「大量の契約書、すべてに目を通す時間がない…」
「重要な条項を見落とさないか、いつも不安…」
法務関連の文書は量が膨大で内容も複雑なため、その確認や要点の把握に多くの時間と労力を要することが少なくありません。特に、レビューや承認のプロセスにおいては、迅速かつ正確な内容理解が求められるため、手作業では対応しきれない場面も増えてきたと感じる方も多いのではないでしょうか。
もし、メールやストレージサービス、フォームなどを経由して受け取った法務文書のファイルをAIが自動で読み取り、その内容を要約して迅速に把握できる仕組みがあれば、これらの悩みから解放され、文書確認の時間を大幅に短縮し、より重要な判断や戦略的な業務に集中できる環境を実現できます！
今回ご紹介する自動化は、ノーコードで手軽に始められ、余計な手間もかかりません。ぜひ自動化を導入して法務業務をもっと効率的に進めましょう！
とにかく早く試したい方へ
Yoomには法務文書を自動で要約する業務フロー自動化のテンプレートが用意されているので、「まずは試してみたい！」という方は、以下のバナーをクリックして、すぐに自動化を体験してみましょう！
Gmailで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く契約書などの法務文書について、都度ファイルを開いて内容を確認し関係者へ共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した法務文書の添付ファイルをOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成してMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化するため、文書確認や共有にかかる時間を短縮しつつ重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書などの確認・共有に時間がかかっている法務や総務担当者の方
- Microsoft Teamsを活用しており、手作業による情報共有の非効率さを解消したい方
- AIやOCRの技術を使って、文書の確認や要約作成といった業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から内容の要約・共有までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルの見落としや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが自動化の起点となります。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを基に内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定できます。
- OCR機能では、文書全体からテキストを抽出するだけでなく、契約金額や契約期間といった特定の項目のみを抽出するようカスタマイズが可能です。
- AIによる要約機能では、文字数を指定したり箇条書き形式で出力したりするなど、要約の条件を柔軟に設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを任意に設定できるだけでなく、通知本文に固定のテキストや前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
法務文書の自動要約を実現する連携パターン
ここでは、様々なツールを起点として法務文書の要約プロセスを自動化する具体的な連携パターンをテンプレートと共に紹介します。
AIを活用して文書の内容把握を効率化し、法務業務のスピードと質を向上させる方法をご覧ください！気になる内容があれば、ぜひクリックしてみてください！
メールで受信した法務文書を自動要約する
GmailやOutlookといったメールツールで受信した法務文書の添付ファイルを自動で検知し、OCR処理とAIによる要約を実行することで、メールに届いた文書の確認作業を効率化できます。
重要な内容の見落としも防げるため、より迅速な対応が可能になります。
Gmailで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く契約書などの法務文書について、都度ファイルを開いて内容を確認し関係者へ共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した法務文書の添付ファイルをOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成してMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化するため、文書確認や共有にかかる時間を短縮しつつ重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書などの確認・共有に時間がかかっている法務や総務担当者の方
- Microsoft Teamsを活用しており、手作業による情報共有の非効率さを解消したい方
- AIやOCRの技術を使って、文書の確認や要約作成といった業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から内容の要約・共有までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルの見落としや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが自動化の起点となります。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを基に内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定できます。
