Squareで支払いが作成されたら、Gmailで返金通知を送信する
試してみる
■概要
Squareでの決済後、返金が発生した際の顧客への通知対応に手間を感じていませんか？手作業でのメール作成や送信は、時間がかかるだけでなく、宛先間違いや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Squareで支払い情報が作成されると関連情報を自動で取得し、Gmailから指定の宛先に返金通知を送信できるため、手作業による対応をなくし、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用しており、返金時の通知業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業でのメール送信による、対応漏れや送信ミスを防ぎたいECサイト運営者の方
- 顧客対応の品質を向上させ、迅速なコミュニケーションを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの決済をトリガーに返金通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信業務にかかる時間を短縮できます
- 手作業による宛先間違いや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な返金通知を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の注文情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに注文詳細を特定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、顧客情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した顧客情報や注文情報をもとに返金通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareのトリガー設定では、複数のワークフローを管理する場合などに備え、識別のしやすい任意のWebhook名を設定することが可能です
- Gmailからメールを送信するアクションでは、通知を送りたい宛先を任意に設定できます。特定の管理者に送信する、あるいはSquareから取得した顧客のメールアドレスを設定するなど、用途に合わせてカスタマイズしてください
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
「Squareで決済があるたびに、いちいち手作業で返金に関する案内メールを作成して送っている…」
「送信漏れや宛先のミスが心配で、地味に神経を使う…」
このように、決済後のフォロー対応に手間や不安を感じていませんか？
もし、Squareで決済が行われたタイミングで、必要な情報を含んだメールを自動で顧客に送信できる仕組みがあれば、手作業の手間やミスのリスクを減らし、より重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
この機会に通知業務の自動化を進め、日々の作業をスマートにしていきましょう。
とにかく早く試したい方へ
Yoomでは、Squareで決済が行われたタイミングで、返金やキャンセル方法をGmailで自動送信するテンプレートをご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
Squareで支払いが作成されたら、Gmailで返金通知を送信する
試してみる
■概要
Squareでの決済後、返金が発生した際の顧客への通知対応に手間を感じていませんか？手作業でのメール作成や送信は、時間がかかるだけでなく、宛先間違いや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Squareで支払い情報が作成されると関連情報を自動で取得し、Gmailから指定の宛先に返金通知を送信できるため、手作業による対応をなくし、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用しており、返金時の通知業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業でのメール送信による、対応漏れや送信ミスを防ぎたいECサイト運営者の方
- 顧客対応の品質を向上させ、迅速なコミュニケーションを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの決済をトリガーに返金通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信業務にかかる時間を短縮できます
- 手作業による宛先間違いや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な返金通知を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の注文情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに注文詳細を特定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、顧客情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した顧客情報や注文情報をもとに返金通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareのトリガー設定では、複数のワークフローを管理する場合などに備え、識別のしやすい任意のWebhook名を設定することが可能です
- Gmailからメールを送信するアクションでは、通知を送りたい宛先を任意に設定できます。特定の管理者に送信する、あるいはSquareから取得した顧客のメールアドレスを設定するなど、用途に合わせてカスタマイズしてください
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
SquareとGmailを連携するフローを作ってみよう
代表的な例として、Squareで決済が行われたタイミングで、返金やキャンセル方法をGmailで顧客に自動通知するフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
※今回連携するアプリの公式サイト：Square／Gmail
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- Square、Square（Webhook）、Gmailのマイアプリ連携
- テンプレートのコピー
- Square（Webhook）のトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Squareで支払いが作成されたら、Gmailで返金通知を送信する
