Outlookで受信した内容をもとに、Squareに顧客情報を登録する

■概要

Outlookで受信した問い合わせや予約メールの内容を、都度Squareに手入力していませんか？この作業は件数が増えるほど手間がかかり、入力ミスも発生しやすくなります。このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、メール本文から顧客情報を自動で抽出しSquareへ登録することが可能です。手作業による顧客管理の手間を省き、業務の効率化を実現します。

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■このテンプレートをおすすめする方

• Outlookで受けた予約情報をSquareに手動で登録している店舗担当者の方
• Squareでの顧客管理を効率化し、Outlookでのやり取りとの連携を強化したい方
• 顧客情報の入力作業におけるミスをなくし、より正確なデータ管理を目指す事業者の方

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■このテンプレートを使うメリット

• Outlookでメールを受信するだけでSquareに顧客情報が自動で登録されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮できます
• 手動でのデータ転記が不要になるので、入力間違いや登録漏れといったヒューマンエラーのリスク軽減に繋がります

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■フローボットの流れ

1. はじめに、OutlookとSquareをYoomに連携します
2. 次に、トリガーでOutlookを選択し、「メールを受信したら」というアクションを設定します
3. 次に、オペレーションでテキスト抽出機能を使い、受信したメールの本文から顧客情報（氏名、連絡先など）を抽出します
4. 最後に、オペレーションでSquareの「顧客情報を登録」アクションを設定し、抽出した情報を連携して登録します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

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■このワークフローのカスタムポイント

• Outlookのトリガー設定では、特定のメールフォルダを監視対象とするために、任意のフォルダIDを設定できます
• Squareへ顧客情報を登録する際に、任意のメモを設定可能です。例えば、「Outlookからの自動登録」といった情報を付与することで、登録経路を判別しやすくできます

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■注意事項

• Outlook、SquareのそれぞれとYoomを連携してください。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。