■概要
Gmailに届く重要な問い合わせや依頼メールを、一件ずつ手作業でTrelloにタスクとして登録していませんか？この作業は時間がかかるだけでなく、転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーの原因にもなりがちです。このワークフローを活用すれば、GmailとTrelloの連携をスムーズに自動化でき、特定のメール受信をトリガーとしてChatGPTが内容を解析し、Trelloへ自動でカードを作成するため、タスク管理業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- GmailとTrelloを連携させ、問い合わせメールからのタスク作成を自動化したい方
- メールの内容を確認しTrelloへ手入力する作業に、手間や時間を取られている方
- 手作業によるタスクの作成漏れや、内容の転記ミスを防ぎたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 特定のキーワードを含むGmailのメール受信を起点に、Trelloへのカード作成が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます
- 人の手による転記作業がなくなることで、タスクの登録漏れや内容の入力ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、Gmail、ChatGPT、TrelloをYoomと連携します
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します
- 続いて、オペレーションでChatGPTを選択し、「テキストを生成」アクションを設定して、受信したメールの内容を解析させます
- 最後に、オペレーションでTrelloの「新しいカードを作成」アクションを設定し、ChatGPTが生成した内容をもとにカードを作成します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Trelloで新しいカードを作成する際に、対象のボードやリストを任意で指定することが可能です
- カードのタイトルや説明欄には、Gmailで受信したメールの件名や本文、またはChatGPTで生成したテキストなどを変数として設定できます
- カードの担当者や期日などの項目に、特定の値を固定で設定したり日付変数を設定したりすることも可能です
■注意事項
- Gmail、ChatGPT、TrelloのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約が必要です。（APIが使用されたときに支払いができる状態）
- ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