試してみる
■概要
Squareでの決済後、返金が発生した際の顧客への通知対応に手間を感じていませんか？手作業でのメール作成や送信は、時間がかかるだけでなく、宛先間違いや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Squareで支払い情報が作成されると関連情報を自動で取得し、Gmailから指定の宛先に返金通知を送信できるため、手作業による対応をなくし、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用しており、返金時の通知業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業でのメール送信による、対応漏れや送信ミスを防ぎたいECサイト運営者の方
- 顧客対応の品質を向上させ、迅速なコミュニケーションを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの決済をトリガーに返金通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信業務にかかる時間を短縮できます
- 手作業による宛先間違いや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な返金通知を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の注文情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに注文詳細を特定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、顧客情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した顧客情報や注文情報をもとに返金通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareのトリガー設定では、複数のワークフローを管理する場合などに備え、識別のしやすい任意のWebhook名を設定することが可能です
- Gmailからメールを送信するアクションでは、通知を送りたい宛先を任意に設定できます。特定の管理者に送信する、あるいはSquareから取得した顧客のメールアドレスを設定するなど、用途に合わせてカスタマイズしてください
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
ステップ1：マイアプリ連携
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
Square（Webhook）の場合
検索窓に「Square（Webhook）」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されたら、「Square Developer Portal」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、使用するアプリケーションの「Open」をクリックしてください。
※アプリケーションがまだない場合は、「＋」をクリックして新規作成します。
表示された画面で「Production」を選択し、アクセストークンをコピーします。
テンプレートの新規登録画面に戻り、アカウント名と先ほどコピーしたアクセストークンを入力して「追加」をクリックしてください。
以上で、Square（Webhook）の連携は完了です。
Squareの場合
Squareのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Gmailの場合
Gmailのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここからは、Squareで決済が行われたタイミングで、返金やキャンセル方法をGmailで顧客に自動通知するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
Squareで支払いが作成されたら、Gmailで返金通知を送信する
試してみる
■概要
Squareでの決済後、返金が発生した際の顧客への通知対応に手間を感じていませんか？手作業でのメール作成や送信は、時間がかかるだけでなく、宛先間違いや内容の誤りといったミスにも繋がりかねません。このワークフローを活用すれば、Squareで支払い情報が作成されると関連情報を自動で取得し、Gmailから指定の宛先に返金通知を送信できるため、手作業による対応をなくし、迅速かつ正確な顧客対応を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareを利用しており、返金時の通知業務を効率化したいと考えている経理担当者の方
- 手作業でのメール送信による、対応漏れや送信ミスを防ぎたいECサイト運営者の方
- 顧客対応の品質を向上させ、迅速なコミュニケーションを実現したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの決済をトリガーに返金通知が自動送信されるため、これまで手作業で行っていたメール作成や送信業務にかかる時間を短縮できます
- 手作業による宛先間違いや内容の記載ミスといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客への正確な返金通知を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでSquareの「特定の注文情報を取得」アクションを設定し、トリガーで取得した情報をもとに注文詳細を特定します
- 続いて、オペレーションでSquareの「特定の顧客情報を取得」アクションを設定し、顧客情報を取得します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した顧客情報や注文情報をもとに返金通知メールを送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareのトリガー設定では、複数のワークフローを管理する場合などに備え、識別のしやすい任意のWebhook名を設定することが可能です
- Gmailからメールを送信するアクションでは、通知を送りたい宛先を任意に設定できます。特定の管理者に送信する、あるいはSquareから取得した顧客のメールアドレスを設定するなど、用途に合わせてカスタマイズしてください
■注意事項
- Square、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ステップ3：Squareのトリガー設定
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Squareで支払いが作成されたら、Gmailで返金通知を送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、「支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとトリガーアクションを設定します。
