Mazricaで取引先が登録されたらBoxに取引先ごとのフォルダを作成する

■概要

営業活動において、Mazricaで新しい取引先を登録するたびに、手作業でBoxにフォルダを作成する業務は、手間がかかるだけでなく作成漏れや命名規則のミスといった課題にも繋がりがちです。このワークフローを活用すれば、Mazricaへの取引先登録をきっかけに、Boxへ取引先名のフォルダが自動で作成されるため、手作業による情報管理の手間を省き、業務の正確性を高めます。

■このテンプレートをおすすめする方

• MazricaとBoxで取引先情報を管理しており、手作業でのフォルダ作成に課題を感じている方
• 手作業によるフォルダの作成漏れや命名ミスを防ぎ、情報管理の精度を高めたい方
• 営業関連の定型業務を自動化し、より重要なコア業務に集中したいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Mazricaに取引先を登録するだけで、Boxにフォルダが自動で作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
• 手作業によるフォルダ名の入力間違いや作成漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、情報管理の標準化に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、MazricaとBoxをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでMazricaを選択し、「取引先が新たに登録されたら」というアクションを設定して、フローが起動する条件を定めます。
3. 最後に、オペレーションでBoxの「フォルダを作成」アクションを設定し、トリガーで取得した取引先情報をもとにフォルダを作成するよう設定します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Boxでフォルダを作成するアクションを設定する際に、作成するフォルダの名称を、トリガーで取得したMazricaの取引先名などの情報を用いて動的に設定してください。
• Boxのアクション設定で、フォルダを作成したい親フォルダのコンテンツIDを指定してください。これにより、特定の親フォルダ配下に新しいフォルダが作成されます。

■注意事項‍

• Mazrica、BoxとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。