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法務部門では、契約書の進捗管理や期限の確認、関係者への連絡など、日々の業務が煩雑になりがちです。とくに、契約期限のチェックや締結後の書類送付、社内への通知といったルーティン業務に追われている方も多いのではないでしょうか。
さらに、重要な契約情報がメールに埋もれて見逃されたり、対応が遅れたりすることも少なくありません。こうした手作業の業務は非効率になりやすく、ヒューマンエラーのリスクも伴います。
<span class="mark-yellow">契約管理システムや電子契約サービス、ストレージサービスとメールアプリを連携させることで、進捗に応じた通知や締結済み書類の自動送付、契約更新のリマインダーなどを自動化できます</span>。これにより、日々の負担を大幅に減らし、法務戦略の立案やコンプライアンス強化など、より専門的な業務に集中できる時間を確保できます。
今回ご紹介する方法は、ノーコードで誰でも簡単に始められます。ぜひ自動化を取り入れて、法務業務をもっとラクにしましょう！
Yoomには<span class="mark-yellow">Outlookで契約関連通知を自動送信する業務フロー自動化のテンプレート</span>が用意されています。
「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
契約管理や通知業務など、法務部門で発生する様々な業務をメールアプリ（ここではOutlook）と連携して自動化するテンプレートをご紹介します。
これらの自動化により、手作業を大幅に削減しヒューマンエラーを未然に防ぎ、法務担当者がより戦略的な業務に集中できる環境を構築できます。気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
<span class="mark-yellow">DocuSignのような電子契約サービスでの契約完了をトリガーに、Outlookで契約証明書を自動送信したり、関係部署に必要な情報を通知したりする</span>フローです。
契約締結後のフォローアップ業務を迅速かつ確実に行い、手作業による遅延や連絡漏れのリスクを軽減できます。
<span class="mark-yellow">Notionなどのデータベースに保管された契約情報（例えば、契約更新日や秘密保持契約の満了日など）を基に、指定したタイミングでOutlookからリマインダーメールを自動送信する</span>ことで、契約更新漏れや契約条件の見直し忘れを防ぎ、計画的かつ適切な契約管理を実現します。
（※ご紹介するテンプレートではZoho Mailを使用していますが、Outlookでも同様の自動化が可能です）
<span class="mark-yellow">Boxなどのストレージサービスに新しい契約書案や修正版契約書などの重要ファイルがアップロードされた際に、その旨をOutlookで担当者や関係者に自動で通知する</span>ことで、迅速なファイル確認とレビュープロセスへの移行を促し、契約業務全体のスピードアップに貢献します。
（※ご紹介するテンプレートではGmailを使用していますが、Outlookでも同様の自動化が可能です）
それではここから代表的な例として、<span class="mark-yellow">DocuSignで契約が完了した際に、Outlookを使用して契約証明書を関係者に自動でメール送信するフロー</span>を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。まだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローは大きく分けて、以下の手順で作成していきます。
はじめに、DocuSignとOutlookをYoomに接続するためのマイアプリ登録を行いましょう。事前にマイアプリ登録を済ませておくと、自動化フローの設定がスムーズに進められますよ！
1.Yoomページ画面左側のマイアプリをクリックし、「新規接続」を選択します。
右上の検索窓にDocuSignと入力し、検索結果からDocuSignのアイコンを選択します。
2.表示された画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
3.次の画面で、パスワードを入力し、「ログイン」をクリックしてください。
4.続いてOutlookをマイアプリ登録します。先ほどと同様に、連携可能なアプリ一覧からOutlookを検索します。
次の画面で、メールアドレスを入力し、「次へ」をクリックしましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
5.次の画面で、パスワードを入力し、「サインイン」をクリックしてください。
マイアプリにDocuSignとOutlookが表示されていれば、登録完了です。
ここから、実際にフローを作っていきましょう！
簡単に設定できるようテンプレートを利用します。以下のバナーの「試してみる」をクリックして、テンプレートをコピーしてください。
クリックすると、テンプレートがお使いのYoom画面に自動的にコピーされます。
「OK」をクリックして、設定を進めましょう！
※コピーしたテンプレートは、「マイプロジェクト」内の「フローボット」に、「【コピー】DocuSignで契約が完了したら、Outlookで証明書を自動送信する」という名前で格納されています。
「あれ？テンプレートどこいった？」となった際には、マイプロジェクトから確認してみてくださいね！
1.まずは、アプリトリガー設定です。