- OCR機能では、文書全体からテキストを抽出するだけでなく、契約金額や契約期間といった特定の項目のみを抽出するようカスタマイズが可能です。
- AIによる要約機能では、文字数を指定したり箇条書き形式で出力したりするなど、要約の条件を柔軟に設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを任意に設定できるだけでなく、通知本文に固定のテキストや前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Outlookで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Outlookに届く契約書などの法務関連書類は、内容の確認や要約・関係者への共有に手間がかかるのではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Outlookで特定のメールを受信した際に、添付された文書ファイルをOCRが自動で読み取ってAIが要約を作成し、その内容をMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Outlookで受け取る契約書などの確認や共有に時間を要している法務・総務担当の方
- 法務部門から共有される文書の要点を迅速に把握し、業務に活かしたい事業部門の方
- AIやOCRを活用して、文書管理に関連する定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの確認から内容の要約、関係者への共有までが自動化され、これまで手作業に費やしていた時間を別の業務に充てることが可能です。
- システムが自動で処理を行うため、重要な文書の見落としや、要約内容のヒューマンエラーといったリスクの軽減に繋がります。
■フローボットの流れ
- OutlookとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでOutlookを選択し「メールを受信したら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでOutlookの「メールの添付ファイルの情報を取得する」アクションと「メールの添付ファイルをダウンロード」アクションを順に設定します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- 抽出したテキストを、AI機能の「要約する」アクションで要約します。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Outlookのトリガー設定では、起動条件となるメールフォルダを任意で設定してください。
- OCR機能では、契約書の当事者名や契約日など、読み取りたい特定の項目を指定して抽出することが可能です。
- 要約オペレーションでは、「契約のリスクを3点挙げて」など、目的に応じたプロンプトを自由に編集してください。
- Microsoft Teamsへの通知では、通知先のチャネルやメンションするメンバー、メッセージ本文の内容を任意でカスタマイズできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、OutlookのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで送信された法務文書を自動要約する
GoogleフォームやYoomのオリジナルフォームなど、フォーム経由で送信された法務文書ファイルをトリガーとして、OCRとAI要約を自動で実行できるので、各種申請や依頼プロセスに付随する文書の確認作業を効率化し、後続の対応へのスムーズな連携を実現します！
Googleフォームで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
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■概要
Googleフォームで受け取った契約書やNDAといった法務文書の管理は、内容の確認や要約・チームへの共有など、手間がかかるのではないでしょうか？このワークフローを活用すれば、Googleフォームへの回答送信をトリガーに添付されたPDFなどの書類をOCRで読み取り、AIが要約した内容を自動でMicrosoft Teamsに通知するため、一連の確認・共有業務を効率化できます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Googleフォームで法務関連の文書を受け付けている法務・管理部門の方
- 受領した書類の内容確認や要約、チームへの情報共有を手作業で行っている方
- 書類レビューの初動対応を迅速化し、契約締結までの時間を短縮したい方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信後のファイルダウンロード、内容の読み取り、要約、共有までを自動化し、これまで手作業に費やしていた時間を短縮することができます。
- 手作業による情報の転記ミスや共有漏れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要な文書のレビュープロセスにおけるリスクを軽減します。
■フローボットの流れ
- Googleフォーム、Google Drive、Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでGoogleフォームを選択し「フォームに回答が送信されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでGoogle Driveの「ファイルをダウンロードする」アクションを設定し、フォームに添付されたファイルを取得します。
