DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
DocuSignでの契約締結後に証明書を手作業でOutlookから送付する業務は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープ（契約書などの書類一式）が完了したタイミングを検知し、Outlook経由で契約完了の証明書を自動で送信できるようになるため、業務の正確性と効率性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとOutlookを利用し、契約締結後の証明書送付を手作業で行っている方
- ・契約関連業務の効率化やヒューマンエラー削減に関心のある方
- ・手作業による定型業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、Outlookからの証明書送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・証明書の自動送信により、手作業による送り忘れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。この設定により、DocuSign上で契約プロセスが完了した際にフローが自動的に起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを選択し、完了したエンベロープに関する詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを選択し、契約完了の証明書を取得します。
- さらに、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードした証明書のファイル名を任意の形式に調整します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したエンベロープ情報（例：契約相手のメールアドレス）やダウンロードした証明書を添付して、関係者に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。また、DocuSignから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
法務部門では、契約書の進捗管理や期限の確認、関係者への連絡など、日々の業務が煩雑になりがちです。とくに、契約期限のチェックや締結後の書類送付、社内への通知といったルーティン業務に追われている方も多いのではないでしょうか。
さらに、重要な契約情報がメールに埋もれて見逃されたり、対応が遅れたりすることも少なくありません。こうした手作業の業務は非効率になりやすく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
契約管理システムや電子契約サービス、ストレージサービスとメールアプリを連携させることで、進捗に応じた通知や締結済み書類の自動送付、契約更新のリマインダーなどを自動化できます。これにより、日々の負担を大幅に減らし、法務戦略の立案やコンプライアンス強化など、より専門的な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、ノーコードで誰でも簡単に始められます。ぜひ自動化を取り入れて、法務業務をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで契約関連通知を自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
試してみる
■概要
DocuSignでの契約締結後に証明書を手作業でOutlookから送付する業務は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープ（契約書などの書類一式）が完了したタイミングを検知し、Outlook経由で契約完了の証明書を自動で送信できるようになるため、業務の正確性と効率性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとOutlookを利用し、契約締結後の証明書送付を手作業で行っている方
- ・契約関連業務の効率化やヒューマンエラー削減に関心のある方
- ・手作業による定型業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、Outlookからの証明書送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・証明書の自動送信により、手作業による送り忘れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。この設定により、DocuSign上で契約プロセスが完了した際にフローが自動的に起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを選択し、完了したエンベロープに関する詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを選択し、契約完了の証明書を取得します。
- さらに、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードした証明書のファイル名を任意の形式に調整します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したエンベロープ情報（例：契約相手のメールアドレス）やダウンロードした証明書を添付して、関係者に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。また、DocuSignから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
法務業務を効率化する連携自動化テンプレート
契約管理や通知業務など、法務部門で発生する様々な業務をメールアプリ（ここではOutlook）と連携して自動化するテンプレートをご紹介します。
これらの自動化により、手作業を大幅に削減しヒューマンエラーを未然に防ぎ、法務担当者がより戦略的な業務に集中できる環境を構築できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
電子契約サービスとOutlookを連携して契約プロセスを自動化する
DocuSignのような電子契約サービスでの契約完了をトリガーに、Outlookで契約証明書を自動送信したり、関係部署に必要な情報を通知したりするフローです。
契約締結後のフォローアップ業務を迅速かつ確実に行い、手作業による遅延や連絡漏れのリスクを軽減できます。
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
DocuSignでの契約締結後に証明書を手作業でOutlookから送付する業務は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープ（契約書などの書類一式）が完了したタイミングを検知し、Outlook経由で契約完了の証明書を自動で送信できるようになるため、業務の正確性と効率性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとOutlookを利用し、契約締結後の証明書送付を手作業で行っている方