- タイトル：わかりやすい名前に変更できます。設定したタイトルは、上記画像の赤枠部分に反映されます。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。必要に応じて、他のアカウントに切り替えることも可能です。
- トリガーアクション：テンプレート通りに「支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」を選択します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次に、Webhookの名前を入力します。
※Webhookとは？
Squareで発生した支払いの作成や在庫数更新などのイベントを検知し、その情報を外部システムへ自動的に通知するための仕組みです。
これを設定することで、YoomとSquare間のデータ連携がリアルタイムで行われます。
ここでは、どのようなアクションかが分かるような名前をつけましょう。
名前を入力したら、API接続のテストを実行します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
内容を確認して、次へ進みましょう！
ここでSquareを開き、テスト用の支払いデータを作成します。
今回は、以下のような内容で作成しました。
支払いデータの準備ができたら、テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動するたびに値が変わります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続の設定で使用します。
内容を確認したら、保存して次のステップに進みましょう！
ステップ4：Squareから注文情報を取得する設定
このステップでは、ステップ3で取得した支払い情報をもとに、関連する注文データを取得する設定を行います。
フロー内の「特定の注文情報を取得」をクリックしてください。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
- タイトル：わかりやすい名前に変更できます。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
- アクション：テンプレート通りに、「特定の注文情報を取得」を選択します。
内容を確認したら、[次へ] をクリックしましょう。
次に、API接続の設定画面が表示されます。
注文IDには、ステップ3で取得した値が自動で入力されています。
空欄になっている場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」の中から注文IDを選びましょう。
注文IDの設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップに進みましょう。
ステップ5：Squareから顧客情報を取得する設定
このステップでは、注文データに紐づく顧客情報を取得する設定を行います。
フロー内の「特定の顧客情報を取得」をクリックしてください。
連携するアカウントとアクションの設定は、以下の通りです。
- タイトル：必要に応じて、わかりやすい名前に変更します。
- アカウント情報：ステップ1で連携したアカウントが自動で選択されています。
- アクション：テンプレート通りに、「特定の顧客情報を取得」を選択します。
入力内容を確認して、次へ進みましょう。
次に、API接続の設定画面が表示されます。
顧客IDには、ステップ4で取得した値が自動で入力されています。
空欄の場合は「取得した値」のタブを開き、「特定の注文情報を取得」の中から顧客IDを選択してください。
顧客IDを入力したら、テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように顧客情報が取得されます。
取得した情報を確認し、必要があれば詳細設定を行ってください。
問題なければ、保存して次のステップへ進みましょう！
ステップ6：Gmailのアクション設定
このステップでは、ステップ5で取得した顧客情報をもとに、メール送信の設定を行います。
フロー内の「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルとアカウント情報は、テンプレートであらかじめ設定されています。
特に変更の必要がなければ、そのままで問題ありません。
次に、メールの送信先と内容を設定します。
Toには、Squareから取得した顧客のメールアドレスが自動で入力されています。
CCやBCCなど、その他の宛先は自社の運用ルールに合わせて設定してください。
【重要な注意点】
この時点で顧客のメールアドレスを設定すると、テスト実行時に実際の顧客へメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えてください。
メールの件名や本文は、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
顧客名や金額などのSquareから取得した値を使うことも可能です。
今回の例では、以下のように設定しました。
設定が完了したら、必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう！
最後に、メール送信のテストを行います。
宛先・件名・本文に誤りがないか確認し、問題がなければテストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
テスト完了後は、忘れずに保存しましょう。
テスト用のアドレス宛に、メールが届いているか確認してみます。
無事に通知が届いていれば、テスト成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
ステップ7：フローをONにしてテスト実行する
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にSquareで決済を行ったら、Gmailにメールが送信されるかを確認してみましょう！
Squareを活用したその他の自動化例
今回ご紹介した連携以外でも、SquareのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、決済情報をもとにGoogle スプレッドシートに自動で商品情報を追加したり、OutlookやDiscordに通知を送信したりすることができます。
これにより、通知漏れや手作業での更新を防ぎ、業務の効率化が進むでしょう。
特に、顧客情報の管理や通知が煩雑な方におすすめです。
