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「Squareで決済があるたびに、いちいち手作業で返金に関する案内メールを作成して送っている…」
「送信漏れや宛先のミスが心配で、地味に神経を使う…」
このように、決済後のフォロー対応に手間や不安を感じていませんか？
もし、<span class="mark-yellow">Squareで決済が行われたタイミングで、必要な情報を含んだメールを自動で顧客に送信できる仕組み</span>があれば、手作業の手間やミスのリスクを減らし、より重要な業務に集中できるようになります。
今回ご紹介する方法は、専門的な知識がなくてもノーコードで手軽に設定できます。
この機会に通知業務の自動化を進め、日々の作業をスマートにしていきましょう。
Yoomでは、<span class="mark-yellow">Squareで決済が行われたタイミングで、返金やキャンセル方法をGmailで自動送信するテンプレート</span>をご用意しています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして自動化を体験してみましょう！
代表的な例として、Squareで決済が行われたタイミングで、返金やキャンセル方法をGmailで顧客に自動通知するフローを解説します！
ここではYoomを使用してノーコードで設定します。
まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
ここでは、Yoomとそれぞれのアプリを連携して、操作が行えるようにします。
まずは基本的な設定方法を解説しているナビをご覧ください！
ここからは、今回のフローで使用するアプリの連携方法を解説します。
検索窓に「Square（Webhook）」と入力し、検索結果に表示されたアプリを選択します。
新規登録画面が表示されたら、「Square Developer Portal」をクリックします。
以下の画面が表示されたら、使用するアプリケーションの「Open」をクリックしてください。
※アプリケーションがまだない場合は、「＋」をクリックして新規作成します。
表示された画面で「Production」を選択し、アクセストークンをコピーします。
テンプレートの新規登録画面に戻り、アカウント名と先ほどコピーしたアクセストークンを入力して「追加」をクリックしてください。
以上で、Square（Webhook）の連携は完了です。
Squareのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
Gmailのマイアプリ連携は、以下の手順をご確認ください。
ここからは、Squareで決済が行われたタイミングで、返金やキャンセル方法をGmailで顧客に自動通知するフローを作成します。
下記のバナーから、「試してみる」をクリックしてテンプレートをコピーしてください。
テンプレートがコピーできたら、「OK」をクリックします。
ここでは、フロー起動のきっかけとなるトリガーを設定します。
マイプロジェクトから、「【コピー】Squareで支払いが作成されたら、Gmailで返金通知を送信する」を選んでください。
テンプレートを開いたら、「支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」をクリックします。
まずは、連携するアカウントとトリガーアクションを設定します。
設定を確認したら、次へ進みます！
次に、Webhookの名前を入力します。
※Webhookとは？
Squareで発生した支払いの作成や在庫数更新などのイベントを検知し、その情報を外部システムへ自動的に通知するための仕組みです。
これを設定することで、YoomとSquare間のデータ連携がリアルタイムで行われます。
ここでは、どのようなアクションかが分かるような名前をつけましょう。
名前を入力したら、API接続のテストを実行します。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
内容を確認して、次へ進みましょう！
ここでSquareを開き、テスト用の支払いデータを作成します。
今回は、以下のような内容で作成しました。
支払いデータの準備ができたら、テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように「取得した値」が表示されます。
※取得した値とは？
トリガーやオペレーション設定時に、テストを実行して得られたデータのことを指します。
この値は、後続のオペレーション設定時に利用でき、フローボットを起動するたびに値が変わります。
必要に応じて、「＋取得する値を追加」ボタンから他のデータを取得することも可能です。
ここで取得した値は、後続の設定で使用します。
内容を確認したら、保存して次のステップに進みましょう！
このステップでは、ステップ3で取得した支払い情報をもとに、関連する注文データを取得する設定を行います。
フロー内の「特定の注文情報を取得」をクリックしてください。
まずは、連携するアカウントとアクションを設定します。
内容を確認したら、[次へ] をクリックしましょう。
次に、API接続の設定画面が表示されます。
注文IDには、ステップ3で取得した値が自動で入力されています。
空欄になっている場合は、入力欄をクリックして「取得した値」タブを開き、「支払い（決済）が作成されたら（Webhook）」の中から注文IDを選びましょう。
注文IDの設定が完了したら、テストを実行します！
テストに成功すると、以下のような画面が表示されます。
必要に応じて詳細設定を行い、保存して次のステップに進みましょう。
このステップでは、注文データに紐づく顧客情報を取得する設定を行います。
