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「毎日、特定の条件に合うMazricaのコンタクトアクションを手動で検索するのが面倒…」
「検索漏れや確認漏れが原因で、顧客へのアプローチが遅れてしまうことがある…」
このように、Mazrica内の情報を探し出す定型業務に時間と手間を取られ、本来集中すべき業務に手が回らないと感じていませんか？
もし、指定した条件に基づいてMazricaのコンタクトアクションを自動で検索し、関係者に通知する仕組みがあれば、このような日々の煩わしい作業から解放されます。
さらに、顧客への迅速なアプローチを実現し、より戦略的な営業活動に注力できるようになるでしょう！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかかりません。
ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
YoomにはMazricaのコンタクトアクションを自動で検索する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
それではここから代表的な例として、毎日Google スプレッドシートの情報からMazricaのコンタクトアクションを検索し、当日開始のアクションをSlackで通知するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。
もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Mazrica ／ Google スプレッドシート ／Slack
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
まずは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
こちらのナビを参考に、マイアプリ連携を進めましょう！
今回のフローで使用するGoogle スプレッドシート、Slackのマイアプリ登録方法についてもナビ内で解説しているので、こちらを参考にYoomとの連携を進めてみてくださいね！
MazricaとYoomのマイアプリ連携
新規接続をクリックしたあと、アプリのメニュー一覧が表示されるのでMazricaと検索し、対象アプリをクリックしてください。
以下の画面が表示されるので、アカウント名とアクセストークンを注釈に沿って入力し、「追加」をクリックしましょう。
続いて、以下のバナーをクリックして、テンプレートをコピーしてください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
それでは、ここから設定を進めていきましょう。
まずは「スケジュールトリガー」をクリックします。
今回は、毎日平日の朝9時にフローボットを実行するよう以下のスケジュールを設定しています。
その他のスケジュールも設定できます。
設定が完了したら、「完了」をクリックします。
続いて、Mazricaのコンタクトアクション検索に必要なデータを取得するため、Google スプレッドシートから複数のレコードを取得しましょう。
「複数のレコードを取得する」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Google スプレッドシートと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
事前準備としてGoogle スプレッドシートでレコードを用意しておきましょう。
ここで作成したレコードが、今回の連携で取得するデータの対象となります。
今回はテスト用に、以下の内容で作成しました。
Yoomの操作画面に戻り、連携するデータベースを設定しましょう。
スプレッドシートID／スプレッドシートのタブ名は入力欄をクリックすると候補が表示されるので、それぞれ対象の項目を選択しましょう。
（事前準備で更新したGoogle スプレッドシートのデータを設定してください）
テーブル範囲
注釈に沿ってテーブル範囲を入力してください。
各項目の設定が完了したら、「次へ」をクリックします。
取得したいレコードの条件
今回は対象のGoogle スプレッドシートから、「コンタクトID」欄が空でないレコードを取得するように設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でレコードが正しく取得されるか確認しましょう。
テストが正常に完了すると、設定した条件に一致するレコードが一覧で表示されます。
以下の取得した値は、この後のステップで活用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップで取得したレコードを1件ずつ処理するため、「同じ処理を繰り返す」を設定しましょう。
「同じ処理を繰り返す」をクリックします。
※「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。この機会にぜひお試しください！
これにより、Google スプレッドシートから取得した各項目が順番に処理されるようになります。
設定後、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップで取得した値を利用して、Mazricaで当日開始のコンタクトアクションを検索しましょう。
「コンタクトアクションを検索」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Mazricaと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
コンタクトID
入力欄をクリックすると、同じ処理を繰り返す設定で取得したループ変数が表示されるので、選択して入力しましょう。
開始日時
入力欄をクリックすると、表示される日付タブから今日の日付を選択して入力しましょう。
