■概要
Jotformで収集した回答を管理するために、都度OneDriveにフォルダを手作業で作成していませんか？この作業は単純ですが、件数が増えると大きな手間となり、フォルダ名のミスや作成漏れの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Jotformへの回答送信をトリガーに、指定した形式でOneDriveにフォルダを自動で作成し、こうした情報管理の課題を解消します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた情報をOneDriveで管理している担当者の方
- 手作業によるフォルダ作成の手間や、命名規則の不統一に課題を感じている方
- フォーム回答後の情報管理プロセスを自動化し、効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformに回答が送信されるたび、自動でOneDriveにフォルダが作成されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるフォルダの作成漏れや、回答者ごとのフォルダ名の付け間違いといったヒューマンエラーを防ぎ、管理精度を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、JotformとOneDriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーとなったフォームの回答内容を取得します。
- 最後に、オペレーションでOneDriveの「フォルダを作成」アクションを設定し、取得した回答内容をもとにフォルダを作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- OneDriveでフォルダを作成するオペレーションでは、作成したフォルダを格納する親フォルダを任意で設定することが可能です。案件ごとや年月ごとなど、管理体系に合わせて保存先を指定してください。
■注意事項
- JotformとOneDriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- JotformのWebhook設定方法はこちらをご参照ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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