Dropboxにアップロードされた法務文書をOCRで読み取りAIで要約した後、Microsoft Teamsに通知する

■概要

Dropboxにアップロードされる契約書や法務文書の確認と、チームへの共有作業に手間を感じていませんか？手作業での確認や要約、関係者への通知は時間がかかるだけでなく、重要なポイントの見落としにつながる可能性もあります。このワークフローを活用すれば、Dropboxへのファイルアップロードをきっかけに、OCRによるテキスト抽出からAIでの要約、Microsoft Teamsへの通知までを自動化してこうした課題を円滑に解決します。

■このテンプレートをおすすめする方

• Dropboxで法務文書を管理し、内容確認と共有を手作業で行っている法務部門の方
• 文書の要点把握に時間を要しており、チームへの迅速な情報連携に課題を感じる方
• OCRやAIを活用して、契約書レビューなどの文書管理業務の効率化を目指す方

■このテンプレートを使うメリット

• Dropboxへのファイルアップロードから要約、通知までが自動化され、これまで手作業で行っていた一連の業務時間を短縮できます。
• 手作業による内容の確認漏れや共有忘れといったヒューマンエラーを防ぎ、重要情報の確実な連携を実現します。

■フローボットの流れ

1. DropboxとMicrosoft TeamsをYoomと連携します。
2. トリガーでDropboxを選択し「特定のフォルダ内でファイルが作成または更新されたら」というトリガーアクションを設定します。
3. オペレーションでDropboxの「ファイルをダウンロード」アクションを設定し、トリガーで検知したファイルを取得します。
4. OCR機能の「任意の画像やPDFを読み取る」アクションで、ダウンロードしたファイルからテキスト情報を抽出します。
5. AI機能の「要約する」アクションを設定し、プロンプトを工夫して抽出したテキストを要約します。
6. Microsoft Teamsの「チャネルにメッセージを送る」アクションで、AIが生成した要約を指定のチャネルに通知します。

※「トリガー」：フロー起動のきっかけとなるアクション、「オペレーション」：トリガー起動後、フロー内で処理を行うアクション

■このワークフローのカスタムポイント

• Dropboxのトリガー設定では、自動化の対象とする特定のフォルダを任意で指定してください。
• OCR機能では、文書の中から特定の項目のみを抽出するなど、読み取りたい範囲を自由に設定可能です。
• 要約オペレーションでは、「契約書の重要項目を3点で要約して」など、目的に合わせてプロンプトを任意でカスタムできます。
• Microsoft Teamsへの通知オペレーションでは、投稿するチャネルやメッセージの内容を自由に設定してください。

■注意事項

• Microsoft Teams、DropboxのそれぞれとYoomを連携してください。
• OCRまたは音声を文字起こしするAIオペレーションはチームプラン・サクセスプランでのみご利用いただける機能となっております。フリープラン・ミニプランの場合は設定しているフローボットのオペレーションはエラーとなりますので、ご注意ください。
• チームプランやサクセスプランなどの有料プランは、2週間の無料トライアルを行うことが可能です。無料トライアル中には制限対象のアプリやAI機能（オペレーション）を使用することができます。
• Microsoft365（旧Office365）には、家庭向けプランと一般法人向けプラン（Microsoft365 Business）があり、一般法人向けプランに加入していない場合には認証に失敗する可能性があります。
• トリガーは5分、10分、15分、30分、60分の間隔で起動間隔を選択できます。
• プランによって最短の起動間隔が異なりますので、ご注意ください。