- ・契約関連業務の効率化やヒューマンエラー削減に関心のある方
- ・手作業による定型業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、Outlookからの証明書送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・証明書の自動送信により、手作業による送り忘れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。この設定により、DocuSign上で契約プロセスが完了した際にフローが自動的に起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを選択し、完了したエンベロープに関する詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを選択し、契約完了の証明書を取得します。
- さらに、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードした証明書のファイル名を任意の形式に調整します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したエンベロープ情報（例：契約相手のメールアドレス）やダウンロードした証明書を添付して、関係者に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。また、DocuSignから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベースの情報に基づいてGmailで通知を自動化する
Notionなどのデータベースに保管された契約情報（例えば、契約更新日や秘密保持契約の満了日など）を基に、指定したタイミングでGmailからメールを自動送信することで、契約更新漏れや契約条件の見直し忘れを防ぎ、計画的かつ適切な契約管理を実現します。
指定日時にNotionから契約情報を取得し、Gmailで更新案内メールを自動送信する
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■概要
契約更新の時期が近づくたびに、Notionで管理している情報を確認し、一件ずつ手作業でGmailから更新案内のメールを送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから契約情報を自動で取得し、Gmailでの更新案内を自動送信できます。定期的な連絡業務から解放され、送信漏れなどのミスを防ぎつつ、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで顧客や契約情報を管理し、Gmailで定期的に更新案内を送っている方
- 手作業によるメール送信での連絡漏れや、入力ミスといった人的エラーを防ぎたい方
- 更新案内の送信業務を自動化し、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定日時にNotionから情報を取得しGmailで自動送信するため、手作業での情報確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます
- データ取得からメール送信までを自動化することで、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な連絡を実現します
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します
- 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを起動したい日時を設定します
- オペレーションでNotionの「複数レコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されているデータベースを指定します
- 取得した複数の契約情報に対し、一件ずつメールを送るため「繰り返し処理」のオペレーションを設定します
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに更新案内のメールを自動で送信します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。Notionから取得したメールアドレスの情報を変数として設定することも可能です
- メールの件名や本文には、固定の文章だけでなく、Notionから取得した顧客名や契約更新日といった情報を変数として埋め込み、顧客ごとにパーソナライズされた内容にカスタマイズできます
■注意事項
- Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスへのファイルアップロードをトリガーにOutlookで通知を自動化する
Boxなどのストレージサービスに新しい契約書案や修正版契約書などの重要ファイルがアップロードされた際に、その旨をOutlookで担当者や関係者に自動で通知することで、迅速なファイル確認とレビュープロセスへの移行を促し、契約業務全体のスピードアップに貢献します。
（※ご紹介するテンプレートではGmailを使用していますが、Outlookでも同様の自動化が可能です）
Boxに契約書がアップロードされたら、内容を自動でチェックしてGmailで通知する
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■概要
Boxに契約書などの重要書類がアップロードされるたびに、手作業で内容を確認し関係者にメールで通知する業務は、手間がかかり確認漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーも起こりやすいのではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、BoxへのファイルアップロードをトリガーにAIが契約書の内容を自動でチェック、その結果をGmailで指定した宛先に通知する一連の流れを自動化できるため、これらの課題を解決に導きます。
■このテンプレートをおすすめする方
- BoxとGmailを利用し、契約書管理や関連通知業務を手作業で行っている方
- 契約書の内容チェックや通知作成における時間的な負担やミスを減らしたい方
- 定型的な確認・通知業務を自動化し、より重要な業務に集中したい方
■このテンプレートを使うメリット
- Boxへのファイルアップロードから内容チェック、Gmailでの通知までが自動化されるため、手作業による業務時間を短縮し、作業効率の向上に繋がります。
- AIによる自動チェックと定型化された通知により、確認漏れや誤送信といったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務品質の安定化が図れます。
■フローボットの流れ
- はじめに、BoxとGmailをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでBoxを選択し、「フォルダにファイルがアップロードされたら」というアクションを設定し、対象のフォルダを指定します。
