Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信したら、Jotformのレポート一覧を取得し返信する

■概要

Jotformに関する特定の報告や問い合わせメールがGmailに届いた際、都度内容を確認し、Jotformの管理画面から必要な情報を探して返信するのは手間のかかる作業です。手作業では対応の遅れや、返信内容のミスに繋がる可能性もあります。このワークフローは、Gmailでの受信をきっかけに、JotformのAPIを利用した情報取得とメール返信を自動化し、定型的な問い合わせ対応の負担を軽減します。

■このテンプレートをおすすめする方

• JotformとGmailを用いた定型業務に時間がかかり、効率化したいと考えている方
• JotformのAPIなどを活用し、問い合わせ対応を自動化したいと考えている担当者の方
• 手作業によるメール返信でのミスや、対応漏れを防ぎたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailでの受信からJotformの情報取得、返信までを自動化するため、これまで手作業で行っていた一連の対応時間を短縮します。
• JotformのAPIを利用して正確な情報を自動取得するため、手作業による情報の見間違いや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、GmailとJotformをYoomと連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 続いて、オペレーションでAI機能を選択し、受信したメール本文から必要な情報を抽出するよう設定します。
4. 次に、オペレーションでJotformを選択し、「レポート一覧を取得する」アクションを設定します。
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得したレポート情報を基にメールを自動返信します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• AI機能では、受信したメール本文から抽出したいデータ項目（例：問い合わせ番号、顧客名など）を任意で設定できます。
• Jotformでレポート一覧を取得する際、特定のレポートIDを固定値で指定したり、前段のAI機能で抽出した値を変数として条件に埋め込むことが可能です。
• Gmailでのメール返信では、送信先を任意のアドレスに設定できます。また本文には固定の文章に加え、Jotformから取得した情報などを変数として差し込むことで、内容を動的に変更できます。

■注意事項

• Gmail、JotformのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。