状態
プルダウンから「予定」を選択しましょう。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容で該当のコンタクトアクションが検索されるか確認しましょう。
テストに成功すると、Mazricaで検索されたコンタクトアクションに関する情報が表示されます。
以下の取得した値はこの後のステップで利用できます。
内容を確認し、「完了」をクリックしましょう。
続いて、前のステップで取得したコンタクトアクション情報から、Slack通知用のテキストを生成しましょう。
「テキストを生成」をクリックします。
AIによるテキスト生成の設定を行います。
タイトルは任意で変更可能です。
アクションは 「テキストを生成｜1,000文字以内（5タスク）」 がデフォルトで設定されているため、そのまま内容を確認し「次へ」をクリックします。
テキストを生成するアクションは、指示可能なプロンプトの文字数によって消費するタスクが異なります。
プロンプト
AIに生成させたい文章の形式を指定するため、プロンプトを設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでMazricaから取得した値が表示されるので、選択して入力しましょう。
取得した値を活用することで値が固定化されず、フローボットを起動するたびに最新の情報を自動で反映できます。
また、Mazricaのコンタクトアクション情報をもとに、Slack通知用の本文を見やすく生成するため、デフォルトのプロンプトを設定しました。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した内容でテキストが正しく生成されるか確認しましょう。
テストが成功すると、生成されたテキストが表示されます。
以下の画像の取得した値を利用して、この後のステップでSlackでメッセージの送信が可能です。
内容を確認し、「完了」をクリックします。
いよいよ最後の設定です！
前のステップで取得した値を活用し、Slackで当日開始のコンタクトアクションの状況を通知しましょう。
「チャンネルにメッセージを送る」をクリックします。
アクションはあらかじめ設定されているため、そのまま内容を確認してください。
Slackと連携するアカウント情報に問題がなければ、「次へ」をクリックします。
投稿先のチャンネルID
メッセージを送信したい「チャンネルID」を設定します。
入力欄をクリックすると候補が表示されるので、対象のチャンネルを選択しましょう。
※この後のテストでは、指定したチャンネルに実際にメッセージが送信されます。
そのため、事前にチャンネルメンバーへ周知しておくか、テスト専用のチャンネルを用意しておくことをおすすめします。
メッセージ
送信するメッセージの内容を設定します。
入力欄をクリックすると、前のステップでテキスト生成した値が表示されるので、選択しましょう。
また、メンションすることも可能です。
入力が完了したら「テスト」をクリックして、設定した送信先にメッセージが正しく届くか確認しましょう。
テストが成功したらSlackを開いて、指定した内容でメッセージが届いているか確認してみましょう。
今回は下記の通り通知されていました！
問題がなければYoomの操作画面に戻り、取得した値を確認し、「完了」をクリックします。
以上ですべての設定が完了しました！
設定が完了すると、画面上に以下のようなメニューが表示されます。
トリガーをONにすることで、指定したスケジュールになったタイミングで、Google スプレッドシートで管理している情報を基にMazricaのコンタクトアクションが自動で検索されます。
さらに、その情報をもとにAI機能で生成したテキストがSlackに通知されるようになります。
実際に指定したスケジュールでフローを起動し、Mazricaのコンタクトアクション情報がSlackに通知されるかを確認してみましょう。
■概要
Googleフォームが送信されたらMazricaにコンタクトを登録するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに登録を行い、進捗確認している営業担当
・チーム全体のタスクの状況を管理しているチームリーダー
2.Googleフォームを活用している方
・セミナー後のアンケートとして使用しているカスタマーサービス担当
・社内申請のフォームとして使用している商品管理部門
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは取引に関する情報を状況ごとに細かく管理できるため、業務進行を円滑にするツールです。
またGoogleフォームも顧客からのアンケートや、情報の回答を得るために活用できます。
しかし、Googleフォームの回答内容をMazricaに手入力するのは、生産性を阻害する要因となります。
手入力の手間を省いて業務進行を円滑にしたいと考える方にこのフローは適しています。
Googleフォームに回答があったら自動でMazricaのコンタクトを登録するため、手入力の作業を省きます。
また登録する情報を引用することで、手入力によるヒューマンエラーを防ぎます。
■注意事項
・Mazrica、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Mazricaに案件が作成されたら、Backlogに課題を追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.MazricaとBacklogの両方を利用しているプロジェクトマネージャーやチームリーダー
・Mazricaで作成された案件をBacklogの課題として自動的に登録したい方
・案件管理と課題管理を連携させ、プロジェクトの進捗状況を効率的に把握したい方
・手作業による情報転記の手間を省き、ミスの発生を防ぎたい方
2.Mazricaで営業活動や顧客管理を行い、Backlogで開発・プロジェクト管理を行っている企業
