完了したら、設定内容とトリガーの動作を確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、Google Chatに送信されたメッセージに関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値はこの後のステップで利用できます。
※取得した値とは?
トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動するたびに変動した値となります。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、Google Chatで送信されたメッセージをもとに、フローを分岐させる設定を行いましょう。
「分岐|特定の語句の有無」をクリックします。
※分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能(オペレーション)となっております。
フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
※ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。
無料トライアル中には制限対象のアプリや機能(オペレーション)を使用することができます。
分岐の設定方法については、以下のヘルプページをご確認ください。
トリガーのステップで受信したメッセージの内容に、特定のキーワードが含まれている場合だけ処理を進めるよう、分岐条件を設定します。
以下の画面では基本的に内容を確認するだけで問題ありません。
オペレーション
「スペースにメッセージが送信されたら」が設定されていることを確認してください。
取得した値
「メッセージ内容」が条件分岐の対象になっていることを確認します。
分岐条件
Google Chatのスペースに送信されたメッセージの中に「#空き予定確認:第1会議室」というキーワードが含まれている場合にのみ処理を分岐させるため、下記の通り設定しています。
ここで設定したキーワードがメッセージテキストに含まれている場合にのみ、フローが起動する仕組みです。
入力が完了したら、「完了」をクリックしましょう。
続いて、Google Chatから取得したメッセージの内容をもとに、テキストを抽出する設定を行いましょう。
「テキストからデータを抽出する」をクリックします。
AIによるデータ抽出の設定を行います。
変換タイプは 「GPT-4o mini|3,500文字以内のデータからテキストを抽出(2タスク)」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
なお、抽出対象となるテキストの文字数によって消費タスク数が変動します。
長文テキストからデータを抽出する場合は「変更する」をクリックし、任意の変換タイプを選択してください。
テキストからデータ抽出の設定方法については、以下のヘルプページもご参照ください。
対象のテキスト
Google Chatでトリガーイベントにて取得したメッセージ内容を対象に、AIで特定のテキストを抽出します。
入力欄をクリックすると、前のステップでGoogle Chatから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
抽出したい項目
対象のテキストから抽出したい項目をカンマ区切りで入力します。
今回はGaroonで特定施設の空き予定を検索する際に利用するため、デフォルトの項目をそのまま使用しています。
指示内容
AIへの指示内容は任意で設定可能です。
入力が完了したら、設定した項目が正しく抽出されるかどうかを確認するため「テスト」をクリックします。
テストに成功すると、以下の通りテキストから抽出された情報が表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップでGaroonで特定施設の空き予定を検索する際に利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
続いて、前のステップでテキスト抽出した値をもとに、Garoonで特定施設の空き予定を検索しましょう。
「特定施設の空き予定を検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Garoonと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
サブドメイン
注釈に沿って入力しましょう。
検索する空き予定の範囲を設定しましょう。
検索範囲の開始時間
検索範囲の終了時間
それぞれ入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト抽出した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
なお、テキストを直接入力した部分は固定値とされるため、取得した値を活用せず設定を行うと毎回同じ開始・終了時間の予定が検索されてしまうので注意が必要です。
空き予定の時間の間隔
注釈を参考に設定してください。
検索対象の施設
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で特定施設の空き予定が正しく検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Garoonで検索された特定施設の空き予定に関する情報が一覧で表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、Google Chatでメッセージの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後のステップです!
前のステップでテキスト抽出やGaroonから取得した値を利用して、Google Chatでメッセージを送信しましょう。
「メッセージを送信」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google Chatと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
Google Chatのどのスペースにメッセージを通知するかを指定しましょう。
ここで入力したスペース名に、メッセージが送られます。
入力欄をクリックすると連携が有効になっているアカウントから候補が表示されるので、対象の項目を選択しましょう。
通知するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップで取得した値が表示されるので選択してください。
また、任意のテキストと組み合わせて自由に内容をカスタマイズすることも可能です。
※なお、テストでは実際にGoogle Chatのスペースに投稿されます。
あらかじめメンバーに伝えておくか、テスト用のスペースを使うのがおすすめです!
