■概要
Jotformで集めた回答データを定期的にレポーティングし、Notionなどで管理する業務は、手作業で行うと手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールになるとJotformのレポート作成からNotionへのレコード追加までを完全に自動化するものです。JotformのAPIを利用した連携を検討していた方でも、開発不要で手軽に同様の仕組みを構築できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- JotformとNotionを使い、手作業での定期レポート作成に手間を感じているご担当者の方
- Jotformのデータをチームで共有するため、Notionへ自動で情報を蓄積させたいと考えている方
- JotformのAPIを利用した連携などを検討しており、より簡単な自動化の方法を探している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定したスケジュールでJotformのレポート作成とNotionへの追加が自動で行われるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と業務の信頼性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポートを作成」アクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jotformで作成したレポート内容をNotionに追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformでレポートを作成するアクションでは、レポートに含めるテキストなどを固定値で設定したり、変数を用いて動的に情報を埋め込むことが可能です。
- Notionにレコードを追加するアクションでは、追加したいデータベースや各プロパティに、固定値や前段のJotformで作成したレポート情報を変数として設定できます。
■注意事項
- Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
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