DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」ワークフローは、DocuSignとOutlookの連携で契約完了後の証明書送付を自動化し、法務部門の手作業を軽減するYoomの業務ワークフローです。
目視確認や手入力を不要にし、契約処理をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで契約完了後に証明書のダウンロードを毎回手作業で行っている法務担当者の方
・Outlookで契約完了の報告メールを繰り返し送付している総務・営業担当者の方
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
法務部門では、契約書の進捗管理や期限の確認、関係者への連絡など、日々の業務が煩雑になりがちです。とくに、契約期限のチェックや締結後の書類送付、社内への通知といったルーティン業務に追われている方も多いのではないでしょうか。
さらに、重要な契約情報がメールに埋もれて見逃されたり、対応が遅れたりすることも少なくありません。こうした手作業の業務は非効率になりやすく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
契約管理システムや電子契約サービス、ストレージサービスとメールアプリを連携させることで、進捗に応じた通知や締結済み書類の自動送付、契約更新のリマインダーなどを自動化できます。これにより、日々の負担を大幅に減らし、法務戦略の立案やコンプライアンス強化など、より専門的な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、ノーコードで誰でも簡単に始められます。ぜひ自動化を取り入れて、法務業務をもっとラクにしましょう！
とにかく早く試したい方へ
YoomにはOutlookで契約関連通知を自動送信する業務フロー自動化のテンプレートが用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」ワークフローは、DocuSignとOutlookの連携で契約完了後の証明書送付を自動化し、法務部門の手作業を軽減するYoomの業務ワークフローです。
目視確認や手入力を不要にし、契約処理をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで契約完了後に証明書のダウンロードを毎回手作業で行っている法務担当者の方
・Outlookで契約完了の報告メールを繰り返し送付している総務・営業担当者の方
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
法務業務を効率化する連携自動化テンプレート
契約管理や通知業務など、法務部門で発生する様々な業務をメールアプリ（ここではOutlook）と連携して自動化するテンプレートをご紹介します。
これらの自動化により、手作業を大幅に削減しヒューマンエラーを未然に防ぎ、法務担当者がより戦略的な業務に集中できる環境を構築できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
電子契約サービスとOutlookを連携して契約プロセスを自動化する
DocuSignのような電子契約サービスでの契約完了をトリガーに、Outlookで契約証明書を自動送信したり、関係部署に必要な情報を通知したりするフローです。
契約締結後のフォローアップ業務を迅速かつ確実に行い、手作業による遅延や連絡漏れのリスクを軽減できます。
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」ワークフローは、DocuSignとOutlookの連携で契約完了後の証明書送付を自動化し、法務部門の手作業を軽減するYoomの業務ワークフローです。
目視確認や手入力を不要にし、契約処理をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで契約完了後に証明書のダウンロードを毎回手作業で行っている法務担当者の方
・Outlookで契約完了の報告メールを繰り返し送付している総務・営業担当者の方
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
データベースの情報に基づいてGmailで通知を自動化する
Notionなどのデータベースに保管された契約情報（例えば、契約更新日や秘密保持契約の満了日など）を基に、指定したタイミングでGmailからメールを自動送信することで、契約更新漏れや契約条件の見直し忘れを防ぎ、計画的かつ適切な契約管理を実現します。
指定日時にNotionから契約情報を取得し、Gmailで更新案内メールを自動送信する
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■概要
契約更新の時期が近づくたびに、Notionで管理している情報を確認し、一件ずつ手作業でGmailから更新案内のメールを送る作業に手間を感じていませんか。
このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから契約情報を自動で取得し、Gmailでの更新案内を自動送信できます。
定期的な連絡業務から解放され、送信漏れなどのミスを防ぎつつ、より重要な業務に集中することが可能になります。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで顧客や契約情報を管理し、Gmailで定期的に更新案内を送っている方
・手作業によるメール送信での連絡漏れや、入力ミスといった人的エラーを防ぎたい方
・更新案内の送信業務を自動化し、顧客対応の質を向上させたいと考えている方
■注意事項
・Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
ストレージサービスへのファイルアップロードをトリガーにOutlookで通知を自動化する
Boxなどのストレージサービスに新しい契約書案や修正版契約書などの重要ファイルがアップロードされた際に、その旨をOutlookで担当者や関係者に自動で通知することで、迅速なファイル確認とレビュープロセスへの移行を促し、契約業務全体のスピードアップに貢献します。
（※ご紹介するテンプレートではGmailを使用していますが、Outlookでも同様の自動化が可能です）
Boxに契約書がアップロードされたら、内容を自動でチェックしてGmailで通知する
試してみる
■概要