- オペレーションでOCR機能を選択し「任意の画像やPDFを読み取る」アクションでダウンロードしたファイルからテキストを抽出します。
- オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、抽出したテキストを要約します。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが生成した要約を指定のチャネルに投稿します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Googleフォームのトリガー設定では、自社の運用に合わせて受付フォームの項目や形式を自由に作成してください。
- OCR機能のオペレーションでは、読み取ったテキストの中から特定の情報のみを抽出するように設定することも可能です。
- 要約オペレーションでは、要約の文字数や含めるべき項目などをプロンプト（指示文）で指定し、出力内容を任意で調整してください。
- Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、メッセージを投稿するチャネルやメンション先、通知するメッセージの本文を自由にカスタムできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、GoogleフォームのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
フォームで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
取引先から受け取った契約書や申込書などの法務文書の確認は、内容が複雑で時間がかかる業務の一つです。このワークフローを活用すれば、フォームで送信された法務文書を自動でOCRが読み取り、AIが要約を作成した上でMicrosoft Teamsに通知します。これにより文書確認と情報共有のプロセスを効率化し、担当者の負担を軽減します。
■このテンプレートをおすすめする方
- フォームで受け取った法務文書の確認と関係者への共有に時間がかかっている法務担当者の方
- 契約内容の要点把握を効率化し、迅速な意思決定を行いたいと考えているマネジメント層の方
- OCRやAIを活用し、文書管理や契約業務のDXを推進したいと考えている担当者の方
■このテンプレートを使うメリット
- フォーム送信から要約の作成、関係者への共有までが自動化され、手作業に費やしていた時間を短縮できます。
- 手作業による内容の読み間違いや要約の抜け漏れ、共有遅延といったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- Microsoft TeamsをYoomと連携します。
- フォームトリガーの「ファイル送信フォーム」を設定し、法務文書を受け取るフォームを作成します。
- オペレーションでOCR機能を設定し、フォームで送信されたファイルを読み取ります。
- オペレーションでAI機能を設定し、OCRで読み取ったテキストデータを要約します。
- オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を特定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- フォームトリガーで設定するフォームは、設問項目や回答形式などを自由にカスタマイズできます。
- OCR機能では、ファイルからの抽出内容を任意で指定してください。
- 要約オペレーションでは、文字数や要約の観点などをプロンプトで自由に設定可能です。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルやメッセージの投稿内容を任意で設定してください。
■注意事項
- Microsoft TeamsとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
ストレージサービス上の法務文書を自動要約する
DropboxやBoxなどの特定のストレージサービスに法務文書ファイルがアップロードされたことを検知し、自動でOCR処理とAI要約を実行できるので、社内の文書管理フローの中に要約プロセスをシームレスに組み込み、チーム全体での情報共有や内容理解を促進します！
Dropboxにアップロードされた法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Dropboxにアップロードされる契約書や法務文書の確認と、チームへの共有作業に手間を感じていませんか？手作業での確認や要約、関係者への通知は時間がかかるだけでなく、重要なポイントの見落としにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出からAIでの要約、Microsoft Teamsへの通知までを自動化してこうした課題を円滑に解決します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Dropboxで法務文書を管理し、内容確認と共有を手作業で行っている法務部門の方
- 文書の要点把握に時間を要しており、チームへの迅速な情報連携に課題を感じる方
- OCRやAIを活用して、契約書レビューなどの文書管理業務の効率化を目指す方
■このテンプレートを使うメリット
- Dropboxへのファイルアップロードから要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
- 手作業による内容の確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の確実な連携を実現します。