- 続いて、オペレーションでBoxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、アップロードされた契約書ファイルを取得します。
- 次に、オペレーションでAI機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、ダウンロードしたファイルから契約内容に関するテキスト情報を抽出します。
- さらに、オペレーションでAI機能の「テキストを生成する」アクションを設定し、抽出した情報をもとに契約内容のチェックポイントや通知用のメール本文を生成します。
- 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、生成された内容を関係者に通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- AI機能「画像・PDFから文字を読み取る」では、契約金額や契約期間など、特に確認したい項目を追加で抽出するように設定をカスタムすることが可能です。
- AI機能「テキストを生成する」では、契約内容の要約や注意点を促す文章など、特定の指示（プロンプト）を固定値として入力したり、前段のオペレーションで取得したファイル名や抽出項目を変数として埋め込んだりするカスタムが可能です。
- Gmailでの通知設定では、通知先のメールアドレスを任意で設定できるだけでなく、メールの件名や本文に固定の文言を入れたり、前段のオペレーションで取得した情報を変数として活用したりするカスタムが可能です。
■注意事項
- Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
- ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
契約完了後の通知を自動化するフローをノーコードで構築しよう
それではここから代表的な例として、DocuSignで契約が完了した際に、Outlookを使用して契約証明書を関係者に自動でメール送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- DocuSignとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- DocuSignのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
DocuSignでの契約締結後に証明書を手作業でOutlookから送付する業務は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープ（契約書などの書類一式）が完了したタイミングを検知し、Outlook経由で契約完了の証明書を自動で送信できるようになるため、業務の正確性と効率性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとOutlookを利用し、契約締結後の証明書送付を手作業で行っている方
- ・契約関連業務の効率化やヒューマンエラー削減に関心のある方
- ・手作業による定型業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、Outlookからの証明書送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・証明書の自動送信により、手作業による送り忘れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。この設定により、DocuSign上で契約プロセスが完了した際にフローが自動的に起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを選択し、完了したエンベロープに関する詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを選択し、契約完了の証明書を取得します。
- さらに、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードした証明書のファイル名を任意の形式に調整します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したエンベロープ情報（例：契約相手のメールアドレス）やダウンロードした証明書を添付して、関係者に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。また、DocuSignから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：DocuSignとOutlookをマイアプリ連携
はじめに、DocuSignとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
4.続いてOutlookをマイアプリ登録します。先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOutlookを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにDocuSignとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
試してみる
■概要
DocuSignでの契約締結後に証明書を手作業でOutlookから送付する業務は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープ（契約書などの書類一式）が完了したタイミングを検知し、Outlook経由で契約完了の証明書を自動で送信できるようになるため、業務の正確性と効率性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとOutlookを利用し、契約締結後の証明書送付を手作業で行っている方
- ・契約関連業務の効率化やヒューマンエラー削減に関心のある方
- ・手作業による定型業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、Outlookからの証明書送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・証明書の自動送信により、手作業による送り忘れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。この設定により、DocuSign上で契約プロセスが完了した際にフローが自動的に起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを選択し、完了したエンベロープに関する詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを選択し、契約完了の証明書を取得します。