Googleフォームの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Googleフォームで受け付けた問い合わせや申し込み情報を、都度Squareへ手作業で転記していませんか。この単純作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスなどのヒューマンエラーを引き起こす原因にもなりかねません。このワークフローを活用すれば、Googleフォームに回答が送信されたタイミングで、自動でSquareに顧客情報が登録されるため、面倒な転記作業をなくし、顧客情報管理の正確性と速度を向上させます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームでイベント予約や資料請求などを受け付けているご担当者の方
- Squareを利用しており、手作業での顧客登録に手間や非効率を感じている方
- 顧客情報の登録作業を自動化し、本来のコア業務に集中したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Googleフォームへの回答送信を起点にSquareへの顧客登録が自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- システムが自動でデータを連携するため、手入力による登録情報の誤りや対応漏れといったヒューマンエラーの発生を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GoogleフォームとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGoogleフォームを選択し、「フォームに回答が送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定します。トリガーで取得したフォームの回答内容を、Squareの各項目に紐づけて設定は完了です。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガーを設定する際、フォームからの回答データをYoomで受け取るためのWebhookイベント受信設定が必要です。
- Squareに登録する顧客情報（氏名、メールアドレス、電話番号など）は、Googleフォームの質問項目と対応付けて任意で設定してください。
SPIRALで特定条件に合うレコードが追加されたら、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
SPIRALで管理している顧客情報について、特定の条件に合致する新しいレコードが追加された際、Squareへ手動で情報を再入力する作業に手間を感じていませんか？また、入力ミスや対応漏れが発生する可能性も懸念されます。このワークフローを活用することで、SPIRALに特定条件のレコードが追加された際に自動でSquareへ顧客情報が登録されるため、これらの課題を解消し業務の効率化を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- SPIRALとSquare間で顧客情報を手作業で連携し、手間を感じている方
- SPIRALの特定条件に合致する顧客情報をSquareへ速やかに登録したい方
- 顧客情報の登録時に入力ミスを減らし、業務の正確性を高めたい担当者
■このテンプレートを使うメリット
- SPIRALにレコードが追加されるとSquareへ自動で顧客情報が登録されるため、これまで手作業で行っていた転記作業の時間を削減できます。
- 手動でのデータ入力に伴う登録ミスや入力漏れを防ぐことができ、顧客情報管理の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SPIRALおよびSquareをYoomと連携させます。
- 次に、トリガーとしてSPIRALを選択し、「レコードが作成されたら」というアクションを設定し、フローボットが起動するきっかけを定義します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、SPIRALから取得した情報に基づいて、後続の処理を行うための条件を指定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定することで、条件に合致した場合にSPIRALの情報をSquareへ自動で登録します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能の設定において、SPIRALから取得したレコードの項目（例：特定のステータスやタグなど）を基に、Squareへ顧客情報を登録するための条件を任意に指定することが可能です。
- Squareへの顧客情報の登録アクションでは、SPIRALから取得した各情報をSquareのどの項目（氏名、メールアドレスなど）に対応させて登録するかを自由にマッピングできます。
■注意事項
- SPIRAL、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Outlookで受信した内容をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Outlookで受信した問い合わせや予約メールの内容を、都度Squareに手入力していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から顧客情報を自動で抽出しSquareへ登録することが可能です。手作業による顧客管理の手間を省き、業務の効率化を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受けた予約情報をSquareに手動で登録している店舗担当者の方
- Squareでの顧客管理を効率化し、Outlookでのやり取りとの連携を強化したい方
- 顧客情報の入力作業におけるミスをなくし、より正確なデータ管理を目指す事業者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Outlookでメールを受信するだけでSquareに顧客情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
- 手動でのデータ転記が不要になるので、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、OutlookとSquareをYoomに連携します
- 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、受信したメールの本文から顧客情報（氏名、連絡先など）を抽出します
- 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を連携して登録します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするために、任意のフォルダIDを設定できます
- Squareへ顧客情報を登録する際に、任意のメモを設定可能です。例えば、「Outlookからの自動登録」といった情報を付与することで、登録経路を判別しやすくできます