■フローボットの流れ
- DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
- オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
- OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
- AI機能の「要約する」アクションを設定し、プロンプトを工夫して抽出したテキストを要約します。
- Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した要約を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とする特定のフォルダを任意で指定してください。
- OCR機能では、文書の中から特定の項目のみを抽出するなど、読み取りたい範囲を自由に設定可能です。
- 要約オペレーションでは、「契約書の重要項目を3点で要約して」など、目的に合わせてプロンプトを任意でカスタムできます。
- Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、投稿するチャネルやメッセージの内容を自由に設定してください。
■注意事項
- Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
法務文書をAI要約しチャットツールへ通知するフローを作ってみよう
それではここから代表的な例として、Gmailで特定のラベルが付いたメールを受信した際に、添付された法務文書ファイル（PDFや画像形式）をOCRでテキスト化し、その内容をAIで要約した後、結果をMicrosoft Teamsの指定チャンネルに通知するフローの作成手順を解説していきます！
ここではYoomを使用してノーコードで設定をしていきます。もしまだYoomのアカウントをお持ちでない場合は、こちらの登録フォームからアカウントを発行しておきましょう。
[Yoomとは]
フローの作成方法
今回は大きく分けて以下のプロセスで作成します。
- GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
- テンプレートをコピー
- Gmailのトリガー設定、ファイル取得、OCR処理、AIによる要約、Microsoft Teamsへの通知アクション設定
- トリガーをONにし、フローが起動するかを確認
Gmailで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く契約書などの法務文書について、都度ファイルを開いて内容を確認し関係者へ共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した法務文書の添付ファイルをOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成してMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化するため、文書確認や共有にかかる時間を短縮しつつ重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書などの確認・共有に時間がかかっている法務や総務担当者の方
- Microsoft Teamsを活用しており、手作業による情報共有の非効率さを解消したい方
- AIやOCRの技術を使って、文書の確認や要約作成といった業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から内容の要約・共有までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルの見落としや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが自動化の起点となります。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを基に内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定できます。
- OCR機能では、文書全体からテキストを抽出するだけでなく、契約金額や契約期間といった特定の項目のみを抽出するようカスタマイズが可能です。
- AIによる要約機能では、文字数を指定したり箇条書き形式で出力したりするなど、要約の条件を柔軟に設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを任意に設定できるだけでなく、通知本文に固定のテキストや前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
ステップ1：GmailとMicrosoft Teamsのマイアプリ連携
今回使用するアプリをYoomのマイアプリに登録しましょう！
先にマイアプリ登録を行っておくと、後の設定がスムーズになります。
1．Gmailのマイアプリ登録
画面左側の「マイアプリ」をクリックし、その後画面右側の「新規接続」をクリックしましょう。
検索窓にGmailを入力し表示される候補をクリックします。
YoomとGmailの連携画面が表示されるので、赤枠の「Sign in with Google」をクリックします。
今回連携したいアカウントを選択し、YoomとGmailの連携を進めましょう。
※認証時にはGmailへの権限をすべて許可します。
マイアプリにGmailが表示されます。
2．Microsoft Teamsのマイアプリ連携
次はMicrosoft Teamsのマイアプリ登録を進めましょう。
