「ChatGPTに毎回同じようなプロンプトとデータを手作業で送るのが面倒…」
「この定型的なデータ送信作業に時間を取られ、本来集中すべき分析や企画業務が進まない…」
このように、ChatGPTを活用する上でのデータ送信作業に、手間や非効率さを感じていませんか？
もし、様々なアプリケーションにあるデータを自動でChatGPTに送信し、その結果をドキュメントにまとめたり、チームに共有したりできる仕組みがあればいいなと思いますよね。そうすればこうした定型業務から解放され、より創造的な業務に時間を割くことができ、ビジネスの可能性をさらに広げられます！
今回ご紹介する自動化の設定は、ノーコードで簡単に設定できて、手間や時間もかからないので、ぜひ自動化を導入して作業をもっと楽にしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはChatGPTにデータを送信してAIを活用する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、クリエイティブな発想を自動的に収集・整理する業務ワークフローです。
これにより、アイデアの蓄積や管理が効率化され、日々の業務における創造力の向上をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に新しいアイデアを必要とするクリエイティブ職の方
・アイデアの整理や保存に手間を感じているチームリーダー
・ChatGPTとGoogle Driveを活用して業務の効率化を図りたい方
・アイデアの蓄積を体系的に管理したいプロジェクトマネージャー
・日々のブレインストーミングを自動化したいビジネスパーソン"
■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・書類発行アクションを使用することで、Google Driveに自動でファイルが保存されます。
定期的にChatGPTでアイデアを生成するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveにドキュメントとして自動で保存するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていくので、もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：OpenAI／Google Drive
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- OpenAIとGoogle Driveのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- スケジュールのトリガー設定とOpenAI、Google Driveのアクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、クリエイティブな発想を自動的に収集・整理する業務ワークフローです。
これにより、アイデアの蓄積や管理が効率化され、日々の業務における創造力の向上をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に新しいアイデアを必要とするクリエイティブ職の方
・アイデアの整理や保存に手間を感じているチームリーダー
・ChatGPTとGoogle Driveを活用して業務の効率化を図りたい方
・アイデアの蓄積を体系的に管理したいプロジェクトマネージャー
・日々のブレインストーミングを自動化したいビジネスパーソン"
■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・書類発行アクションを使用することで、Google Driveに自動でファイルが保存されます。
ステップ1：OpenAIとGoogle Driveをマイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにしていきます。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
それではここから今回のフローで使用するアプリのマイアプリ登録方法を解説します。
OpenAI（ChatGPT）のマイアプリ連携
以下をご確認ください。
Google Driveのマイアプリ連携
「新規接続」の検索窓に、Google Driveと入力し検索しましょう。
下記画面が表示されたら「Sign in with Google」をクリックしてください。
使用するGoogleアカウントを選択し、ログインしましょう。
これでマイアプリ連携が完了します。
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。以下バナーの「試してみる」をクリックしましょう。
定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する
試してみる
■概要
「定期的に新しいアイデアをChatGPTで生成し、Google Driveに保存する」ワークフローは、クリエイティブな発想を自動的に収集・整理する業務ワークフローです。
これにより、アイデアの蓄積や管理が効率化され、日々の業務における創造力の向上をサポートします。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的に新しいアイデアを必要とするクリエイティブ職の方
