指定日時にNotionから契約情報を取得し、Gmailで更新案内メールを自動送信する

■概要

契約更新の時期が近づくたびに、Notionで管理している情報を確認し、一件ずつ手作業でGmailから更新案内のメールを送る作業に手間を感じていませんか。このワークフローを活用すれば、指定した日時にNotionから契約情報を自動で取得し、Gmailでの更新案内を自動送信できます。定期的な連絡業務から解放され、送信漏れなどのミスを防ぎつつ、より重要な業務に集中することが可能になります。

■このテンプレートをおすすめする方

• Notionで顧客や契約情報を管理し、Gmailで定期的に更新案内を送っている方
• 手作業によるメール送信での連絡漏れや、入力ミスといった人的エラーを防ぎたい方
• 更新案内の送信業務を自動化し、顧客対応の質を向上させたいと考えている方

■このテンプレートを使うメリット

• 指定日時にNotionから情報を取得しGmailで自動送信するため、手作業での情報確認やメール作成に費やしていた時間を短縮できます
• データ取得からメール送信までを自動化することで、宛先間違いや送信漏れといったヒューマンエラーのリスクを軽減し、確実な連絡を実現します

■フローボットの流れ

1. はじめに、NotionとGmailをYoomと連携します
2. 次に、トリガーでスケジュール機能を選択し、「指定したスケジュールになったら」アクションで、フローを起動したい日時を設定します
3. オペレーションでNotionの「複数レコードを取得する」アクションを設定し、契約情報が格納されているデータベースを指定します
4. 取得した複数の契約情報に対し、一件ずつメールを送るため「繰り返し処理」のオペレーションを設定します
5. 最後に、オペレーションでGmailの「メールを送る」アクションを設定し、取得した情報をもとに更新案内のメールを自動で送信します

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Gmailでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意で設定できます。Notionから取得したメールアドレスの情報を変数として設定することも可能です
• メールの件名や本文には、固定の文章だけでなく、Notionから取得した顧客名や契約更新日といった情報を変数として埋め込み、顧客ごとにパーソナライズされた内容にカスタマイズできます

■注意事項

• Notion、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
• 「同じ処理を繰り返す」オペレーション間の操作は、チームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションやデータコネクトはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。