フロー内の「特定の顧客情報を取得」をクリックしてください。
連携するアカウントとアクションの設定は、以下の通りです。
入力内容を確認して、次へ進みましょう。
次に、API接続の設定画面が表示されます。
顧客IDには、ステップ4で取得した値が自動で入力されています。
空欄の場合は「取得した値」のタブを開き、「特定の注文情報を取得」の中から顧客IDを選択してください。
顧客IDを入力したら、テストを実行してください。
テストに成功すると、以下のように顧客情報が取得されます。
取得した情報を確認し、必要があれば詳細設定を行ってください。
問題なければ、保存して次のステップへ進みましょう！
このステップでは、ステップ5で取得した顧客情報をもとに、メール送信の設定を行います。
フロー内の「メールを送る」をクリックしてください。
タイトルとアカウント情報は、テンプレートであらかじめ設定されています。
特に変更の必要がなければ、そのままで問題ありません。
次に、メールの送信先と内容を設定します。
Toには、Squareから取得した顧客のメールアドレスが自動で入力されています。
CCやBCCなど、その他の宛先は自社の運用ルールに合わせて設定してください。
【重要な注意点】
この時点で顧客のメールアドレスを設定すると、テスト実行時に実際の顧客へメールが送信されてしまいます。
本番前の確認では、必ずテスト用のメールアドレスに差し替えてください。
メールの件名や本文は、自社のフォーマットやトーンに合わせて自由にカスタマイズできます。
顧客名や金額などのSquareから取得した値を使うことも可能です。
今回の例では、以下のように設定しました。
設定が完了したら、必要に応じて詳細設定を行い、次へ進みましょう！
最後に、メール送信のテストを行います。
宛先・件名・本文に誤りがないか確認し、問題がなければテストを実行しましょう。
テストに成功すると、以下の画面が表示されます。
テスト完了後は、忘れずに保存しましょう。
テスト用のアドレス宛に、メールが届いているか確認してみます。
無事に通知が届いていれば、テスト成功です！
お疲れさまでした。
以上で、フローの設定は完了です！
設定完了の画面が表示されたら、トリガーをONにします。
これでフローの作成は完了です。
あとは、実際にSquareで決済を行ったら、Gmailにメールが送信されるかを確認してみましょう！
今回ご紹介した連携以外でも、SquareのAPIを活用してさまざまな業務を自動化することが可能です。
例えば、決済情報をもとにGoogle スプレッドシートに自動で商品情報を追加したり、OutlookやDiscordに通知を送信したりすることができます。
これにより、通知漏れや手作業での更新を防ぎ、業務の効率化が進むでしょう。
特に、顧客情報の管理や通知が煩雑な方におすすめです。
Square決済後の返金・キャンセル案内を自動化することで、<span class="mark-yellow">これまで手作業で行っていた連絡業務の手間を減らし、通知漏れや宛先間違いといった人為的なミスを防ぐことが可能です。</span>
これにより、担当者は定型作業から解放され、経理分析や顧客対応といった、より重要な業務に集中しやすくなるでしょう！
今回ご紹介したノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がなくても、直感的な操作で業務フローを構築することが可能です。
自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
Q：特定の商品が購入されたときだけ通知を送れますか？
A：はい、可能です。
「分岐する」オペレーションを活用することで、特定の商品が購入された場合にのみ通知を送れます。
今回ご紹介したテンプレートの場合、「特定の注文情報を取得」と「特定の顧客情報を取得」の間に分岐オペレーションを挿入することで実現できます。
詳しい設定方法は、以下のヘルプページをご覧ください。
※「分岐する」オペレーションは、ミニプラン以上でご利用いただけます。
フリープランで利用するとエラーになってしまうのでご注意ください。
ミニプランなどの有料プランは2週間の無料トライアルが可能です。
無料トライアル中なら、普段制限されているアプリや機能も自由にお試しいただけますので、ぜひ活用してみてください。
Q：Gmail以外の方法（SMSやLINE公式アカウントなど）で通知できますか？
A：はい、可能です。
Yoomでは、LINE公式アカウントとの連携にも対応しています。
今回のテンプレートで「Gmail」を「LINE公式アカウント」に変更すれば、Squareで決済があった際にLINE公式アカウントに通知を送ることが可能です。
これにより、決済情報の管理や社内での情報共有がよりスムーズになります。
以下のテンプレートも用意しているので、ぜひご確認ください。
Q：途中で処理が失敗した場合、どうやって気づけますか？
A：Yoomの画面上に、「認証に失敗しました」「権限がありません」「設定内容に誤りがあります」といったエラーメッセージが表示されます。
また、エラーが発生した際にメールやチャットツール（Slack・Chatworkなど）で通知を受け取ることも可能です。
通知には、エラーが起きたオペレーションや、その詳細を確認できるリンクが記載されており、原因を迅速に把握できます。
なお、エラーが発生するとフローの再実行は自動で行われないため、手動での対応が必要です。
エラーが発生した際の対応方法は、以下のヘルプページをご参照ください。
ヘルプページで解決しない場合は、サポート窓口からお問い合わせいただけます。
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