※「Microsoft 365（旧Office 365）」には個人向けと法人向けプラン（Microsoft 365 Business）があります。法人向けプランを契約していない場合、Yoomからの認証がうまくいかない可能性があるのでご注意ください。
先ほど同様、画面右側の「新規接続」をクリックします。
検索窓にMicrosoft Teamsと入力し、表示された候補をクリックしましょう。
Microsoft365のアカウント選択画面が表示されるので、今回連携したいアカウントをクリックします。
サインインが完了すると、マイアプリの画面に戻りMicrosoft Teamsが表示されます。
これで必要アプリのマイアプリ連携が完了しました。次のステップへ進みましょう！
ステップ2：テンプレートをコピーする
続いてYoomのテンプレートをコピーします。
以下バナーのテンプレートの「このテンプレートを試してみる」のアイコンをクリックします。
Gmailで送信された法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する
試してみる
■概要
Gmailに届く契約書などの法務文書について、都度ファイルを開いて内容を確認し関係者へ共有する作業に手間を感じてはいないでしょうか。このワークフローは、Gmailで受信した法務文書の添付ファイルをOCRで読み取り、AIが自動で要約を作成してMicrosoft Teamsへ通知する一連の流れを自動化するため、文書確認や共有にかかる時間を短縮しつつ重要な情報の見落としを防ぎます。
■このテンプレートをおすすめする方
- Gmailで受信する契約書などの確認・共有に時間がかかっている法務や総務担当者の方
- Microsoft Teamsを活用しており、手作業による情報共有の非効率さを解消したい方
- AIやOCRの技術を使って、文書の確認や要約作成といった業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メール受信から内容の要約・共有までを自動化できるため、これまで手作業で行っていた一連の業務に費やす時間を短縮できます。
- 手作業による添付ファイルの見落としや共有漏れなどのヒューマンエラーを未然に防ぎ、業務の正確性を高めることに繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、GmailとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGmailを選択し、「特定のラベルのメールを受信したら」というアクションを設定することで、指定したラベルのメールが自動化の起点となります。
- 次に、オペレーションでOCR機能の「画像・PDFから文字を読み取る」アクションを設定し、受信したメールの添付ファイルからテキスト情報を抽出します。
- 続いて、オペレーションでAI機能の「要約する」アクションを設定し、OCRで抽出したテキストを基に内容を要約します。
- 最後に、オペレーションでMicrosoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションを設定し、AIが作成した要約を指定のチャネルに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Gmailのトリガー設定では、自動化の対象とするメールを識別するためのラベルを任意で設定できます。
- OCR機能では、文書全体からテキストを抽出するだけでなく、契約金額や契約期間といった特定の項目のみを抽出するようカスタマイズが可能です。
- AIによる要約機能では、文字数を指定したり箇条書き形式で出力したりするなど、要約の条件を柔軟に設定できます。
- Microsoft Teamsへの通知は、通知先のチャネルを任意に設定できるだけでなく、通知本文に固定のテキストや前段のステップで取得した情報を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Microsoft Teams、GmailのそれぞれとYoomを連携してください。
- OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
- Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
以下の画像のような画面が表示されたらテンプレートのコピーは完了です。
ステップ3：Gmailのトリガー設定
Gmailで特定のラベルを受信したことを、この自動化のトリガー（起点）にするための設定を行います。
以下の赤枠をクリックします。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されるので、今回連携するGmailのアカウントか確認し「次へ」をクリックしましょう。
アプリトリガーのAPI接続設定が表示されるので、設定を進めていきましょう！
トリガーの起動間隔は5分・10分・15分・30分・60分から選択できます。
※ご利用プランによって、設定できるトリガーの最短間隔が違うので、その点は要チェックです。
※なお、基本的にはそのプランの最短の起動間隔にしてお使いいただくことをおすすめします。
次に「ラベル」を設定します。
以下の画像の様に、入力欄をクリックし下に表示される「候補」から、メールの受信を検知したいラベルを選択しましょう。
入力後、対象のGmail宛に実際にメールを送信し「テスト」をクリックしましょう！
以下の画面のようにアウトプットにメールの内容が表示されます。
この後、このアウトプットの内容を入力に使用することができます。
※アウトプットに関して、詳しくはこちらをご確認ください。
テスト成功後「保存する」をクリックしましょう。
ステップ4：添付ファイルから文字を読み取る