※Google Chatではメンション付きのメッセージを送ることも可能です。
詳しくは以下のヘルプページをご確認ください。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストに成功すると、Google Chatに通知されたメッセージの情報が表示されます。
実際にGoogle Chatを開いて、指定した内容でメッセージが通知されているか確認してみましょう。
今回は以下の通り、特定施設の空き予定に関する情報が通知されていました!
問題がなければYoomの操作画面に戻り、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました!
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、Google Chatで特定のメッセージを受信したタイミングで、Garoonに登録されている施設の空き状況が自動で検索され、結果がGoogle Chat上に返信されるようになります。
実際にメッセージを送信し、Google Chatに空き状況が正しく返ってくるかを確認してみましょう。
Yoomでは、Garoonを活用した様々な自動化を実現できます。ここでは、Garoonに関連する他のテンプレートをいくつかご紹介します。
Garoonのアカウント発行や予定の相互連携を自動化できます。
ワークフロー承認を起点としたGoogle スプレッドシート転記やTrello連携、さらに承認待ち申請のSlack通知や空き予定の自動返信も実現し、社内業務を効率化します。
GaroonとGoogle Chatの連携を自動化することで、これまで手作業で行っていた会議室の空き状況の確認や、メンバーからの問い合わせ対応にかかっていた時間を削減できます。
これにより、誰もがチャットから手軽に空き状況を確認できるようになり、会議設定などの関連業務をスムーズに進めることができるでしょう!
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください!
Q:空き状況の確認後、そのまま予約も自動化できますか?
A:
はい、フローボットを構築することで、Garoon上の施設の空き状況を確認したうえで、そのまま予約登録まで自動化できます。
まず、フローボット内でGaroonの「【スケジュール】特定の施設の空き予定を検索」アクション以下の+ボタンをクリックし、Garoonのアクションから「【スケジュール】予定を登録」を選択し、その後の設定を進めてください。
これにより、手動での予約作業を行うことなく、条件に合った施設の空き枠を検出したタイミングで自動的に予定を登録する仕組みを構築できます。
Q:空き状況の確認後、そのまま予約も自動化できますか?
A:
はい、フローボットを構築することで、Garoon上の施設の空き状況を確認したうえで、そのまま予約登録まで自動化できます。
まず、フローボット内でGaroonの「【スケジュール】特定の施設の空き予定を検索」アクション以下の+ボタンをクリックし、Garoonのアクションから「【スケジュール】予定を登録」を選択し、その後の設定を進めてください。
これにより、手動での予約作業を行うことなく、条件に合った施設の空き枠を検出したタイミングで自動的に予定を登録する仕組みを構築できます。
Q:Google Chat以外のツール(Slack等)でも実現できますか?
Q:Google Chat以外のツール(Slack等)でも実現できますか?
Q:「今日の午後」のような曖昧な時間指定は可能ですか?
A:
はい、可能です。
テキストからデータを抽出するステップで、AIへの指示内容として「文章中の日時表現を特定し、開始日時と終了日時を抽出してください」などと設定することで、「今日の午後」「明日の午前」「来週の火曜日」などの自然言語による曖昧な時間指定にも対応できます。
また、AIには、日付を「YYYY-MM-DD」、時刻を「HH:mm」の形式で出力するよう指示しておくと、後続のステップでGaroonのアクション設定時にそのまま利用できる形になります。
Q:「今日の午後」のような曖昧な時間指定は可能ですか?
A:
はい、可能です。
テキストからデータを抽出するステップで、AIへの指示内容として「文章中の日時表現を特定し、開始日時と終了日時を抽出してください」などと設定することで、「今日の午後」「明日の午前」「来週の火曜日」などの自然言語による曖昧な時間指定にも対応できます。
また、AIには、日付を「YYYY-MM-DD」、時刻を「HH:mm」の形式で出力するよう指示しておくと、後続のステップでGaroonのアクション設定時にそのまま利用できる形になります。