・アイデアの整理や保存に手間を感じているチームリーダー
・ChatGPTとGoogle Driveを活用して業務の効率化を図りたい方
・アイデアの蓄積を体系的に管理したいプロジェクトマネージャー
・日々のブレインストーミングを自動化したいビジネスパーソン"
■注意事項
・ChatGPT、Google スプレッドシート、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・書類発行アクションを使用することで、Google Driveに自動でファイルが保存されます。
以下のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。OKをクリックして設定を進めましょう。
ステップ3：スケジュールトリガーの設定を行う
まず、フローの第一段階であるアプリトリガーの設定を行います。
フローボットの「指定したスケジュールになったら」をクリックしてください。
※スケジュールトリガーについて詳しく見たい方は以下をご確認ください。
スケジュールトリガーは、スケジューリングした日時にフローを動かしてくれるトリガーです。
今回はデフォルト設定どおり毎月一日の9時に起動するよう設定しています。
任意で設定ができたら、「完了」ボタンを押してください。
ステップ4：ChatGPTでテキストを生成する
次にChatGPTでテキストを生成します。「テキストを生成」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。確認出来たら「次へ」をクリックしましょう。
AIに指示だしするため、「メッセージ内容」を書いていきます。
今回はデフォルトで入っている例を参考に、以下のように入力しています。
- あなたは、最新の食のトレンドと消費者の潜在的なニーズを深く理解している食品開発コンサルタントです。
- 以下の条件に基づき、ターゲット層に強く共感され、未来のトレンドとなる可能性が高いと考えられる食品の製品アイデアを30個提案してください。
- #条件
- ジャンル: 食品
- 出力形式: 各アイデアについて、以下の3点を含めて箇条書きで記述してください。
- 1.製品名（キャッチーなもの）
- 2.ターゲット層（具体的な属性を明確に）
- 3.トレンドの理由（なぜそのターゲット層に響き、売れるのか、食の価値観や社会変化に基づき推論してください）
- #提案するアイデアの方向性
- 健康志向（例：グルテンフリー、プラントベース）
- 手軽さ・時短（例：冷凍食品、ミールキット）
- 持続可能性（例：フードロス削減、代替タンパク質）
- 個人のカスタマイズ（例：パーソナライズ栄養食）
その他にもAIの指示出しに関する詳細を設定できますので、必要に応じて設定してください。
今回は特に入力せずしていません。
設定が行えたらテストボタンをクリックしましょう。
テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
※取得した値とは？
取得した値とは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得した値は、後続のオペレーション設定時の値として利用でき、フローボットを起動する度に、変動した値となります。詳しくは以下をご覧ください。
「完了」ボタンをクリックして次に進みます。
ステップ5：書類を発行しGoogle Driveに保存する
最後に書類を発行しGoogle Driveに保存していきます。「書類を発行する」をクリックしてください。
アクションと連携アカウントを確認していきます。
アクションはデフォルト設定のまま、アカウント情報は、連携したいアカウントが選択されているか確認してください。
今回のフローは雛形書類を連携し、それをコピーして書類を作ってGoogle Driveに保存するという流れになっていますので、まずは以下のような雛型書類を準備します。
シートの｛ChatGPT返答内容｝の部分がChatGPTが考えたアイデアに置換されるイメージです。
雛型書類を作成したら、「スプレッドシートのファイルID」の部分に「候補」から選択して入力してください。
次に発行書類をどこに格納するか、候補より選んでください。新規フォルダを作成していただいても問題ありません。
出力ファイル名は「日付」などの項目を使用して入力していただくと、よりわかりやすいのでお試しください。
入力し終わったら「次へ」をクリックしましょう。
雛型書類がうまく読み込めていれば「置換対象の文字列」に雛型書類の内容が「置換対象の文字列」として反映されます。
「置換後の文字列」に取得した値から「テキスト生成：返答内容」を選択してください。ここで取得した値を使うことで、次にフローを起動したときに可変の値となって便利です。
ここまで入力し終わったらテストボタンをクリックします。テストが成功し、取得した値が入ればOKです。
発行書類の格納場所に指定したフォルダも見に行ってみましょう。
PDFファイルと雛型書類と同じ形式のファイルが保存されています。
内容も以下のように入っていればOKです。
ステップ6：トリガーをONにして動作確認
お疲れ様でした！これですべての設定が完了です。
設定が完了すると以下のようなメニューが表示されるので、トリガーをONにします。
動作確認をしてみましょう。
ChatGPTのAPIを使ったその他の自動化例
ChatGPTのAPIを活用することで、様々な自動化の実現が可能になります。