メールに添付されているファイルから文字を読み取るための設定を行います。
アクションを選択する画面が表示されますが、すでに設定されているので「次へ」をクリックしましょう。
詳細を設定の画面が表示されるので、設定を進めていきましょう。
以下の画面では、メールの添付ファイルから抽出したい項目（契約番号, 当事者名, 契約日, 契約締結場所, 契約内容, 有効期限, 解除条項, 署名者, 付帯条件, 契約金額）を抽出するよう設定されています。
使用するAIは、デフォルトでClaudeが選ばれています。別のAIを使いたい場合は、画面から選択が可能です。
言語では、以下の画面のように言語の指定が可能です。
今回は日本語の提案書を日本語で要約するため、日本語を設定しました。
「テスト」をクリックし、実際に添付ファイルから抽出したい項目が抽出できているか確認しましょう。
今回は架空の企業の法務文書をPDFにしてメールに添付しています。
テストが成功すると以下の画面に様に「取得した値」が表示されます。
これらの値も今後入力に使用することができます。
「保存する」をクリックし次の設定に進みましょう。
ステップ5：要約する
抽出した文章を要約するための設定を行います。
以下赤枠をクリックしましょう。
アクションを選択する画面は、変更の必要はないため「次へ」をクリックしましょう。
詳細の設定画面が表示されるので、設定を進めましょう。
要約対象のテキストには以下のように、取得した値を使用し入力しましょう。
文字数は1500と入力されていますが、任意の数字に変更することが可能です。
要約の条件には、要約する際のAIへの指示を出すことができます。
「箇条書きで生成する」「端的にまとめて」など任意で入力しましょう。
言語の箇所では、未入力の場合、入力された文章の言語で出力するとあるため、今回は入力せず進めます。
入力後に「テスト」を実行し、要約結果が表示されたら「保存する」で確定します。
ステップ6：Microsoft Teamsへ通知する
最後にMicrosoft Teamsへ要約結果を送信するための設定を行います。
以下の赤枠の箇所をクリックし、「次へ」をクリックしましょう。
連携アカウントとアクションを選択する画面が表示されます。
連携するMicrosoft Teamsのアカウントを確認し「次へ」をクリックしましょう。
API接続設定が表示されるので、設定を進めましょう。
チームIDとチャネルIDは以下の画面のように表示される候補から選択しましょう。
Microsoft Teamsに送信するメッセージの内容を設定します。要約結果を取得した値から選んで入力しましょう。
入力後「テスト」をクリックし、実際にMicrosoft Teamsへメッセージが送信されているか確認しましょう。
以下Microsoft Teamsへ送信されたメッセージです。
確認ができたら「保存する」をクリックしましょう。
ステップ7：トリガーをONに設定しフロー稼働の準備完了
以下の画面の赤枠部分「トリガーをON」をクリックすることで、フローボットが自動で起動します。
設定お疲れ様でした！
文章の要約機能を活用したその他の自動化テンプレート事例
AIによる要約ツールは、法務文書の確認だけでなく、社内ミーティングの記録整理、フォームで受け取った内容の要約、メール本文の要点抽出、さらにはGitHubのIssueにも活用できます。
情報共有のスピードを高めたい場面や、膨大な文書を短時間で把握したいときに特に効果を発揮します。実際に使えるテンプレートを活用し、業務の効率化を体感してみてください。
GitHubでIssueが作成されたらAnthropic(Claude)で要約し、Issueにコメントとして追加する
試してみる
■概要
GitHubで新しいIssueが作成されるたびに、その内容を都度確認しチームに共有するのは手間がかかる作業ではないでしょうか。特に複雑なIssueの場合、内容の把握に時間がかかり、開発のボトルネックになることもあります。このワークフローを活用すれば、GitHubでIssueが作成されると、Anthropic(Claude)が自動で内容を要約しコメントとして追加します。これにより、Issueの概要を迅速に把握でき、開発プロセスの効率化に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- GitHubを利用してプロジェクト管理を行なっている開発者やプロダクトマネージャーの方
- 日々作成される多くのIssueの内容を、迅速かつ効率的に把握したいと考えている方
- チーム内でのIssueに関する情報共有を、より円滑に進めたいと思っている方
■このテンプレートを使うメリット
- GitHubでのIssue作成をトリガーに要約コメントが自動で追加されるため、内容確認や要約作成にかかる時間を短縮できます。
- AIが常に一定の品質で要約を生成するため、誰がIssueを確認しても概要の把握が容易になり、情報共有の属人化を防ぎます。
■フローボットの流れ
- はじめに、GitHubとAnthropic(Claude)をYoomと連携します。
- 次に、トリガーでGitHubを選択し、「Issueが新しく作成されたら」というアクションを設定します。
- 続いて、オペレーションでAnthropic(Claude)を選択し、「テキストを生成」アクションでIssueの内容を要約するよう設定します。
- 最後に、オペレーションでGitHubの「Issue・Pull Requestにコメントを追加」アクションを設定し、生成された要約テキストを対象のIssueにコメントとして追加します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Anthropic(Claude)のテキスト生成アクションでは、要約を作成するためのプロンプトを自由にカスタマイズすることが可能です。