- さらに、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードした証明書のファイル名を任意の形式に調整します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したエンベロープ情報（例：契約相手のメールアドレス）やダウンロードした証明書を添付して、関係者に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。また、DocuSignから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：DocuSignのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、DocuSignの画面でWebhookの設定をしましょう。
DocuSignで、契約を作成・契約完了にしておきましょう！テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
契約完了にできたら、Yoomの画面に戻って設定を続けます。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
(フロー起動後はアカウントIDなど具体的な数字が下図の項目の横に反映されます。)
ステップ4：DocuSignの書類情報を取得設定
1.アプリと連携する「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の取得に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：DocuSignの証明書ダウンロード設定
1.アプリと連携する「証明書をダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、証明書のダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：ファイル名の変換設定
1.続いて、Yoomの機能を使って、ファイル名を変換する設定を行います。
データを操作・変換する「ファイル名の変換」をクリックしましょう。
2.操作条件の設定を行います。
「変換タイプ」は、変更をクリックして表示されるポップアップから選択できます。
※今回は、デフォルトのままにしています。
「ファイル名変換対象の値」は、プルダウンから、先ほどのステップで取得した値を選択します。
「変更後のファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」は、後続の設定で使用できる「変更後のファイル名」のアウトプット(取得した値)に表示される項目名を設定します。
入力が完了したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Outlookの設定
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定します。
「To」は、任意のメールアドレスを入力してください。
「件名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「添付ファイル」は、デフォルトのまま、以下画像のように設定しています。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
2.メールの送信内容を確認しましょう。
※今回、DocuSignのアウトプット(取得した値)が空白のため、表示されていません。アウトプットに値が入っている場合は、表示されます。
確認したら「テスト」を行い、実際にOutlookにメールが送信されることを確認してください。
設定内容に問題がなければ保存します。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
法務業務自動化に関連するその他の自動化例
契約業務をさらに効率化したい方へ向けて、Yoomで実現できる法務業務自動化のテンプレートをいくつかご紹介します。
特定の条件をトリガーに、契約書の作成から送付、ステータス更新までを自動化することで、作業負担の軽減につながるでしょう。複雑なフローもノーコードで構築できるので、業務全体のスピードと精度向上につながります。
ぜひ、以下のテンプレートもチェックして、活用できそうな自動化を取り入れてみてください！
NotionからDocuSignで契約書を送信する
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■概要
Notionで管理している顧客情報をもとに、DocuSignで契約書を作成・送信する際、都度情報を手作業で転記する手間や、送信漏れのリスクに課題を感じていませんか。 このワークフローを活用すれば、Notionのデータベースで特定のステータスに更新されるだけで、DocuSignからの契約書送信までを自動化できます。契約書送信に関連する業務を効率化し、より重要なコア業務に集中できる環境を構築します。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDocuSignを用いた契約書送信のプロセスに手間を感じている営業や法務担当者の方
- 契約締結までのリードタイムを短縮し、業務プロセスを効率化したいと考えているチームリーダーの方
- Notionをデータベースとして活用し、契約管理業務全体の自動化を推進したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionのデータベース更新をトリガーに、DocuSignからの契約書送信が自動化されるため、手作業による契約業務の時間を短縮します。
- システムが自動で処理を行うため、宛先や契約内容の転記ミス、送信漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomに連携します。
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成・更新されたら」を設定します。
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、契約に必要な詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションで分岐機能を設定し、特定の条件に合致した場合のみ後続のアクションが実行されるようにします。
- 最後に、オペレーションでDocuSignの「テンプレートからエンベロープを作成・送信」を設定し、Notionから取得した情報を元に契約書を送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- 分岐機能では、契約書を送信する条件を任意に設定できます。例えば、Notionのステータスが「契約準備完了」になったら送信するといったカスタマイズが可能です。
- Notionのトリガーやレコードを取得するオペレーションでは、契約情報を管理しているデータベースを任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとDocusignのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する
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■概要
毎月決まった日に発生する契約更新の手続きなどで、一件ずつ契約書を送付する業務は手間がかかるものではないでしょうか？
特にNotionで管理しているリストから情報を手作業でDocuSignに入力して送信するのは、時間がかかるうえに、宛先間違いなどのミスが発生するリスクもあります。