ChatGPTを使った自動化例
ChatGPTを活用して、AirtableやBacklogに登録された情報の要約を自動で行い、Google スプレッドシートやチャットツールへ連携できます。また、Salesforceの商談フェーズに合わせたアクションプランの策定や、受信メールの内容解析に基づくTrelloへのタスク作成、さらには問い合わせへの回答自動生成など、高度な思考を必要とする業務を幅広くサポートすることが可能です。
Airtableに特定条件のレコードが登録されたら、ChatGPTで内容を要約してGoogle スプレッドシートに追加する
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■概要
Airtableに日々蓄積されていく情報を確認し、ChatGPTで内容を要約して別のツールに転記する作業は、手間がかかり見落としの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、Airtableに特定の条件を満たすレコードが登録された際に、自動でChatGPTが内容を要約し、指定のGoogle スプレッドシートに情報を追加することが可能です。手作業による情報整理の手間を省き、効率的なデータ管理を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・AirtableとChatGPTを活用した情報収集や顧客管理などを手作業で行っている方
・Airtableで管理しているデータを、Google スプレッドシートに手動で転記・共有している方
・AirtableやChatGPTを用いた定型業務を自動化し、コア業務に集中したいと考えている方
■注意事項
・Airtable、ChatGPT、Google スプレッドシートのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・Airtableのアウトプットの取得方法は下記を参考にしてください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/5404443
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Asanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTで作成したメッセージをChatworkに通知する
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毎日指定の時間にAsanaで期日が今日までのタスクを取得したら、ChatGPTを使用して作成した通知内容をChatworkに通知するフローです。
BASEで特定の名称を含む商品が作成・更新されたら、商品説明をChatGPTで要約し反映する
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■概要
「BASEで特定の名称を含む商品が作成・更新されたら、商品説明をChatGPTで要約し反映する」業務ワークフローは、BASE上の商品を条件フィルタで抽出し、AI要約機能でテキストを最適化。
BASEとChatGPTの連携で説明文を自動更新し、EC担当者の作業時間を手軽に削減します。
手作業のミスも防止でき、安定した品質をキープできます。
■このテンプレートをおすすめする方
・BASEで新商品や更新商品の説明文作成に時間がかかっているEC担当者の方
・商品タイトルに「特定ワード」が含まれる時だけ要約＆反映したいショップ運営者の方
・長文の説明を手作業でまとめ直すミスが気になるチームリーダーの方
・AIを活用してEC運営を効率化したいマネージャーや経営者の方
■注意事項
・BASE、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Backlogで特定の課題が作成されたら、詳細をChatGPTで要約し更新する
試してみる
■概要
「Backlogで特定の課題が作成されたら、詳細をChatGPTで要約し更新する」ワークフローは、Backlogに登録された課題の文章を自動要約する仕組みです。
長文の確認作業を減らし、いつでも最新の要点がチーム内でスムーズに共有できるようになります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Backlogで長文の課題詳細を読むのが手間に感じ、見落としを防ぎたいプロジェクトマネージャーの方
・チームメンバーへの要点共有をもっとスピーディーにしたい開発リーダーの方
・BacklogとChatGPTの連携に興味があり、要約プロセスを自動化してレビュー遅延を解消したい担当者
・プロジェクトの情報整理から定型業務の負荷を減らし、チームの生産性を向上させたい組織の方
■注意事項
・Backlog、ChatGPTのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Google スプレッドシートの情報をもとにChatGPTで翻訳・要約を行い、結果を追加する
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Salesforceの商談がステージ更新されたら次のアクションプランをChatGPTで作成する
試してみる
■概要