先ほどの画面で「OK」をクリックして、表示された画面のアプリトリガー「エンベロープが完了したら」をクリックしましょう。
2.連携アカウントとアカウント選択画面が表示されるので、設定内容を確認しましょう。
連携するアカウント情報には、ステップ1で連携したアカウント情報が反映されています。トリガーアクションはそのままにして、「次へ」をクリックしてください。
3.表示された画面で、以下画像の手順・注意事項に沿って、Webhookの設定をします。
URLをコピーしたら、DocuSignの画面でWebhookの設定をしましょう。
DocuSignで、契約を作成・契約完了にしておきましょう！テスト用のため、内容は架空の情報（「株式会社test」や「テスト太郎」など）でOKです！
契約完了にできたら、Yoomの画面に戻って設定を続けます。
4.戻ってきたら「テスト」をクリックし、「取得した値」にアウトプットとしてデータが抽出されていることを確認してください。
確認したら「保存する」をクリックしましょう。
取得したアウトプットは、後続の設定で活用できます！
※アウトプットとは？
アウトプットとは、トリガーやオペレーション設定時に、「テスト」を実行して取得した値のことを指します。
取得したアウトプットは、後続のオペレーション設定時の値としてご利用いただくことができ、フローボットを起動する度に、変動した値となります。
(フロー起動後はアカウントIDなど具体的な数字が下図の項目の横に反映されます。)
1.アプリと連携する「特定のエンベロープの書類情報を取得」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、書類の取得に成功したら「保存する」をクリックします。
1.アプリと連携する「証明書をダウンロード」をクリックしましょう。
各項目を確認し、「次へ」をクリックします。
2.API接続設定を行います。
「アカウントID」「エンベロープID」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択してください。
入力を終えたら「テスト」を実行し、証明書のダウンロードに成功したら「保存する」をクリックします。
1.続いて、Yoomの機能を使って、ファイル名を変換する設定を行います。
データを操作・変換する「ファイル名の変換」をクリックしましょう。
2.操作条件の設定を行います。
「変換タイプ」は、変更をクリックして表示されるポップアップから選択できます。
※今回は、デフォルトのままにしています。
「ファイル名変換対象の値」は、プルダウンから、先ほどのステップで取得した値を選択します。
「変更後のファイル名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「ファイル名変換後の取得した値の項目名」は、後続の設定で使用できる「変更後のファイル名」のアウトプット(取得した値)に表示される項目名を設定します。
入力が完了したら「保存する」をクリックします。
1.「メールを送る」をクリックしましょう。
2.メール内容の各項目を設定します。
「To」は、任意のメールアドレスを入力してください。
「件名」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「本文」は、入力欄をクリックして表示されるアウトプット(取得した値)から選択できます。
※今回は、以下画像のように設定しました。
「添付ファイル」は、デフォルトのまま、以下画像のように設定しています。
各項目を入力・確認し、「次へ」をクリックします。
2.メールの送信内容を確認しましょう。
※今回、DocuSignのアウトプット(取得した値)が空白のため、表示されていません。アウトプットに値が入っている場合は、表示されます。
確認したら「テスト」を行い、実際にOutlookにメールが送信されることを確認してください。
設定内容に問題がなければ保存します。
全ての設定が完了すると、下図のようなポップアップが表示されます。赤枠部分の「トリガーをON」をクリックすると、設定したフローボットが起動するので動作確認をしましょう！
契約業務をさらに効率化したい方へ向けて、Yoomで実現できる法務業務自動化のテンプレートをいくつかご紹介します。
特定の条件をトリガーに、契約書の作成から送付、ステータス更新までを自動化することで、作業負担の軽減につながるでしょう。<span class="mark-yellow">複雑なフローもノーコードで構築できるので、業務全体のスピードと精度向上につながります。</span>
ぜひ、以下のテンプレートもチェックして、活用できそうな自動化を取り入れてみてください！
DocuSignのような電子契約サービスとOutlookを連携させ、<span class="mark-yellow">契約締結後の証明書送付や関係者への完了通知といった法務関連のコミュニケーション業務を自動化する</span>ことで、これまで手作業で行っていた業務にかかる時間や、ヒューマンエラーのリスク（宛先間違いや添付漏れなど）を大幅に削減できます。
これにより、法務担当者は契約審査やリスク分析、法改正への対応準備といった専門性の高い業務に注力できるようになります。
今回ご紹介したような法務業務の自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、画面上の指示に従って操作するだけで直感的に業務フローを構築できます。
もし日々の定型業務の自動化に少しでも興味を持っていただけたなら、ぜひこちらから無料登録して、Yoomによる業務効率化を体験してみてください！
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