指定のスケジュールになったらJotformでレポートを作成し、Notionにレコードを追加する

■概要

Jotformで集めた回答データを定期的にレポーティングし、Notionなどで管理する業務は、手作業で行うと手間がかかり、対応漏れのリスクも伴います。このワークフローは、指定したスケジュールになるとJotformのレポート作成からNotionへのレコード追加までを完全に自動化するものです。JotformのAPIを利用した連携を検討していた方でも、開発不要で手軽に同様の仕組みを構築できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• JotformとNotionを使い、手作業での定期レポート作成に手間を感じているご担当者の方
• Jotformのデータをチームで共有するため、Notionへ自動で情報を蓄積させたいと考えている方
• JotformのAPIを利用した連携などを検討しており、より簡単な自動化の方法を探している方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定したスケジュールでJotformのレポート作成とNotionへの追加が自動で行われるため、定型業務にかかる時間を短縮できます。
• 手作業による転記ミスや対応漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、情報の正確性と業務の信頼性を高めることに繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、JotformとNotionをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポートを作成」アクションを設定します。
4. 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを追加する」アクションを設定し、Jotformで作成したレポート内容をNotionに追加します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Jotformでレポートを作成するアクションでは、レポートに含めるテキストなどを固定値で設定したり、変数を用いて動的に情報を埋め込むことが可能です。
• Notionにレコードを追加するアクションでは、追加したいデータベースや各プロパティに、固定値や前段のJotformで作成したレポート情報を変数として設定できます。

■注意事項

• Jotform、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。