このワークフローを活用すれば、指定した日付にNotionから対象レコードを自動で取得し、DocuSignで契約書を一括送信できるため、こうした定型業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- NotionとDocuSignで契約管理を行い、定期的な一括送信を手作業で行っている方
- 契約更新などの定型業務を自動化し、ヒューマンエラーをなくしたいと考えている方
- SaaS間の連携によって、より効率的な業務フローの構築を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- 指定した日付になると自動で契約書が送信されるため、これまで手作業に費やしていた時間を短縮し、より重要な業務に集中することができます。
- 手作業による送信漏れや宛先の間違いといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、業務の正確性を高めます。
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとDocuSignをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでスケジュールトリガーを選択し、「指定したスケジュールになったら」というアクションを設定します。
- 次に、オペレーションでNotionを選択し、「複数のレコードを取得する（最大300件）」アクションを設定します。
- 続いて、取得した複数のレコード情報をもとに契約書を1件ずつ送信するため、ループ機能のコマンドオペレーションを設定します。
- 最後に、ループ処理内のオペレーションでDocuSignを選択し、「テンプレートからエンベロープを作成・送信」アクションを設定します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- スケジュールトリガーでは、契約書を一括送信したい任意の日時（毎月1日など）を設定してください。
- Notionの「複数のレコードを取得する」アクションでは、送信対象となるレコードを特定するための条件を任意で設定してください。
- ループ機能では、Notionで取得したレコード情報の中から、繰り返し処理の対象としたいデータを任意で設定してください。
- DocuSignのアクションでは、ご自身のDocuSignアカウントIDや使用するテンプレートID、Notionから取得した受信者の情報などを任意で設定してください。
■注意事項
- NotionとDocuSignのそれぞれをYoomと連携してください。
- 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
Notionで特定のステータスに更新されたら、ChatGPTで契約書の草案を作成してOutlookで送信する
試してみる
■概要
「Notionで特定のステータスに更新されたら、ChatGPTで契約書の草案を作成してOutlookで送信する」ワークフローは、Notionのステータス管理とChatGPTのAI機能、Outlookのメール送信を連携させた業務ワークフローです。
契約書の草案の作成から送信までを自動化し、業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで契約に関する情報を管理している方
- 契約書作成のプロセスを自動化したい法務担当者
- ChatGPTを活用して効率的に契約書を作成したいビジネスパーソン
- Outlookを使用してビジネスコミュニケーションを行っている方
- 業務の自動化を推進し、生産性を向上させたい経営者
■このテンプレートを使うメリット
- 契約書作成の時間短縮：ChatGPTが自動で草案を生成するため、手作業の時間を削減します。
- ヒューマンエラーの防止：自動化により、契約書作成時のミスを防ぎます。
- 業務効率の向上：ワークフロー全体がスムーズに連携し、業務プロセスを最適化します。
DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignで帳票類の管理を行う方
・帳票管理に活用している方
・契約書作成から管理まで一連の業務に活用している方
2.Notionでデータの管理を行う方
・顧客企業の情報を一元管理している方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは帳票作成に関連する業務の効率化に活用できるツールです。
加えてNotionで情報管理を行うことで、チーム全体への情報共有を円滑に行います。
しかし、DocuSignでの契約完了ごとにNotionの情報を手作業で更新しなければならないのは、本来注力すべき業務への時間を奪うことになります。
コア業務に注力するために作業効率を上げたいと考えている方にこのフローは適しています。
このフローではDocuSignで契約が完了したら、自動でNotionに送信日時を追加し手入力の手間を省きます。
自動化で手作業を省きコア業務に時間を充てることで、チーム全体の生産性向上に繋げます。
■注意事項
・DocuSign、NotionのそれぞれとYoomを連携してください。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
試してみる
■概要
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.DocuSignを利用して契約業務を行っている方
・契約書の作成や管理などをDocuSignで行っている企業や個人事業主の方
2.契約完了の通知を関係者に迅速に伝えたい方
・迅速な情報共有によって契約締結後のプロセスをスムーズに進めたい方
3.手作業でメールを送信する手間を省き、業務効率を向上させたい方
・契約完了ごとにOutlookでメールを作成・送信する作業を自動化して担当者の負担を軽減による業務効率の向上を行いたい方
■このテンプレートを使うメリット
DocuSignは契約プロセスをデジタル化して時間とコストを削減するツールです。
ですが契約完了後の通知や書類送付などを手作業で行うのは、非効率的でミスや遅延のリスクも伴います。
このフローを導入することで、DocuSignで契約が完了したらOutlookメールが自動的に送信されます。
これにより契約が完了したことを自動で担当者へ迅速に通知することが可能となり業務効率の改善に繋がります。
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
まとめ
DocuSignのような電子契約サービスとOutlookを連携させ、契約締結後の証明書送付や関係者への完了通知といった法務関連のコミュニケーション業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた業務にかかる時間や、ヒューマンエラーのリスク（宛先間違いや添付漏れなど）を大幅に削減できます。
これにより、法務担当者は契約審査やリスク分析、法改正への対応準備といった専門性の高い業務に注力できるようになります。
今回ご紹介したような法務業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