・Mazricaの案件情報をBacklogの課題情報と紐付け、開発・プロジェクト管理に役立てたい方
・案件の進捗状況をBacklogで共有し、チーム全体の連携を強化したい方
■このテンプレートを使うメリット
・MazricaとBacklogの情報を連携させることで、営業活動・顧客管理と開発・プロジェクト管理をシームレスに繋げ、より効果的な業務遂行が可能になります。
・手入力による転記ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
■注意事項
・Mazrica、BacklogのそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Mazricaに案件情報が更新されたら、Slackに通知するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを利用して営業活動を行っている方
・プロジェクトの進行状況把握に使用しているチームリーダー
・案件の件数を管理している部門長
2.Slackを主なコミュニケーションツールとして使用している方
・プロジェクトごとに情報共有ツールとして使用している企業
・担当企業とのコミュニケーションツールとして使用している事務職担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaを活用してプロジェクトの管理を行うことは、状況を把握するために有効的です。
Slackを併せて使用することで、案件の情報をスムーズに共有することが可能となり案件の精度を一層あげることができます。
しかし案件の情報更新を都度Slackで通知するのは大きな手間です。
Mazricaの情報が更新されたらSlackにすぐ通知を行いたいと考える方にこのフローは有効です。
Mazricaでの更新内容を引用してSlackへチャットを送付することでチーム内へ即座に更新内容を共有することができます。
またチャット通知までを自動で行うことで手作業による手間をなくします。
■注意事項
・Mazrica、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
■概要
Mazricaのコンタクト情報を使ってOutlookで定型メールを送るフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Mazricaを活用した営業活動を行っている方
・案件ごとに状況把握をしている営業担当
・案件の進捗状況を管理しているチームリーダー
2.Outlookを業務に活用している方
・主な連絡手段としてOutlookのメールを使用している方
・カレンダーを活用してスケジュール管理を行う総務部担当者
■このテンプレートを使うメリット
Mazricaは営業活動に関する情報を管理し詳細状況の可視化ができるため、スムーズな業務進行のために有効的なツールです。
さらにOutlookを使用することで、担当顧客とのやり取りをスムーズにします。
しかし、Outlookでメールを送付する際にその都度Mazricaの登録情報を確認するのは、非効率な働き方を助長する可能性があります。
メールの送付を自動化したいと考える方にこのフローは適しています。
Mazricaのコンタクトページから自動で、定型メールを送付することができるため、手作業でメールを送る手間を省きます。
■注意事項
・Mazrica、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
■概要
Mazricaの商談情報を使ってマネーフォワードクラウド請求書で請求書を発行するフローです。
Chrome拡張機能を使用したトリガーを使用することで、Mazrica上から直接トリガーを起動させることができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.取引先企業の帳票類を管理し、処理する必要のある方
・営業アシスタントや経理担当
・事務職員やオフィスマネージャー
2.Mazricaを使用して顧客企業の情報を管理している企業
・デジタルツールを使用して顧客管理を行う営業アシスタント
・数字の目標管理などを行う営業部門のご担当者
3.手入力の作業を減らし、自動化したいと考える方
・業務効率化を目指している中小企業の経営者
・多方面のタスクを抱える事務担当者
■このテンプレートを使うメリット
・Mazricaの登録内容を使用して自動で請求書の発行を行えるため、手作業による手間を省き業務効率を上げることができます。
・手作業による入力ミスや請求書作成時の転記ミスを防ぎ、データの正確性を保つことができます。
・連絡や手入力の手間を省き、業務効率を大幅に向上させることができます。
■注意事項
・Mazrica、マネーフォワードクラウド請求書のそれぞれとYoomを連携させてください。
■概要
Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら、自動で契約書を作成し、クラウドサインで送付する仕組みを構築します。
■設定方法
1.Mazricaとクラウドサイン、GoogleドキュメントとYoomを連携します。
2.マイアプリ連携でMazricaの「案件アクションが新たに登録されたら」というトリガーを設定します。
3.アクションの目的が「契約書送付」か否かで分岐させます。
4.「契約書送付」と値が等しい場合の分岐先で、Mazricaの「特定の案件情報を取得」アクションで案件IDを指定します。
5.Mazricaの「特定の取引先情報を取得」アクションで取引先IDを指定します。
6.Mazricaの「特定のコンタクト情報を取得」アクションでコンタクトIDを指定します。
7.書類発行オペレーションで、Googleドキュメントの書類の雛形情報を指定し、置換対象と置換後の文字列を設定してください。
8.クラウドサインの「書類を作成」アクションで書類タイトル等を指定します。
9.クラウドサインの「書類にファイルを添付」アクションで書類IDを指定します。