- プロンプト内では、トリガーで取得したGitHubのIssueタイトルや本文などの情報を変数として埋め込み、動的な要約を生成できます。
- 例えば、「以下のIssueを日本語で3行の箇条書きに要約してください：{Issue本文}」のように、要約の形式や言語を任意で指定することもできます。
■注意事項
- GitHub、Anthropic(Claude)のそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新する
試してみる
■概要
Google スプレッドシートで追加された内容をGeminiを使って要約しGoogle スプレッドシートに更新するフローです。
■このテンプレートをおすすめする方
1.Google スプレッドシートを業務で使用する方
・会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積している方
・Google スプレッドシートをチーム間で共有して業務を進めている方
2.業務でGeminiを活用している方
・Geminiを利用して文章の要約をすることが多い方
・会議内容の要約作業に時間がかかっている方
■このテンプレートを使うメリット
Google スプレッドシートはクラウド上でデータを管理できるため、情報共有やデータの蓄積に有効なツールです。
しかし、定期的に開催される会議内容をGoogle スプレッドシートに蓄積した後に、要約してチーム間で情報共有をしている場合、時間がかかり手間だと感じているかもしれません。
このテンプレートは、Google スプレッドシートに行が追加されるとGeminiで要約した結果をGoogle スプレッドシートに更新することができるため、要約作業を効率化できます。
会議内容が多く要約に時間がかかる場合でも、スピーディーに内容の要約が行われるため、業務時間の短縮を図ることが可能です。
また、チャットツールから通知を出すことで、内容の要約結果をチーム間で共有でき、業務をスムーズに進めることができます。
■注意事項
・Google スプレッドシート、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
・トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
・プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Jotformで回答した内容を、Geminiで要約して通知する
試してみる
■概要
Jotformで集めたアンケートや問い合わせの回答、その内容が長文である場合に確認や要約の作業へ時間を取られていませんか？このワークフローは、Jotformに新しい回答が送信されると、その内容をGeminiが自動で要約し、指定のSlackチャンネルへ通知します。手作業での確認や転記の手間をなくし、迅速な情報共有を実現することで、チームの対応速度の向上に貢献します。
■このテンプレートをおすすめする方
- Jotformで集めた長文の回答内容を確認、要約する作業に手間を感じている方
- フォームの回答をチームに素早く共有し、次のアクションを迅速に進めたい方
- Geminiなどの生成AIを活用し、日々の定型業務を効率化したいと考えている方
■このテンプレートを使うメリット
- Jotformへの回答を都度確認し、手作業で要約する時間を削減できるため、本来注力すべきコア業務に集中することができます。
- Geminiが設定されたプロンプトに基づき要約するため、人による要約の品質のばらつきを防ぎ、業務の標準化に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、Jotform、Gemini、SlackをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでJotformを選択し、「フォームが送信されたら」というアクションを設定し、対象のフォームを指定します。
- 次に、オペレーションでJotformの「最新の回答を取得する」アクションを設定し、トリガーで取得した情報を紐付けます。
- 次に、オペレーションでGeminiの「コンテンツを生成」アクションを設定し、前のステップで取得したフォームの回答内容を要約するよう指示します。
- 最後に、オペレーションでSlackの「チャンネルにメッセージを送る」アクションを設定し、Geminiが生成した要約を任意のチャンネルに送信します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Jotformのトリガーでは、自動化の対象とするフォームや取得する回答項目を任意で設定することが可能です。
- Geminiのオペレーションでは、要約の精度や形式を調整するため、使用するモデルやプロンプト（指示文）を自由にカスタマイズできます。
- Slackへの通知先チャンネルやメッセージ本文は任意で設定でき、Jotformの回答内容やGeminiの要約結果を変数として埋め込むこともできます。
■注意事項
- Googleフォーム、Gemini、SlackのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
Notionのデータソースにページが作成されたら、Geminiで要約してレコードを更新する
試してみる
■概要
Notionに議事録や調査レポートなどのページを追加するたびに、その内容を都度確認し、手作業で要約を作成するのは時間がかかる作業ではないでしょうか。このワークフローを活用すれば、Notionのデータソースにページが作成されると、Geminiが自動で内容を要約し、対象のレコードを更新するため、情報共有の効率化や内容把握までの時間短縮に繋がります。
■このテンプレートをおすすめする方