「Boxに契約書がアップロードされたら、内容を自動でチェックしてGmailで通知する」ワークフローは、契約書の確認作業を効率化する業務ワークフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
・契約書の管理量が多く、見落としや遅延のリスクを感じる法務担当者の方
・OCRやAIを活用して契約レビューを自動化し、効率アップを図りたいIT部門の方
・Boxで契約書を一元管理しているが、目視チェックの手間を減らしたい総務部門の方
・法務のフローを自動化し、業務改善に取り組む経営者・管理職の方
■注意事項
・Box、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
・OCRのAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
・OCRデータは6,500文字以上のデータや文字が小さい場合などは読み取れない場合があるので、ご注意ください。
・ダウンロード可能なファイル容量は最大300MBまでです。アプリの仕様によっては300MB未満になる可能性があるので、ご注意ください。
・トリガー、各オペレーションでの取り扱い可能なファイル容量の詳細は下記をご参照ください。
https://intercom.help/yoom/ja/articles/9413924
契約完了後の通知を自動化するフローをノーコードで構築しよう
それではここから代表的な例として、DocuSignで契約が完了した際に、Outlookを使用して契約証明書を関係者に自動でメール送信するフローを解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
- DocuSignとOutlookをマイアプリ連携
- テンプレートをコピーする
- DocuSignのトリガー設定と各アクション設定
- トリガーをONにして、フローの動作確認をする
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」ワークフローは、DocuSignとOutlookの連携で契約完了後の証明書送付を自動化し、法務部門の手作業を軽減するYoomの業務ワークフローです。
目視確認や手入力を不要にし、契約処理をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで契約完了後に証明書のダウンロードを毎回手作業で行っている法務担当者の方
・Outlookで契約完了の報告メールを繰り返し送付している総務・営業担当者の方
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ステップ1：DocuSignとOutlookをマイアプリ連携
はじめに、DocuSignとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
4.続いてOutlookをマイアプリ登録します。先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOutlookを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにDocuSignとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ステップ2：テンプレートをコピーする
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する
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■概要
「DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」ワークフローは、DocuSignとOutlookの連携で契約完了後の証明書送付を自動化し、法務部門の手作業を軽減するYoomの業務ワークフローです。
目視確認や手入力を不要にし、契約処理をスムーズに進められます。
■このテンプレートをおすすめする方
・DocuSignで契約完了後に証明書のダウンロードを毎回手作業で行っている法務担当者の方
・Outlookで契約完了の報告メールを繰り返し送付している総務・営業担当者の方
■注意事項
・DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
ステップ3：DocuSignのトリガー設定
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、DocuSignの画面でWebhookの設定をしましょう。
DocuSignで、契約を作成・契約完了にしておきましょう！テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
契約完了にできたら、Yoomの画面に戻って設定を続けます。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
(フロー起動後はアカウントIDなど具体的な数字が下図の項目の横に反映されます。)
ステップ4：DocuSignの書類情報を取得設定
1.アプリと連携する「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の取得に成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ5：DocuSignの証明書ダウンロード設定
1.アプリと連携する「証明書をダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、証明書のダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
ステップ6：ファイル名の変換設定
1.続いて、Yoomの機能を使って、ファイル名を変換する設定を行います。
データを操作・変換する「ファイル名の変換」をクリックしましょう。
2.操作条件の設定を行います。
「変換タイプ」は、変更をクリックして表示されるポップアップから選択できます。
※今回は、デフォルトのままにしています。
「ファイル名変換対象の値」は、プルダウンから、先ほどのステップで取得した値を選択します。
「変更後のファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」は、後続の設定で使用できる「変更後のファイル名」のアウトプット(取得した値)に表示される項目名を設定します。
入力が完了したら「保存する」をクリックします。
ステップ7：Outlookの設定