■注意事項
- Outlook、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
Slackの投稿内容をもとにSquareに顧客を作成する
試してみる
■概要
Slackでの顧客に関するやりとりを、都度Squareに手作業で登録していませんか。
この手作業は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れの原因にもなり得ます。
このワークフローを活用すれば、Slackへの投稿をきっかけに、AIが投稿内容から顧客情報を自動で抽出しSquareに登録できます。SlackとSquareを連携させ、定型的な顧客登録業務を自動化することで、日々の業務をよりスムーズに進めることが可能です。
■このテンプレートをおすすめする方
- SlackでのやりとりをもとにSquareへの顧客登録を手作業で行っている方
- 顧客情報の入力作業におけるミスや漏れをなくし、データ精度を向上させたい方
- SquareとSlackを連携させて、手入力の作業自体をなくしたいと考えている業務改善担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Slackへの投稿内容をもとにSquareへの顧客登録が自動で実行されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で処理を行うため、手作業による情報の転記ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの発生防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SlackとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSlackを選択し、「メッセージがチャンネルに投稿されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「テキストからデータを抽出する」を選択し、Slackの投稿内容から顧客名や連絡先などの情報を抽出します。
- 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、前のステップで抽出したデータを連携して新しい顧客情報を作成します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Slackのトリガー設定では、どのチャンネルに投稿されたメッセージを検知の対象とするか任意で設定してください。
- AI機能でテキストを抽出する際に、Slackの投稿からどの情報（例：氏名、会社名、電話番号など）を抽出するかを任意で設定してください。
- Squareに顧客情報を登録する際、AI機能で抽出したどの情報をSquareのどの項目に登録するかを任意で設定してください。
■注意事項
- SlackとSquareのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで支払いが作成されたら、Discordに通知する
試してみる
■概要
Squareでの新しい支払い発生時、関連情報をチームへ迅速に共有したいものの、手作業での通知には手間や遅延が伴うことはありませんか。このワークフローを活用すれば、Squareで支払いが作成されると自動的にDiscordへ通知が送信されるため、支払い情報のスムーズな共有を実現し、手作業による確認や連絡の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareでの決済情報をDiscordでチームへスムーズに共有したいと考えている方
- 支払い発生の都度、手作業でDiscordへ通知しており、その手間を削減したい方
- SquareとDiscordを日常的に利用し、情報伝達の効率化を目指している事業者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの支払い情報をトリガーとして、Discordへ自動で通知されるため、これまで手作業での連絡に費やしていた時間を他の業務に充てることができます。
- 支払いに関する重要な情報が自動かつ確実にチームへ共有されるため、確認漏れや伝達の遅延といったヒューマンエラーを防ぎ、スムーズな情報連携を支援します。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとDiscordをYoomと連携します。
- 次に、トリガーとしてSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。この設定により、Squareで新しい支払いが行われるとフローボットが起動します。
- 最後に、オペレーションとしてDiscordを選択し、「メッセージを送信」アクションを設定します。ここで、Squareから受け取った支払い情報を基に、指定したチャンネルやユーザーへ通知メッセージを送信するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Discordへの通知メッセージを送信するオペレーションでは、通知を送信する先のチャンネルやダイレクトメッセージの宛先を任意に設定することが可能です。
- 通知メッセージの本文は、固定のテキストを設定するだけでなく、Squareのトリガーから取得した支払情報や顧客情報といった動的な情報を変数として埋め込み、より詳細な通知内容にカスタマイズできます。
■注意事項
- Square、DiscordのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで支払いが作成されたら、Microsoft Excelの雛形をもとに請求書を自動作成し、Google Driveに格納する
試してみる
■概要
Squareで新しい支払い情報が作成されるたびに、手作業でMicrosoft Excelの雛形に情報を転記し、請求書を作成してGoogle Driveに保存する作業は、時間もかかりミスも発生しやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Squareでの支払い作成をきっかけに、Microsoft Excelの雛形を用いた請求書発行とGoogle Driveへの格納が自動化され、こうした課題を円滑に解決できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareで決済を受け付け、Microsoft Excelで請求書を作成している経理担当者の方
- 請求書作成とGoogle Driveへの格納を手作業で行っており、非効率を感じている方
