■概要
DocuSignでの契約締結後に証明書を手作業でOutlookから送付する業務は、手間がかかるだけでなく、送信漏れや宛先間違いといったヒューマンエラーのリスクも伴います。
このワークフローを活用すれば、DocuSignでエンベロープ（契約書などの書類一式）が完了したタイミングを検知し、Outlook経由で契約完了の証明書を自動で送信できるようになるため、業務の正確性と効率性の向上が期待できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- ・DocuSignとOutlookを利用し、契約締結後の証明書送付を手作業で行っている方
- ・契約関連業務の効率化やヒューマンエラー削減に関心のある方
- ・手作業による定型業務を自動化し、コア業務へのリソース集中を目指している方
■このテンプレートを使うメリット
- ・DocuSignでの契約完了後、Outlookからの証明書送付が自動化されるため、これまで手作業に費やしていた時間を削減できます。
- ・証明書の自動送信により、手作業による送り忘れや誤送信といったヒューマンエラーの防止に繋がり、業務の信頼性が向上します。
■フローボットの流れ
- はじめに、DocuSignとOutlookをYoomと連携します。
- トリガーでDocuSignの「エンベロープが完了したら」というアクションを設定します。この設定により、DocuSign上で契約プロセスが完了した際にフローが自動的に起動します。
- 次に、オペレーションでDocuSignの「特定のエンベロープの書類情報を取得」アクションを選択し、完了したエンベロープに関する詳細情報を取得します。
- 続いて、オペレーションでDocuSignの「証明書をダウンロード」アクションを選択し、契約完了の証明書を取得します。
- さらに、データ変換機能の「ファイル名の変換」アクションを設定し、ダウンロードした証明書のファイル名を任意の形式に調整します。
- 最後に、オペレーションでOutlookの「メールを送る」アクションを設定し、取得したエンベロープ情報（例：契約相手のメールアドレス）やダウンロードした証明書を添付して、関係者に自動でメールを送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookでメールを送信するアクションでは、送信先のメールアドレスを任意に設定できます。また、DocuSignから取得した情報を変数として設定することも可能です。
■注意事項
- DocuSign、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
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