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定します。
「To」は、任意のメールアドレスを入力してください。
「件名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「添付ファイル」は、デフォルトのまま、以下画像のように設定しています。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
2.メールの送信内容を確認しましょう。
※今回、DocuSignのアウトプット(取得した値)が空白のため、表示されていません。アウトプットに値が入っている場合は、表示されます。
確認したら「テスト」を行い、実際にOutlookにメールが送信されることを確認してください。
設定内容に問題がなければ保存します。
ステップ8：トリガーボタンをONにして、フローの動作確認をする
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
法務業務自動化に関連するその他の自動化例
契約業務をさらに効率化したい方へ向けて、Yoomで実現できる法務業務自動化のテンプレートをいくつかご紹介します。
特定の条件をトリガーに、契約書の作成から送付、ステータス更新までを自動化することで、作業負担の軽減につながるでしょう。複雑なフローもノーコードで構築できるので、業務全体のスピードと精度向上につながります。
ぜひ、以下のテンプレートもチェックして、活用できそうな自動化を取り入れてみてください！
DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新する
試してみる
DocuSignで契約が完了したらNotionの情報を更新するフローです。
DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信する
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DocuSignで契約が完了したらOutlookを送信するフローです。
Notionで特定のステータスに更新されたら、ChatGPTで契約書の草案を作成してOutlookで送信する
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■概要
「Notionで特定のステータスに更新されたら、ChatGPTで契約書の草案を作成してOutlookで送信する」ワークフローは、Notionのステータス管理とChatGPTのAI機能、Outlookのメール送信を連携させた業務ワークフローです。
契約書の草案の作成から送信までを自動化し、業務の効率化とミスの削減を実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで契約に関する情報を管理している方
・契約書作成のプロセスを自動化したい法務担当者
・ChatGPTを活用して効率的に契約書を作成したいビジネスパーソン
・Outlookを使用してビジネスコミュニケーションを行っている方
・業務の自動化を推進し、生産性を向上させたい経営者
■注意事項
・Notion、ChatGPT、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
・ChatGPT（OpenAI）のアクションを実行するには、OpenAIのAPI有料プランの契約（APIが使用されたときに支払いができる状態）が必要です。
https://openai.com/ja-JP/api/pricing/
ChatGPTのAPI利用はOpenAI社が有料で提供しており、API疎通時のトークンにより従量課金される仕組みとなっています。そのため、API使用時にお支払いが行える状況でない場合エラーが発生しますのでご注意ください。
・Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
・分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
・ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
NotionからDocuSignで契約書を送信する
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NotionからDocuSignで契約書を送信するフローです。
指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する
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■概要
「指定した日付になったらNotionのレコードを取得し、DocuSignで契約書を一括送信する」ワークフローは、契約書の送信作業を自動化し、業務効率を向上させる業務ワークフローです。
指定日になるとNotionから必要なデータを取得し、DocuSignを活用して複数の契約書を一括で送信。
手動作業の手間を減らし、正確かつ迅速な契約プロセスを実現します。
■このテンプレートをおすすめする方
・Notionで契約データを管理しているビジネス担当者
・DocuSignを使用して契約書の電子化を進めたいIT担当者
・多数の契約書を効率的に送信したい営業チーム契約プロセスの自動化を通じて業務改善を目指す経営者
・手動での契約書送信に時間を取られている事務担当者
■注意事項
・NotionとDocuSignのそれぞれをYoomと連携してください。
・「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
・チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
まとめ
DocuSignのような電子契約サービスとOutlookを連携させ、契約締結後の証明書送付や関係者への完了通知といった法務関連のコミュニケーション業務を自動化することで、これまで手作業で行っていた業務にかかる時間や、ヒューマンエラーのリスク（宛先間違いや添付漏れなど）を大幅に削減できます。
これにより、法務担当者は契約審査やリスク分析、法改正への対応準備といった専門性の高い業務に注力できるようになります。
今回ご紹介したような法務業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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