- 請求書発行業務の自動化により、人的ミスを減らしたいと考えている事業者の方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの支払い発生後、Microsoft Excelでの請求書作成とGoogle Driveへの保存が自動で行われるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業によるデータの転記ミスや、請求書の格納漏れといったヒューマンエラーのリスクを低減し、業務の正確性向上に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Square、Microsoft Excel、Google DriveをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。この際、Squareから取得したい支払い情報を指定します。
- 次に、オペレーションでYoomの「書類を発行する機能」を選択し、事前に準備したMicrosoft Excelの請求書雛形を指定します。トリガーで取得したSquareの支払い情報を、雛形内の対応する項目にマッピングします。
- 最後に、オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをアップロードする」アクションを設定し、作成された請求書ファイルを指定のフォルダに自動でアップロードします。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Yoomの「書類を発行する機能」では、お使いのMicrosoft Excelの請求書雛形ファイルを任意で指定できます。また、Squareから取得した顧客ID、金額、日付などの情報を、雛形内の任意のセルに変数として設定することが可能です。
- Google Driveへファイルをアップロードするオペレーションでは、作成された請求書を保存する先のフォルダを、ユーザーの管理体制に合わせて任意で設定できます。
■注意事項
- Square、Microsoft Excel、Google DriveのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで支払いが発生したらMicrosoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Squareでの決済情報を、都度手作業で確認し、関係者へ共有する作業に手間を感じていませんか。
この確認・共有作業は、対応漏れや遅延が許されない一方で、担当者の負担になりがちです。
このワークフローを活用すれば、Squareで支払いが発生したタイミングで、自動でMicrosoft Teamsに通知が届くため、手作業による情報共有の手間をなくし、迅速な連携を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareでの決済情報を手作業で確認し、関係部署へ共有している経理や営業担当者の方
- 決済情報の共有漏れや遅延を防ぎ、迅速な顧客対応を実現したいと考えているチームリーダーの方
- SquareとMicrosoft Teamsを日常的に利用しており、手入力による二度手間を解消したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareでの支払い発生をトリガーに自動で通知が飛ぶため、これまで手作業で行っていた情報共有の時間を短縮することができます。
- 手動での確認や転記作業が不要になるため、通知漏れや金額の誤認といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Squareから取得した情報を通知するように設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Microsoft Teamsへの通知は、任意のチームやチャネルに設定することが可能です。
- 通知するメッセージの本文は自由に編集でき、Squareで取得した支払金額や顧客情報などのデータを変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Square、Microsoft TeamsのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信する
試してみる
■概要
Squareで支払いが行われたらOutlookで個別にサンクスメールを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを導入している店舗
・決済業務の効率化でSquareを利用している方
・オンラインサイトを運営している方
2.Outlookを利用している方
・Squareからの自動メールとは別にサンクスメールを送信したい方
・サンクスメールの送信を手動で行う方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはオンラインサイトの決済にも対応しており、商品やサービスの販売を時間を問わず行うことができます。
Squareの決済において支払い完了後は自動メールが送信されますが、これとは別にサンクスメールを送信したい場合、手動による送信作業は時間がかかり手間です。
このテンプレートを利用することで、Squareで支払いが完了するとOutlookから自動で購入者にサンクスメールを送信することができます。
サンクスメール送信のトリガーとなる都度支払いの完了を確認する必要が無くなり、顧客との関係構築を効率的に行うことが可能です。
また、宛先誤りによる誤送信も防止できるため、サンクスメールの送信を確実に行うことができます。
■注意事項
・SquareとOutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートに追加する
試してみる
■概要
Squareで決済された商品情報を取得しGoogle スプレッドシートのデータベースに追加するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Squareを利用している店舗・事業主
・Squareで発生した決済情報をGoogle スプレッドシートで一覧化・分析したい方
・決済情報をSquareとGoogle スプレッドシート間で手動で同期する手間を削減したい方
・常に最新の決済情報をGoogle スプレッドシートで確認したい方
2.Squareの決済情報に基づいて業務を行う方
・決済情報をGoogle スプレッドシートに取り込んで詳細な分析を行いたい方
・決済データをグラフ化したりピボットテーブルで集計したりしたい方
・Squareの決済情報が更新されたら自動的にGoogle スプレッドシートに反映させたい方
■このテンプレートを使うメリット
Squareはキャッシュレス決済をシンプルにする便利なツールですが、決済された商品情報を手作業でGoogleスプレッドシートに入力するのは、手入力ミスや情報の漏れが発生するリスクもあります。
このフローを活用すれば、Squareで決済が完了したら商品情報がGoogleスプレッドシートのデータベースに自動で追加されます。これにより、手作業での入力作業を行う必要がなくなり業務効率が大幅に向上します。また、人的なミスのリスクも軽減されて、より迅速かつ正確な売上管理が可能になります。