このフローでは、SalesforceとChatGPTの連携により、商談のステージが変更されると自動的に次に必要なアクションプランを生成することが可能です。これによって、営業担当者は的確な顧客対応が可能となり、成約率の向上が期待できます。また、手動でプランを考える手間を省き、営業活動をより戦略的に進めることができるでしょう。
Yoomを利用すると、プログラミング不要で簡単にアプリ同士を連携することができます。
■このテンプレートがおすすめな方
・Salesforceを活用して営業活動を管理している営業担当者の方
・営業プロセスの自動化を検討している営業マネージャーの方
・ChatGPTを利用して営業支援を強化したいIT担当者の方
・salesforce chatgpt 連携による業務効率化を目指すビジネスオーナーの方
・営業チーム全体のフォローアップ品質を統一したいリーダーの方
■注意事項
・SalesforceとChatGPTをYoomに連携する必要があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ChatGPTで解析しTrelloにカードを作成する
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Tallyで受け付けた問い合わせに対し、ChatGPTで回答を生成し、自動メールで返信する
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■概要
「Tallyで受け付けた問い合わせに対し、ChatGPTで回答を生成し、自動メールで返信する」フローは、問い合わせ対応を自動化する業務ワークフローです。
Tallyで集めたフォームデータをChatGPTが解析・回答生成し、その結果を自動的にメールで顧客へ送信します。
これにより、迅速かつ一貫した対応が可能となり、スタッフの負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Tallyを活用して顧客からの問い合わせを管理しているカスタマーサポート担当者
・ChatGPTを利用して問い合わせ対応の自動化を検討しているIT担当者
・問い合わせ処理の効率化と迅速化を図りたい中小企業の経営者
・手動でのメール返信に時間を取られている営業スタッフ
・AIを活用した業務自動化に興味があるビジネスプロフェッショナル
■注意事項
・Tally、ChatGPT、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
・ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成してX（Twitter）に自動投稿する
試してみる
■概要
毎週Notionから情報を取得し、ChatGPTで文章を生成してX（Twitter）に自動投稿するフローです。
Yoomではプログラミング不要でアプリ間の連携ができるため、簡単にこのフローを実現することができます。
■このテンプレートをおすすめする方
・定期的にX（Twitter）で情報発信をしており、コンテンツの作成や投稿の負担を軽減したいマーケティング担当者
・データに基づいた情報発信を行いたいが、データの整理と文章化に手間がかかっている方
・NotionのデータとChatGPTを活用し、一定のフォーマットで情報を定期的に発信したい広報やPR担当者
・Notionで情報整理やコンテンツ管理を行っているSNS運用担当者
■注意事項
・Notion、ChatGPT、X（Twitter）のそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
Salesforceで商談が成立したら、ChatGPTで請求書の草案を作成する
試してみる
まとめ
ChatGPTへのデータ送信作業を自動化することで、これまで手作業で行っていた定期的な情報収集やコンテンツ作成の手間を削減し、ヒューマンエラーを防ぐことができます。これにより、常に最新のアイデアや情報を自動で取得し、企画立案や意思決定といったコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的な操作で簡単に業務フローを構築可能です。もし自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひYoom会員登録フォームから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：GPT-4など、利用するAIモデルは選択できますか？
A：
可能です！
「テキストを生成」のフローの際に設定できますので、お好きなモデルでお試しください。
Q：条件によって実行するプロンプトを分岐させることはできますか？
A：
可能です！ミニプラン以上でご利用できる分岐設定を使うことで特定の条件のものだけを連携できるようになります。
詳しい分岐の設定方法については、以下をご参照ください。
「分岐」の設定方法
Q：フローの途中でChatGPTがエラーになった際の対処法は？
A：
連携が一時的に失敗（エラー）した際、メールでその旨の通知が行われます。
また、自動での再実行（リトライ）は行われないため、エラー発生時は手動で再実行が必要です。詳しくは、以下のヘルプページをご参照ください。
エラー時の対応方法について
もし、それでも解決しない場合は以下お問い合わせ窓口よりご連絡ください。
Yoomお問い合わせ窓口