10.クラウドサインの「宛先の追加」アクションで書類ID・メールアドレス・宛先の名前を指定します。
11.クラウドサインの「書類の送信・リマインド」アクションで書類IDを指定してください。
12.Mazricaの案件アクション（契約書送付）が登録されたら、自動でGoogleドキュメントの雛形をもとに契約書を作成し、クラウドサインで契約書が送付されます。
■注意事項
・Mazrica・クラウドサイン・GoogleドキュメントそれぞれでYoomとの連携設定が必要です。
・契約書のテンプレートや送付先、署名順序などは各自の要件に合わせてカスタマイズしてください。
■概要
クラウドサインで契約締結が完了した後、手作業でMazricaの案件情報を更新する際に、手間を感じたり更新漏れが発生したりすることはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、クラウドサインで書類の締結が完了したタイミングをトリガーに、Mazricaの案件フェーズを自動で更新できます。クラウドサインとMazricaの連携を自動化することで、契約締結後の営業プロセスをよりスムーズにし、手作業によるミスを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
営業活動において、Mazricaで新しい取引先を登録するたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく作成漏れや命名規則のミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先名のフォルダが自動で作成されるため、手作業による情報管理の手間を省き、業務の正確性を高めます。
■このテンプレートをおすすめする方
■このテンプレートを使うメリット
■フローボットの流れ
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
■注意事項
■概要
Meta広告（Facebook）でリード情報が登録されたら、Mazrica（旧Senses）にも取引先情報を追加するフローです。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Meta広告（Facebook）運用担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得した取引先情報をMazrica（旧Senses）に手動で入力する手間を省きたい方
・取引先情報の入力ミスを減らしたい方
・Meta広告（Facebook）とMazrica（旧Senses）の取引先情報を自動で同期させたい方
2.営業担当者
・Meta広告（Facebook）から獲得したリード情報に対してMazrica（旧Senses）上で迅速に対応したい方
・Mazrica（旧Senses）で取引先の進捗状況を一元管理したい方
■このテンプレートを使うメリット
Meta広告（Facebook）は新たな顧客を獲得するためのツールですが、獲得したリード情報を他の営業管理ツールと連携させる作業において、手入力がたびたびあり時間と労力を要してしまいます。また、取引先情報をMazrica（旧Senses）に追加する業務は煩雑で人的なミスが発生しやすいプロセスです。
このフローを活用することで、Meta広告（Facebook）から取得した取引先の情報をMazrica（旧Senses）に自動で追加することができるため、手作業による転記が不要になり業務効率が大幅に向上してヒューマンエラーのリスクも軽減されます。
■注意事項
・Meta広告（Facebook）、Mazrica（旧Senses）のそれぞれとYoomを連携してください。
Mazricaのコンタクトアクション検索を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な検索や確認作業の手間を削減し、対応漏れなどのヒューマンエラーを防ぐことができます。
これにより、営業担当者は顧客へのアプローチタイミングを逃さず、より重要な営業戦略の立案といったコア業務に集中できる環境が整うでしょう！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築できます。
もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひ登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：Slack以外のツールにも通知できますか？
A：
はい、可能です。
フローボットで連携するアプリとアクションを変更することで、Slack以外のツールにも通知できます。
例えば、ChatworkやMicrosoft Teams、メールなどを通知先として設定することで、自社で利用しているコミュニケーションツールに合わせて同様の通知フローを構築できます。
Q：検索結果をGoogle スプレッドシートに記録できますか？
A：
はい、可能です。
フローボットで連携するアプリとアクションを変更することで、検索結果をGoogle スプレッドシートに自動で記録できます。
例えば、Mazricaで取得したコンタクトアクション情報を、Google スプレッドシートに追加するアクションを設定することで、Slack通知とあわせて一覧データとして蓄積することが可能です。
Q：検索に失敗した場合のエラー通知は可能ですか？
A：
Yoomに登録する際に設定したメールアドレスに通知が送られます。
通知先は、メールの他にSlackやChatworkも設定できます。
通知メールには、エラーが起きている該当のオペレーションや詳細のリンクが記載されているので、まずは通知内容を確認しましょう。
再実行は自動で行われないため、エラー修正後手動で再実行してください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口を利用することもできます。
