Gmailで特定条件のメールを受信したら、Chatworkに通知する

■概要

Gmailで受信する重要なメールを見逃してしまい、対応が遅れてしまった経験はありませんか?
絶えず受信トレイを確認するのは手間がかかり、他の業務への集中を妨げる一因にもなります。
このワークフローは、Gmailで特定のキーワードを含むメールを受信した際に、自動でChatworkへ通知を送信するため、重要な連絡の見落としを防ぎ、迅速な対応を可能にします。

■このテンプレートをおすすめする方

  • Gmailでのメール確認作業に時間を取られ、他の業務に集中できないと感じている方
  • Chatworkをチームの連絡手段としており、重要な情報を即時共有したいと考えている方
  • 特定のメールに対する迅速な初動が求められるカスタマーサポートや営業担当の方

■このテンプレートを使うメリット

  • 特定条件のメール受信を自動で検知し通知するため、Gmailの受信トレイを常に監視する手間を省き、コア業務に集中する時間を創出します。
  • 手動確認による見落としや確認漏れといった人的ミスを防ぎ、重要な連絡への対応遅延リスクを軽減できます。

■フローボットの流れ

  1. はじめに、GmailとChatworkをYoomと連携します。
  2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
  3. 最後に、オペレーションでChatworkを選択し、「メッセージを送る」アクションで、指定したルームに通知メッセージを送信するよう設定します。

※「トリガー」:フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」:トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

  • Gmailのトリガー設定では、検知したいメールに応じてキーワードを任意で設定してください。(例:「問い合わせ」「緊急」「特定の顧客名」など)
  • Chatworkでメッセージを送信するアクションでは、通知を送りたいルームIDや、送信するメッセージ内容を任意で設定してください。

■注意事項

  • GmailとChatworkのそれぞれとYoomを連携してください。
  • トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
  • プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
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