- Notionで議事録やドキュメント管理を行っており、内容の要約作業を効率化したい方
- Geminiを活用して、情報収集やテキスト生成のプロセスを自動化したいと考えている方
- 手作業でのコピー＆ペーストによる情報の転記や要約作成の手間をなくしたい方
■このテンプレートを使うメリット
- Notionへのページ作成をトリガーに、Geminiが自動で要約を作成・更新するため、要約作業にかかる時間を短縮できます
- 手作業でのコピー＆ペーストや転記が不要になり、内容の抜け漏れや転記ミスといったヒューマンエラーの防止に繋がります
■フローボットの流れ
- はじめに、NotionとGeminiをYoomと連携します
- 次に、トリガーでNotionを選択し、「特定のデータソースのページが作成または更新されたら」というアクションを設定します
- 次に、オペレーションでNotionの「レコードを取得する（ID検索）」を設定し、トリガーで取得したページの情報を取得します
- その後、オペレーションでGeminiを選択し、「コンテンツを生成」アクションで取得したページ内容の要約を作成します
- 最後に、オペレーションでNotionの「レコードを更新する（ID検索）」を設定し、生成された要約を対象のレコードに反映します
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- Notionのトリガー設定では、自動化の対象としたいデータソースのIDを任意で設定してくださいこれにより、特定のデータソースのみを監視対象とすることが可能です
- Geminiのオペレーションでは、使用するモデルを任意で設定できるほか、プロンプトやシステムプロンプトを自由にカスタマイズすることで、要約の文字数や形式などを調整できます
■注意事項
- Notion、GeminiのそれぞれとYoomを連携してください。
- トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
- プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。
- 分岐はミニプラン以上のプランでご利用いただける機能（オペレーション）となっております。フリープランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
- ミニプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリや機能（オペレーション）を使用することができます。
受信したメールの内容をPerplexityで要約し、Google Chatに通知する
試してみる
■概要
日々受信する大量のメール、特に長文のものは内容の把握に時間がかかり、重要な情報を見落としてしまうことはないでしょうか。このワークフローを活用すれば、特定のメールを受信するとAI（Perplexity）が本文を自動で要約し、その結果をGoogle Chatに通知することが可能です。情報収集とチームへの共有を自動化することで、メール対応にかかる時間を減らし、迅速な意思決定を支援します。
■このテンプレートをおすすめする方
- 日々多くのメールを処理しており、情報収集を効率化したいと考えている方
- Perplexityを活用し、長文メールの内容把握と共有を自動化したいチームリーダーの方
- Google Chatを情報共有のハブとしており、通知業務を効率化したい方
■このテンプレートを使うメリット
- メールの受信から内容の要約、チャットへの通知までを自動化できるため、情報収集や共有にかかる時間を短縮できます。
- 手作業による情報の転記や要約作業が不要になるため、伝達ミスや通知漏れといったヒューマンエラーの防止に繋がります。
■フローボットの流れ
- はじめに、PerplexityとGoogle ChatをYoomと連携します。
- 次に、トリガーでメールトリガー機能を選択し、このワークフローを起動するための専用メールアドレスを生成します。
- 次に、オペレーションでPerplexityの「テキストの生成」アクションを設定し、トリガーで受信したメール本文を要約するようにプロンプトを設定します。
- 最後に、オペレーションでGoogle Chatの「メッセージを送信」アクションを設定し、Perplexityが生成した要約文を指定のスペースに通知します。
※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション
■このワークフローのカスタムポイント
- メールトリガー機能では、生成するメールアドレスの一部を任意で指定できるほか、特定の件名や本文を含むメールのみを処理の対象とするよう条件を設定することが可能です。
- Perplexityのオペレーションでは、要約のスタイルなどを指示するプロンプトを自由に設定でき、受信したメールの件名などの情報を変数としてプロンプト内に埋め込めます。
- Google Chatへの通知では、メッセージを送信するスペースを任意に指定したり、要約結果の前後に定型文を追加したりするなど、通知内容を柔軟にカスタマイズできます。
■注意事項
まとめ
法務文書のAIによる自動要約を導入することで、これまで文書の内容把握やレビュー準備にかかっていた膨大な時間を大幅に削減し、ヒューマンエラーのリスクを低減させることができます。これにより、法務担当者はより迅速かつ正確に文書の要点を掴み、契約交渉やリスク判断といった本来注力すべきコア業務に集中できる環境が整います！
今回ご紹介したような業務自動化を実現できるノーコードツール「Yoom」を使えば、プログラミングの知識がない方でも、直感的なインターフェースを通じて簡単に業務フローを構築できます。
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