Gmailで特定のキーワードに一致するメールを受信したら、ClickUpでタスクを作成する

■概要

Gmailで受け取った特定のメールを、都度ClickUpにタスクとして登録する作業に手間を感じていませんか？手作業での転記は時間がかかるだけでなく、対応漏れや入力ミスといったヒューマンエラーの原因にもなり得ます。

このワークフローを活用すれば、Gmailでのメール受信をきっかけにClickUpのタスク作成を自動化し、こうした課題をスムーズに解消できます。

■このテンプレートをおすすめする方

• Gmailで受信した依頼などをClickUpで管理しており、手作業での転記に手間を感じている方
• ClickUpとGmailを連携させ、メール起点のタスク作成業務を自動化し、対応漏れを防ぎたい方
• 顧客からの問い合わせメールなどを起点に、迅速なタスク割り振りを行いたいプロジェクトマネージャーの方

■このテンプレートを使うメリット

• Gmailで特定のメールを受信すると自動でClickUpにタスクが作成されるため、これまで手作業で行っていた転記時間を短縮できます。
• メール内容の手動コピー＆ペーストによる、タスク名の入力ミスや依頼内容の転記漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。

■フローボットの流れ

1. はじめに、ClickUpとGmailをYoomに連携します。
2. 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のキーワードに一致するメールを受信したら」というアクションを設定します。
3. 次に、オペレーションでAI機能を設定し、受信したメールの本文などからタスク作成に必要な情報を抽出します。
4. 最後に、オペレーションでClickUpの「タスクを作成」アクションを設定し、抽出した情報を基にタスクを作成します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailのトリガー設定では、タスク化の対象としたいメールを特定するためのキーワードを任意で設定してください。
• AI機能の設定では、受信したメールの本文からタスク名や詳細として抽出したい項目を任意で指定できます。
• ClickUpのタスク作成アクションでは、前段のフローで取得した情報を引用し、タスク名や説明、担当者などのフィールドを自由に設定可能です。

■ 注意事項

• GmailとClickUpのそれぞれをYoomと連携してください。
• トリガーの起動間隔は5分、10分、15分、30分、60分の間隔で選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。