■注意事項
・Google スプレッドシート、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
Typeformの回答をもとに、Squareに顧客情報を登録する
試してみる
■概要
Typeformで実施したアンケートやイベントの申込情報を、手作業でSquareに登録していませんか。この手作業による顧客情報の転記は時間がかかるだけでなく、入力ミスや登録漏れといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。このワークフローを活用すれば、Typeformのフォームが送信されると同時に、Squareに顧客情報が自動で登録されるため、これらの課題を解消し、業務を効率化します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Typeformで集めた回答を手作業でSquareに転記している方
- 顧客情報の入力ミスや登録漏れをなくし、データ管理を正確に行いたい方
- 手作業による定型業務の時間を削減し、本来のコア業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Typeformにフォームが送信されると、Squareに顧客情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業によるデータの入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、顧客情報の正確性を保つことに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、TypeformとSquareをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでTypeformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでSquareを選択し、「顧客情報を登録」アクションを設定し、Typeformから取得した情報を紐付けます。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Squareの「顧客情報を登録」アクションでは、登録する顧客情報の項目を任意でカスタマイズできます。Typeformの回答で取得した氏名やメールアドレスなどの情報を、Squareの対応する項目にそれぞれ変数として設定してください。
■注意事項
- Typeform、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
まとめ
Square決済後の返金・キャンセル案内を自動化することで、これまで手作業で行っていた連絡業務の手間を減らし、通知漏れや宛先間違いといった人為的なミスを防ぐことが可能です。
これにより、担当者は定型作業から解放され、経理分析や顧客対応といった、より重要な業務に集中しやすくなるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
よくあるご質問
Q：特定の商品が購入されたときだけ通知を送れますか？
A：はい、可能です。
「分岐する」オペレーションを活用することで、特定の商品が購入された場合にのみ通知を送れます。
今回ご紹介したテンプレートの場合、「特定の注文情報を取得」と「特定の顧客情報を取得」の間に分岐オペレーションを挿入することで実現できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Gmail以外の方法（SMSやLINE公式アカウントなど）で通知できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、LINE公式アカウントとの連携にも対応しています。
今回のテンプレートで「Gmail」を「LINE公式アカウント」に変更すれば、Squareで決済があった際にLINE公式アカウントに通知を送ることが可能です。
これにより、決済情報の管理や社内での情報共有がよりスムーズになります。
以下のテンプレートも用意しているので、ぜひご確認ください。
Squareに決済情報が作成されたら、LINEに通知する
試してみる
■概要
Squareで新しい決済が発生するたびに、管理画面を確認して関係者に通知する作業は手間がかかるのではないでしょうか。特に、スピーディーな情報共有が求められる場面では、この手作業が業務遅延の原因になることもあります。このワークフローを活用すれば、Squareで決済情報が作成されたことをトリガーに、指定したLINE公式アカウントへ自動で通知が送信され、こうした課題をスムーズに解消できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Squareの決済情報をスムーズに把握し、顧客対応や在庫管理に活かしたい店舗運営者の方
- 決済発生の都度、手動で関係部署へ連絡しており、その手間を削減したい経理や営業担当の方
- LINE公式アカウントを活用して、チームや部署内での情報共有を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Squareで決済が発生すると自動でLINE公式アカウントへ通知が飛ぶため、これまで手作業での確認や連絡に費やしていた時間を短縮することができます。
- システムが自動で通知処理を行うため、決済情報の見落としや関係者への連絡漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、SquareとLINE公式アカウントをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでSquareを選択し、「支払い（決済）が作成されたら」というアクションを設定します。
- 最後に、オペレーションでLINE公式アカウントの「テキストメッセージを送信する」アクションを設定し、通知したい内容を記述します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- LINE公式アカウントの通知先は、任意のユーザーやグループに設定することが可能です。
- 通知するメッセージ本文は、固定のテキストだけでなく、Squareのトリガーで取得した決済金額や顧客情報などを変数として埋め込み、自由にカスタマイズできます。
■注意事項
- Square、LINE公式アカウントのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Q：途中で処理が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：Yoomの画面上に、「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
